Diverses Mobile Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassungssysteme werden in vielen Branchen eingesetzt. Dabei erfüllen sie unterschiedliche Aufgaben, wie die folgenden Beispiele zeigen. Und bieten viele Vorteile. Kommt für Sie (noch) nicht in Frage? Dann berechnen Sie doch mal, wie viele Kosten durch herkömmliche Arbeitszeitaufschreibungen mit Stundenzetteln bei Ihnen entstehen. Und wie viel Sie sparen können.

Bauhaupt- und Baunebengewerbe

Die Mitarbeiter nutzen mobile Zeiterfassungssysteme, um ihre Arbeitszeiten auf den Baustellen zu buchen. Diese Daten werden für die Erstellung der Lohnabrechnungen der Mitarbeiter, in vielen Fällen auch für die Begleitkalkulation und das Projektcontrolling genutzt. Bei längerfristigen Tätigkeiten am gleichen Standort stehen rein mobile Zeiterfassungssysteme (z.B. über Handys) mit solchen im Wettbewerb, die eine stationäre Einrichtung an der Baustelle (z.B. Kartenlesegeräte) für die An- und Abmeldung nutzen.

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Handwerk, Kundendienst

In diesen Branchen spielen solche Zeiterfassungssysteme ihre Stärken aus,die über eine Echtzeitkommunikation mit der Firma verfügen. Denn neben der Erfassung von Arbeitszeiten unterstützen diese Systeme die Disposition erheblich, da der Disponent den Arbeitsfortschritt der Mitarbeiter in Echtzeit verfolgen und so Aufträge optimal verteilen kann. Einige Zeiterfassungssysteme bieten auch Lokalisierungsfunktionen an, die es dem Disponenten erlauben, sich per Mausklick einen Überblick über die Standorte der Mitarbeiter zu verschaffen. Umständliche Telefonate werden damit überflüssig.

Facility Management

Neben der Erfassung der Arbeitszeiten können die Zeiterfassungssysteme auch für die Erfassung von Wartungsarbeiten und Zustandsmeldungen zu Gebäuden und Einrichtungen genutzt werden. Die Disponenten haben so einen umfassenden und aktuellen Überblick über den Zustand der unterschiedlichen Gebäudeteile und Einrichtungen.

Anlagenbau

Die Mitarbeiter in Wartung und Montage können ihre Zeiterfassungssysteme auch nutzen, um ergänzende Daten zu den montierten oder gewarteten Anlagen online zu buchen. In der Firmenzentrale sind damit alle durchgeführen Arbeiten sowie alle Zustandsinformationen zu den Anlagen online verfügbar. Wartungsarbeiten können so optimal disponiert werden.

Unternehmen können mobile Zeiterfassungssysteme nutzen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

Arbeitszeiterfassung und Personalbuchhaltung

Stundenzettel werden überflüssig. Alle damit zusammenhängenden Tätigkeiten wie Sammlung und Auswertung der Stundenzettel, häufig ihre Korrektur und die Übertragung der Daten in eine betriebliche Software können entfallen.

Je nach Branche und Arbeitszeitregelung kann man davon ausgehen, dass in der Personalbuchhaltung je Außendienstmitarbeiter und Monat Einsparungen zwischen 30 und 120 Minuten erreicht werden. Bei besonders komplexen Arbeitszeitmodellen, wie man sie vor allem in konzerngebundenen Unternehmen findet, können bei der Erfassung der Stundenzettel viele Übertragungs- und Auswertungsfehler auftreten. Die hierdurch verursachten Nacharbeitskosten können sehr hoch sein. Zeiterfassungssysteme können diese Kosten deutlich reduzieren.

Leider kämpfen viele Unternehmen mit -bewusst oder fahrlässig – fehlerhaft geführten Stundenzetteln. Zeiterfassungssysteme, die eine Lokalisierungsfunktion anbieten, erlauben die Verifizierung der Arbeitszeitangaben der Mitarbeiter. Die Kosten durch überzahlte Arbeitszeiten können so deutlich reduziert werden.

