Diverses Keine Panik vor der Betriebsprüfung!

Mit einer ordentlichen Buchhaltung bestehen Unternehmen auch vor den strengsten Prüfern.

Es ist eine Binsenweisheit, dass ein Unternehmer immer den Überblick über seinen Betrieb und das geschäftliche Umfeld haben muss. Die Realität im Tagesgeschäft sieht oftmals anders aus. Überlastet durch tausend Termine, Meetings und laufende Projekte bleibt vielen Chefs kaum Zeit, stets die Übersicht zu wahren. Selbst die eigenen Unterlagen und Aufzeichnungen können da schnell mal verloren gehen. Spätestens wenn das Finanzamt zur Betriebsprüfung vor der Tür steht, wird einem die Bedeutung von Transparenz im Unternehmen schmerzlich bewusst. Wenn die nötigen Unterlagen nicht vorliegen und dadurch die unternehmerischen Mitteilungspflichten verletzt werden, gerät eine Betriebsprüfung nicht nur nervlich sondern auch finanziell zur Belastungsprobe. Der Verlust von Unterlagen kann nämlich zu unliebsamen Gewinn- und Umsatzschätzungen durch das Finanzamt führen.

Eine auf Transparenz ausgelegte Unternehmenskultur sorgt hingegen dafür, dass alle Bücher und Unterlagen stets griffbereit sind. Das wichtigste dabei: Eine ordentlich geführte Buchhaltung. Sie stellt das Datenfundament und ist die Basis für eine Bewertung des Vermögensstandes, der tatsächlichen Gewinne und der Liquidität. Und auch wenn wichtige strategische Entscheidungen anstehen, sagt ein Blick in gut geführte Bücher mehr als tausend Worte.

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Wer also die nächste Betriebsprüfung lieber entspannt und angstfrei angehen will, sorgt im Vorfeld dafür, dass alles an seinem Platz ist: Bilanzen, Jahresabschlüsse, Ein- und Ausgangsrechnungen, Kaufbelege und Verträge. Auch wenn der Betriebsprüfer tiefer bohrt und z.B. nach Berechnungsgrundlagen für Rückstellungen fragt oder Mahnungskopien in Hinblick auf Forderungsausfälle sehen möchte, sollten diese Unterlagen in der Schublade liegen. Das gilt natürlich auch für die digitalen Daten. Gespeicherte Aufzeichnungen und alle steuerlich relevanten Informationen müssen dem Finanzamt in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden. Eine transparente Organisation der Information ist hier der erste Schritt in eine stressfreie Zukunft.

  • Stehen Jahresabschlüsse, Kassenbücher, Kassenberichte, Inventuren und Umbuchungslisten zur Verfügung?
  • Eistieren Dokumentationen von Sachkonten und Personenkonten, Lohnbuchkonten und Summen- und Saldenlisten?
  • Bestehen Übersichten zum Anlagevermögen, Aufzeichnungen zum Wareneingang bzw. Warenausgang und Wertermittlungen zu den Bilanzposten?
  • Sind für alle verzeichneten Buchungen die jeweiligen Belege griffbereit?
  • Können alle wichtigen Verträge wie z.B. Gesellschaftsverträge, Anstellungsverträge, Geschäftsführerverträge, Kaufverträge oder Beteiligungsverträge lückenlos bereitgestellt werden?
  • Liegen Unterlagen wie Handelsregisterauszüge, Gesellschafterbeschlüsse etc. vor?
  • Können sämtliche Nachweise für Betriebsausgaben wie z.B. Spendenbelege, Bewirtungs- und Reisekostenbelege, Listen von Empfängern von Geschäftsgeschenken, Belege für steuerfreie Ausfuhrlieferungen oder innergemeinschaftliche Lieferungen sowie korrekte Rechnungen für den Vorsteuerabzug vorgelegt werden?
  • Sind Nachweise für steuermindernde Sachverhalte wie z.B. Aufzeichnungen für Garantierückstellungen, Nachweise für Gängigkeitsabschläge beim Umlaufvermögen oder Nachweise für Teilwertabschreibungen vorhanden?
  • Sind Privatentnahmen oder -einlagen durch Aufzeichnungen z.B. für Warenentnahmen, Telefonkosten bzw. in Form eines Fahrtenbuches für privat genutzte Fahrzeuge oder in Form von Belegen über die Mittelherkunft bei Geldeinlagen dokumentiert?

 

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