Phase 1: Selbstüberprüfung

1. Persönliche Ziele ordnen

Was erwartet der Gründer von seiner neuen Existenz als Unternehmer? Ist es in erster Linie persönliche Unabhängigkeit oder die Umsetzung einer Idee? Oder sind es mehr Einkommen, Ansehen oder Selbstverwirklichung? Schreiben Sie Ihre Stärken und Schwächen auf. Dies hilft Ihnen, zu entscheiden und Ihren Businessplan zu erarbeiten.

2. Fachliche Voraussetzung

Je fundierter Fachkenntnisse und Branchenerfahrung der Gründerperson, desto höher die Erfolgschancen. Sind die Schul-, Ausbildungs- und Hochschulabschlüsse ausreichend von Praktika und Berufserfahrung flankiert?

3. Kapitalbasis einschätzen

Lassen sich genügend Mittel (eigenes Geld, Immobilien, Wertpapiere, Sicherheiten für Kredite) aufbringen, um die notwendigen Investitionen und Kosten zu finanzieren und mindestens sechs bis zwölf Monate ohne Einkommen zu verkraften? Faustregel: 15 bis 20 Prozent des späteren Kapitalbedarfs sollten als liquide Mittel verfügbar sein.

4. Aktionsteam formieren

Starten Sie allein, oder beziehen Sie Partner mit ein? Sind diese nur Geldgeber oder echte Mitgründer? Welche Unterstützung erwarten Sie vom Lebensgefährten oder von der Familie? Welche künftigen Mitarbeiter sollte man schon vor dem Start einbinden? Merke: Ein gutes Gründerteam erfordert von allen Beteiligten hohe Sozial- und Führungskompetenz.

5. Formalitäten prüfen

Die Gewerbeanmeldung ist verbindlich für alle Gründer (außer Freiberuflern). In manchen Branchen brauchen sie eine zusätzliche Erlaubnis oder Konzession (etwa Taxifahrer, Transportunternehmer, Gastwirte, Makler). Berufsständische Zulassungen benötigen bestimmte Freiberufler wie etwa Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater. Eine Orientierung, wer unter die Freiberufler fällt, bietet Paragraf 18 Einkommensteuergesetz. Lassen sich alle Formalitäten erfüllen? Sind Konzessionen unbegrenzt verfügbar? Infos beim örtlichen Finanz- und Ordnungsamt.

Phase 2: Informationsbeschaffung

6. Branchen wählen

Gründen Sie eine Handwerks-, Handels-, Industrie- oder Dienstleistungsfirma und/oder sind Sie Freiberufler? Die Zuordnung ist relevant für die Frage von Mitgliedschaften in einer Kammer. Es gibt auch Berufs- und Branchenverbände, die für Gründer interessant sind.

7. Infoquellen nutzen

Wichtige Infos zum Start erhalten Sie bei den Kammern, Gründerzentren oder Beratungsstellen. Umfassende Ratgeber veröffentlichen das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie und die KfW Mittelstandsbank. Nützliche Bücher finden Sie im Web bei www.amazon.de unter den Stichwörtern “Existenzgründung” oder “Gründer”. Lohnend: Gründerseminare und -workshops, etwa bei Kammern.

8. Behörden kontaktieren

Wer frühzeitig bei Behörden wie Ordnungsamt, Finanzamt, Krankenkasse, Deutscher Rentenversicherungsbund, Arbeitsagentur, Berufsgenossenschaft oder zuständiger Kammer anfragt, erkennt Infodefizite schneller. Informieren Sie sich gegebenenfalls auch über Patent- und Markenschutz (Patent- und Markenamt, Telefon 089-21950).

9. Berater auswählen

Beziehen Sie früh Berater mit ein. Diese begleiten Sie von der Idee bis zur Marktetablierung. Gründerberater helfen, die typischen Fehler zu vermeiden. Diese Spezialisten kosten mindestens 500 Euro pro Tag (Förderung bis maximal 1.500 Euro möglich). Anwälte und Notare konzipieren die passende Rechtsform sowie Gesellschafts- und Geschäftsführerverträge. Außerdem: Werk-, Arbeits- und Mietverträge und Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB). In dieser Phase sollten Sie den Steuerberater mit einbeziehen, im Hinblick auf Rechtsform und künftiges Firmenvermögen. Marketingprofis helfen, Ihre Firma und Ihr Produkt bekannt zu machen.