Controlling

Die papiergebundene Arbeitszeiterfassung ist immer mit erheblichen Verzögerungen zwischen der Leistungserbringung und der Zubuchung verbunden. In vielen Unternehmen liegen zwischen der Arbeit des Außendienstlers und der Zubuchung zu dem entsprechenden Projekt vier, häufig sogar bis zu acht Wochen.

Für ein wirksames Controlling von Projekten sind solche Zeiträume inakzeptabel, weil sie eine Steuerung praktisch ausschließen. Mobile Zeiterfassungssysteme können diese Verzögerungen vollständig beseitigen, wenn sie über Schnittstellen unmittelbar in das Controlling eingebunden werden.

Disposition, Auftragssteuerung

In vielen Unternehmen werden die Außendienstmitarbeiter telefonisch disponiert: Arbeitsfortschritte und Standorte der Mitarbeiter müssen telefonisch abgestimmt werden, damit Folgeaufträge verteilt werden können.

Mit dieser Arbeitsweise ist erheblicher Zeitaufwand verbunden und es entstehen Kosten für die Mobiltelefonie. Mobile Zeiterfassungssyteme mit Übertragung der Daten in Echtzeit bieten dem Disponenten eine Übersicht über die Arbeitsfortschritte der einzelnen Mitarbeiter, die durch Lokalisierungsfunktionen zusätzlich optimiert werden kann.

Wartung und Instandsetzung

Nutzt man die Zeiterfassungssysteme für die Übertragung von anlagenbezogenen Informationen, dann lassen sich zwei wichtige Effekte erzielen: zum einen kann der Mitarbeiter online auf hinterlegte Daten zugreifen und seine Arbeiten entsprechend strukturieren. Zum anderen kann der Mitarbeiter Informationen zu seinen Tätigkeiten und zum Zustand der gewarteten Anlage online zum Server übertragen. So lassen sich Wartungsarbeiten optimal disponieren. Zudem wird die Arbeitszeit des Mitarbeiters in der Regel erheblich reduziert, weil umständliche handschriftliche Aufzeichnungen überflüssig werden. Das gilt ggf. auch für die Übertragung der Aufzeichnungen in die Bestandsverwaltung, die durch die elektronische Datenübertragung ersetzt werden kann.

Anbieter von Zeiterfassungs-Systemen

Am Markt existiert eine große Anzahl von Zeiterfassungssystemen. Einige setzen auf spezielle Eingabeterminals, andere nutzen Handys. Nur wenige Anbieter erlauben die Ortung der Mitarbeiter. Ein Überblick über gängige Systeme.

Digi-Raport

Hersteller: Digi Zeiterfassung GmbH

Beschreibung: Komplette Zeiterfassungslösung für stationäre und mobile Mitarbeiter. Setzt spezielle Eingabe-
geräte oder Pocket-PCs voraus

Preis:ab 3600 Euro für sechs Mitarbeiter

Fazit:Die Spezialhardware macht das System teuer. Keine Echtzeitübertragung, keine Ortung

Time Report

Hersteller: Time Report GbR

Beschreibung: Mobiles Zeiterfassungssystem per Handy. Datenübertragung per SMS samt Ortung. Modular erweiterbar um spezielle Schnittstellen und Auswertungen

Preis: ab 400 Euro für drei Mitarbeiter

Fazit: Bei unterschiedlichen
Arbeiten fallen mitunter viele SMS an – und das kann ins Geld gehen.

Virtic

Hersteller: Virtic GmbH

Beschreibung: Handybasierte Zeiterfassung inklusive Ortung des Mitarbeiters. Daten­export in die Gehaltsabrechnung möglich. Soft­ware-Nutzung auf Mietbasis

Preis: pro Handy 17,50 Euro Monatsgebühr

Fazit: Leicht bedienbares, flexibles System, das keine Spe­zialsoftware erfordert. Günstig und leis­­tungsstark

ZEP

Hersteller: Provantis GmbH

Beschreibung: Die webbasierte, projektbezogene Arbeitszeiterfassung arbeitet mit Pocket-PC oder Blackberry zusammen. Auch als ASP-Programm zur Miete möglich

Preis: ab 1.300 Euro für fünf Mitarbeiter plus Hardware

Fazit: Leistungsfähige Zeiterfassung mit Schwerpunkt in der Projektabwicklung. Keine Ortung

 

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