Diverses So finden Sie die richtigen Mitarbeiter

Wie Sie den richtigen Mitarbeiter finden: von der Stellenausschreibung bis zum Bewerbungsgespräch.

Wie Sie den richtigen Mitarbeiter finden: von der Stellenausschreibung bis zum Bewerbungsgespräch.© picture alliance / dpa

Unüberlegte Personalentscheidungen lassen sich schwer rückgängig machen. impulse.de zeigt, wie Firmenchefs Fehlgriffe vermeiden können – von der Stellenausschreibung bis zum Vorstellungsgespräch.

Mitarbeiter sind das Rückrad eines Unternehmens. Besonders in kleinen Firmen müssen sich Chefs auf jeden einzelnen Angestellten verlassen können. Umso wichtiger sind Bewerbungsverfahren – hier werden die Weichen für die Belegschaft gestellt.

Das Problem: Mittelständler führen ihren Betrieb oft in Personalunion. Sie sind Chef, Personalabteilung, Vertrieb und Marketing in einem. Ihnen mangelt es an Zeit und Praxiserfahrung, schwache Kandidaten auf Anhieb zu durchschauen. impulse.de gibt Unternehmern Tipps für den Bewerbungsprozess.

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Teil 1: Jobanzeige – Welche Angaben rein gehören und welche nicht

Teil 2: Vorauswahl – Was die Mappe über den Bewerber verrät

Teil 3: Vorstellungsgespräch – Die Zukunft meiden

Teil 4: Checkfragen I – Interviewvorbereitung für Firmenchefs

Teil 5: Checkfragen II – So prüfen Sie „Soft Skills“

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Teil 1: Stellenausschreibung – Was rein gehört und was nicht

„Für unser junges Team suchen wir ab dem 1. August einen Ingenieur auf Vollzeitbasis. Das Arbeitsgebiet umfasst Deutschland und Osteuropa. Aus diesem Grund bevorzugen wir Bewerber polnischer Abstammung.“

Eine Ausschreibung, drei Gründe für eine Klage. Seit Einführung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes 2006, kurz AGG, dürfen Stellenbeschreibungen keine Angaben zu Alter, Geschlecht oder Herkunft beinhalten. Es wird zwar nicht viel geklagt, dennoch besteht das Risiko. Abgelehnte Bewerber können vor Gericht ziehen und Schmerzensgeld verlangen, wenn die Jobanzeige gegen das AGG verstößt. Die Höhe liegt meist bei drei Monatsgehältern.

Regelkonform heißt es also:

„Für unser Team suchen wir ab dem 1. August einen Ingenieur (m/w) auf Vollzeitbasis. Das Arbeitsgebiet umfasst Deutschland und Osteuropa. Polnischkenntnisse sind von Vorteil.“´

Darstellung des Unternehmens

Vor allem kleine Firmen verzichten in Stellenausschreibungen auf eine Selbstdarstellung. Sie glauben: klein gleich unspektakulär. Doch die Angaben sind relevant. Für Bewerber macht es einen Unterschied, ob sie bei einem Konzern oder einem familiengeführten Traditionsbetrieb anheuern. Drei Punkte dürfen deshalb nicht fehlen:

1. Wer sind wir?

2. Was machen wir?

3. Wieviel Mitarbeiter haben wir?

Beispiel:

„Lehner Bau ist ein mittelständisches Unternehmen in der dritten Generation und spezialisiert auf Stahlkonstruktionen. Wir beschäftigen 65 Mitarbeiter.“

Anforderungsprofil

Generell umfasst das Anforderungsprofil drei bis vier Punkte zur fachlichen Voraussetzung. Die Detailgenauigkeit hängt dabei vom Bewerbermarkt ab. Sprich: Muss der Unternehmer froh sein, wenn überhaupt zehn Lebensläufe auf seinem Tisch landen, geht er beim Profil in die Breite. Kann er allerdings mit 200 Bewerbungen rechnen, formuliert er die Anforderungen detaillierter.

Obwohl sie häufig zu lesen sind, sollten Unternehmer auf die Angabe von sogenannten Soft Skills, also Sozialkompetenzen wie Team- oder Konfliktfähigkeit, in der Stellenausschreibung verzichten, sagt Albrecht Müllerschön, Autor des Buches „Bewerber professionell auswählen“. Zum einen ließen sich unpassende Kandidaten dadurch nicht abschrecken. Zum anderen gebe der Betrieb zuviel Preis. Die Bewerber wüssten so bereits im Vorfeld, welche Antworten der Firmenchef im Gespräch hören will.

Medium

Fachzeitschrift, Tageszeitung oder Online: Die entscheidende Frage bei der Wahl des Mediums ist, wen man mit der Ausschreibung ansprechen will. „Ein Werkzeugmacher oder eine Schreibkraft wird wegen eines Jobs nicht umziehen“, sagt der promovierte Psychologe. Deshalb sei hier eine Ausschreibung in regionalen Tagblättern sinnvoll.