10. Markt analysieren

Definieren Sie Ihre Zielgruppe sowie deren Bedarf und stellen Sie fest, welchen Mehrwert Ihre Leistungen im Vergleich zur Konkurrenz bieten. Welche Alleinstellungsmerkmale, Stärken und Schwächen haben Ihre Waren oder Dienstleistungen und die des Wettbewerbs? Infoquellen: Messe- und Brancheninfos, Fachzeitschriften, Verbände, Kammern und Internet.

11. Preisspielraum ausloten

Der Preis muss einerseits wirtschaftlich exakt kalkuliert sein, andererseits dem Markt entsprechen. Tipp: Spielraum gewinnt, wer sein Produkt mit Service und Dienstleistungen anreichert.

12. Idee überprüfen

Sind Ware/Produkt/Dienstleistung nach heutiger Kenntnis auch zeitgemäß? An diesem Punkt empfiehlt sich ein ehrliches “Zurücklehnen und Besinnen”.

13. Projekt rechtlich checken

Klären Sie den rechtlichen Status aller Beteiligten. Nach wie vor besteht das Risiko, dass ein Gründer als “scheinselbstständig” eingestuft wird, also wie ein Arbeitnehmer sozialabgabenpflichtig ist oder bleibt. Etwa wenn er für seinen Ex-Arbeitgeber – auf dem Papier – jetzt als selbstständiger Dienstleister tätig wird, de facto aber alles beim Alten bleibt. Die passende Rechtsform frühzeitig klären.

14. Unternehmen taufen

Der Name des Betriebs ist die billigste Form der Werbung. Für die Firmentaufe gibt es allerdings gesetzliche Grenzen: So muss die Einzelfirma stets den Namen des Unternehmers beinhalten. Unzulässig sind Namenszusätze, die über Art und Umfang des Betriebs täuschen können. Tragen Sie in jedem Fall eine einprägsame Internetadresse ein – auch wenn Sie eine Online-Präsenz erst später planen (Infos: www.denic.de ).

Phase 3: Konzeption

15. Businessplan formulieren

Der Geschäftsplan dient der Fixierung des Projekts und zur Selbstkontrolle. Außerdem ist der Businessplan vor allem für potenzielle Partner und Geldgeber wichtig. Ein Kurzprofil hilft Bankern und Behörden bei der Einschätzung Ihres Vorhabens.

16. Investitionen planen

Eine detaillierte Investitionsplanung für die ersten drei Jahre ist Voraussetzung für die Finanzierbarkeit Ihrer Anschaffungen. Wertgutachten für bereits vorhandene Immobilien und Maschinen helfen bei der realistischen Einschätzung der späteren Bilanzwerte.

17. Kosten kalkulieren

Die Umsatzplanung sollte die ersten drei Jahre abdecken und sich monatlich gliedern. Erst nach der Zusammenführung von Umsatz- und Kostenplan lassen sich Tragfähigkeit und Erfolgsaussichten für das Gründungsvorhaben abschätzen.

18. Finanzierung planen

Der Finanzierungsplan orientiert sich an der Summe aller notwendigen Investitionen und Kosten. Er beinhaltet Ihr Eigenkapital und alle denkbaren Fremdkapitalquellen, vor allem Fördermittel (Achtung: lange Bewilligungsfristen berücksichtigen!), aber auch Venture Capital. Prüfen Sie, inwieweit sich Leasing rechnen kann.

19. Liquidität planen

Hier geht es um Einnahmen, Ausgaben und etwaige Deckungslücken. Erster Grundsatz für Gründer und junge Unternehmen: Liquidität geht immer vor Rentabilität. Ständige Zahlungsfähigkeit sichern Sie über eine laufend aktualisierte Liquiditätsvorschau. Die Finanzaufstellung Ihres Businessplans muss alle Aussagen zu Erfolg und Liquidität enthalten.

20. Sicherheiten sammeln

Für die Bank sind vor allem die Sicherheiten entscheidend, etwa Bürgschaften, Sicherungsübereignung (Maschinen oder Fahrzeuge), Grundschulden, Hypotheken. Prüfen Sie, ob Sie Angebote von Bürgschaftsbanken oder Kreditgarantiegemeinschaften in Ihr Konzept einbinden können.

21. Altersvorsorge sichern

Selbstständige müssen für den Lebensstandard im Alter selbst vorsorgen. Wichtigste Alternativen: gesetzliche Rentenversicherung (für Junge uninteressant), Betriebsrente von der eigenen Firma, berufsständische Versorgung, Lebensversicherung, Anlagen wie Immobilien und Fonds.

22. Ehevertrag aufsetzen

Jeder verheiratete Unternehmer sollte vor Gründung einen Ehevertrag schließen. Nicht um den Partner zu benachteiligen, sondern um im Scheidungsfall einen geordneten Ablauf sicherzustellen. Andernfalls könnte die Firma dem Zugewinnausgleich zum Opfer fallen – also verkauft werden müssen.

23. Risiken absichern

Wichtigste betriebliche Versicherungen: Haftpflicht, Betriebsunterbrechungsversicherung sowie Policen gegen Einbruch und Diebstahl, Elektronik-, Feuer-, Leitungswasser- und Produkthaftpflichtschäden. Mitunter ist eine Umwelthaftpflichtversicherung vorgeschrieben, etwa bei Industrie- und Transportfirmen. Zur persönlichen Absicherung zählen Kranken-, Unfallversicherung für Beruf und Freizeit, Berufsunfähigkeits- und Pflegeversicherung.

Phase 4: Entscheidung

24. Startschuss planen

Dazu dient eine neuerliche persönliche Bestandsaufnahme: Wann könnte man aus dem alten Angestelltenvertrag herauskommen, wenn man jetzt kündigt? Steht ein vertraglich fixiertes Wettbewerbsverbot dem Gründungsvorhaben, so wie es jetzt konzipiert ist, entgegen? Sind seit der ersten Phase gesundheitliche oder familiäre Hemmnisse aufgetaucht? Weil sich etwa abzeichnet, dass der Standort in einer anderen Region liegen sollte? Welches sind die Stärken und Schwächen, welches die offenen Fragen?

25. Prioritäten setzen

Nach der persönlichen Klärung diskutieren Sie Ihren jetzigen Kenntnisstand und den weiteren Weg mit Ihrem Berater. Dieses Gespräch, der Schlusspunkt jeder ordentlichen Gründungsberatung, sollte vor allem folgende Fragen beantworten: Hat der Unternehmensgründer bei der Entscheidungsvorbereitung sämtliche geschäftlichen und privaten Abhängigkeitsverhältnisse berücksichtigt? Welche Handlungsalternativen könnten für ihn in Frage kommen? Wie lauten seine persönlichen Prioritäten?

26. Startschuss geben

Dies ist der Moment, zusammen mit Ehepartner oder Lebensgefährten sowie möglichen Mitgründern den endgültigen Startschuss zu geben. Jetzt legen Sie auch den Gründungszeitpunkt fest und definieren im Detail den Fahrplan für die Realisierungsphase. Hier geht es darum, mit dem nötigen Abstand vom Tagesgeschäft zu einer realistischen Einschätzung der Chancen und Risiken zu gelangen. Tipp: Ziehen Sie sich mit allen Beteiligten ein paar Tage in eine ruhige Umgebung zurück.

Phase 5: Realisierung

27. Bankgespräch führen

Vereinbaren Sie Gespräche mit mehreren Banken. Größere Vorhaben auf internationalen Märkten sind bei Groß- oder Geschäftsbanken gut aufgehoben, für regionale Gründungen sind Sparkassen und Genossenschaftsbanken die richtigen Partner. Bestehen Sie bei Ihrem Finanzierungsprojekt darauf, öffentliche Finanzierungshilfen einzubinden. Die Anträge stellen Sie gemeinsam mit der ausgewählten Bank.

28. Immobilie finden

Je nach Branche sind etwa Kaufkraftvolumen, Größe des Einzugsgebiets, Laufkundschaft, Stammkundenpotenzial, Notwendigkeit von Innenstadt oder Randlage, Verkehrsanbindung oder Parkplätze wichtige Kriterien für den Standort. Entscheidend sind auch die baurechtlichen Nutzungsmöglichkeiten sowie die behördlichen Vorgaben. An potenzielle Objekte gelangen Sie über den Immobilienteil der Zeitungen, Makler, Internet, Landratsämter, Bauamt und Liegenschaftsämter.

29. Kauf kontra Miete

Bei kurzen Mietzeiten sind Renovierungs- und Umzugskosten überproportional hoch. Für Kaufobjekte sollten Wertgutachten Angaben über Zeitwert, Erscheinungsbild, Substanz und Funktionalität enthalten. Planen Sie die Gebühren für Makler, Grundbucheintrag, Notar, Grunderwerbsteuer von insgesamt rund zehn Prozent mit ein.

30. Infrastruktur sichern

Klären Sie mit Energieversorgern den Bedarf an Geräten, Leitungen, Umrüstung und Wartung von Anlagen. Telekommunikation – Telefonanlage und Internet – ist für Unternehmer unverzichtbar. Ermitteln Sie technische Anforderungen, etwa unterbrechungsfreie Stromversorgung. Zur Einrichtung von Postfach oder Telefonanschluss ist bei Kapitalgesellschaften der Handelsregisterauszug nötig. Jetzt müssen Sie auch Geschäftsfahrzeuge, Maschinen und sonstige Firmenausstattung auswählen und bestellen.

31. Lieferanten ansprechen

Zum Geschäftsstart gehört der Erstvorrat an Waren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen. Vereinbaren Sie mit Lieferanten ein Rückgaberecht (vermeidet Ladenhüter). Infos: Verzeichnis “Wer liefert was”, Branchenverzeichnisse, Internetsuchmaschinen.

32. Kunden treffen

Die Erstgespräche führen Sie am besten schon vor der Eröffnung. Sondieren Sie den Markt frühzeitig, gehen Sie auf Messen und Regionalausstellungen, besuchen Sie Veranstaltungen von Kammern und Verbänden.

33. Presse informieren

Legen Sie einen Presseverteiler an und informieren Sie Ihre Ansprechpartner, wann immer es über Ihr Unternehmen Neues zu berichten gibt.

34. Firma anmelden

Ihren Gewerbebetrieb melden Sie beim Ordnungsamt an. Nötig sind Führungszeugnis und Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts. Makler und andere erlaubnispflichtige Gewerbe müssen zusätzliche Papiere beantragen, für die zwischen 250 und 5000 Euro fällig werden können. Handwerker müssen sich in die Handwerksrolle eintragen lassen. Außerdem setzt man die Berufsgenossenschaft in Kenntnis. Mit der Gewerbeanmeldung werden Finanzamt, IHK, Krankenkasse, Rentenversicherung, Arbeitsamt und Kammern informiert. Freiberufler melden nichts an, sondern teilen nur dem Fiskus den Beginn ihrer Tätigkeit mit.

35. Eintrag beantragen

Wer eine GmbH, OHG, KG oder Aktiengesellschaft gründet, muss diese beim Amtsgericht ins Handelsregister eintragen lassen. Bei einer GmbH mit 25.000 Euro Stammkapital kostet diese Prozedur ungefähr 1.000 Euro (inklusive Notargebühren für Konzeption und Beurkundung der Satzung). Dazu kommen Gebühren für die Bestellung der Geschäftsführer. Als gewerblicher Einzelunternehmer dürfen Sie sich ungeachtet Ihrer Betriebsgröße schon bei Gründung in das Handelsregister eintragen lassen. Sie führen dann den Namenszusatz “e.K.” (eingetragene/r Kaufmann/-frau).

36. Marketingmix festlegen

Werbeberater unterstützen Sie bei der Erarbeitung des richtigen Markteintrittskonzepts. Marketingkonzept und Nutzung verschiedener Werbemittel erleichtern Start und Aufbauphase.

37. Mitarbeiter rekrutieren

Definieren Sie detaillierte Anforderungsprofile für die einzelnen Positionen und fangen Sie früh an zu suchen (per Anzeigen, Internet, Arbeitsamt oder private Arbeitsvermittler). Wer Auszubildende einstellen möchte, kann die Berufsinformationsbörsen der Kammern oder Schulen nutzen. Damit Sie in der Startphase flexibel bleiben, empfehlen sich befristete Arbeitsverträge und der Einsatz freier Mitarbeiter und/oder Zeitarbeitnehmer.

38. EDV einrichten

Spätestens jetzt gilt es, die technische Ausstattung wie Hard- und Software zu beschaffen. Sobald Sie mindestens fünf Bildschirmarbeitsplätze eingerichtet haben, müssen Sie für Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestimmen.

39. Akten anlegen

Nun richten Sie Ihre Finanzbuchhaltung sowie Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ein. Wer Mitarbeiter beschäftigt, legt eine Personalakte an und meldet diese bei der Krankenkasse, der Rentenversicherung, der Berufsgenossenschaft und beim Arbeitsamt binnen einer Woche an. Starten Sie “klein”, erledigt das Ihr Steuerberater schnell und preisgünstig.

40. Steuertermine planen

Lohn- und Umsatzsteuer werden je nach Volumen monatlich oder vierteljährlich fällig, Grund- und Gewerbesteuer vierteljährlich. Nach der Anmeldung schicken Finanzamt und Gemeinde den Terminplan für Voraus- und Restzahlungen. Nutzen Sie hier in jedem Fall Ihren Steuerberater – er weiß mit den Fristen umzugehen.

41. Arbeitsvertrag aufsetzen

Holen Sie sich bei der Formulierung der Arbeitsverträge Rat von Ihrer Kammer, dem Verband oder Ihrem Rechtsanwalt. Wer Lehrlinge ausbilden will, besorgt sich die dafür nötigen Informationen und Spezialverträge bei der Kammer.

42. Eröffnungstag fixieren

Planen Sie Ihren Unternehmensstart so, dass Sie mit der Eröffnungskampagne die Zielgruppe zu einem günstigen Zeitpunkt erreichen, etwa als Einzelhändler in bestimmten Branchen (Kleidung, Spielsachen, Geschenkartikel aller Art) in der Vorweihnachtszeit, bei Garten- und Freizeitprodukten vor der Pflanzsaison, also am besten noch einige Wochen vor Ostern. Berücksichtigen Sie vor diesem Idealzeitpunkt noch ein bis zwei Monate Reserve.

Phase 6: Start

43. Zur Eröffnung einladen

Es gibt kein Patentrezept dafür, wen man zu einer Eröffnungsfeier einlädt. Die gedruckte, persönlich adressierte Einladung mit Briefmarke ist aber ein Muss. Lassen Sie sich hier von Werbeexperten beraten. Laden Sie Redakteure der örtlichen und regionalen Presse ein, mit denen Sie bereits persönlichen Kontakt pflegen sollten. So erhalten Sie mitunter kostenlose Werbung.

44. Kunden interessieren

Händler, Handwerker und Dienstleister nutzen Werbeträger wie Inserate in Tageszeitungen oder Anzeigenblättern, Wurfzettel, Dachträgerwerbung oder lokale Radioinfos für ihre Eröffnungsangebote. Binden Sie in diese Spezialofferten auch die Lieferanten mit ein, etwa mit besonderen Rabattsätzen, Dekorationen, Aktionen oder Vor-Ort-Unterstützung sowie Demonstrationen durch deren eigene Mitarbeiter.

45. Zahlen kontrollieren

Verfolgen Sie die Entwicklung der Firma vom Start an. Reagieren Sie bei ungünstigen Planabweichungen prompt. Erste hilfreiche Kontrollinstrumente sind Business-Pläne, die in ihrer Finanzplanung auch Raum für die Ist-Werte haben. Wichtig: Warten Sie mit der Überprüfung Ihrer Zahlen nicht etwa auf Ihre erste Bilanz oder Einnahmen/Überschuss-Rechnung!