Bei Fachkräften hingegen sollten Unternehmer überregional oder online suchen. Es gilt: je höher das Gehalt, desto größer die Bereitschaft, den Wohnort zu wechseln.

 

Teil 1: Jobanzeige – Welche Angaben rein gehören und welche nicht

Teil 2: Vorauswahl – Was die Mappe über den Bewerber verrät

Teil 3: Vorstellungsgespräch – Die Zukunft meiden

Teil 4: Checkfragen I – Interviewvorbereitung für Firmenchefs

Teil 5: Checkfragen II – So prüfen Sie „Soft Skills“

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Teil 2: Vorauswahl – Was die Mappe über den Bewerber verrät

„Die Bewerbungsform zeigt das Maximum an Qualitätsanspruch, die der Mitarbeiter erfüllen kann. Besser wird es nicht mehr“, sagt Müllerschön. Das bedeutet: Sind die Unterlagen schlampig zusammengestellt, kann man davon ausgehen, dass der Bewerber Aufgaben nicht sonderlich strukturiert löst.

Unternehmer sollten eingereichte Mappen deshalb genau auf Form- und Rechtschreibfehler prüfen:

Anschreiben:

Die wichtigste Frage bei Anschreiben: Setzt sich der Bewerber mit der Stellenanzeige auseinander? Firmenchefs können dies schnell anhand zweier Punkte überprüfen:

1. Der Kandidat sollte in seinem Schreiben das Anforderungsprofil aus der Stellenanzeige aufgreifen. Geht er in keinem Satz darauf ein, handelt es sich in der Regel um einen Standardschriftsatz, die der Bewerber an mehrere Unternehmen verschickt.

2. Wurde in der Anzeige ein Ansprechpartner genannt, muss die Bewerbung direkt an diesen gerichtet sein. Eine allgemeine Formulierung wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ deuten darauf hin, dass sich der Jobsuchende nur oberflächlich mit der Ausschreibung befasst hat.

Rechtschreibfehler lassen Rückschlüsse auf die Detailgenauigkeit zu. In der Regel ein Knock-out-Kriterium – allerdings nicht bei allen Jobs, sagt Müllerschön. „Unternehmer müssen sich fragen, ob Detailgenauigkeit für die Stelle überhaupt eine Rolle spielt.“ Handelt es sich um einen Betriebsbereich, in dem der Mitarbeiter täglich mit Tabellen, Zahlen oder Schriftsätzen zu tun hat, muss das Anschreiben frei von Rechtschreibfehlern sein. Geht es jedoch um einen handwerklichen Job wie Maurer oder Lackierer, können Firmenchefs über kleine Fehler hinwegsehen. Ein „s“ zuviel im Wort heißt nicht, dass der Bewerber eine Wand schief hochzieht.

Die Länge des Anschreibens sollte eine DIN-A4-Seite nicht überschreiten. Wer mehrere Seiten verfasst, wird auch bei anderen Aufgaben nicht zum Punkt kommen.

Lebenslauf:

Der Lebenslauf ist für den Unternehmer das wichtigste Entscheidungskriterium, denn hier zeigt sich die fachliche Kompetenz des Bewerbers. Welche Entwicklungsstufen hat er durchgemacht? Welche Verantwortungen wurden ihm bislang übertragen? Generell gilt: Die Vorauswahl wird nur durch harte Fakten bestimmt. Soziale Faktoren wie Teamfähigkeit prüfen Unternehmer im Vorstellungsgespräch.

Form und Übersichtlichkeit des Lebenslaufs spiegeln wieder, ob der potenzielle Mitarbeiter sauber und strukturiert arbeitet. Was viele Unternehmer nicht wissen: Der Lebenslauf kann chronologisch sowohl auf- als auch absteigend angeordnet sein. Es ist kein Fehler, wenn Geburtsdatum, Familienstand oder Bild fehlen, sondern AGG-konform. Immer mehr Unterlagen werden mittlerweile in diesem Stil verschickt.

Anhänge:

Die Größe der Anhänge ist ein Indiz für die Kundenorientierung des Kandidaten. Fasst er knapp und bündig die wichtigsten Unterlagen zusammen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass er einen effektiven Arbeitsstil pflegt. Mutet er dem Unternehmer allerdings einen ganzen Schwung unwichtiger Papiere zu, wird er sich wohl auch gegenüber Kunden eher langatmig verhalten.

Arbeitszeugnisse:

„Unternehmer können sich auf Arbeitszeugnisse nicht mehr verlassen“, sagt Albrecht Müllerschön. Seiner Erfahrung nach verfassen 70 Prozent der Angestellten zumindest den Entwurf des Zeugnisses selbst.

Arbeitszeugnisse müssen dem Gesetzgeber nach „wohlwollend“ geschrieben sein. „Weil viele Arbeitnehmer geklagt haben, formulieren Unternehmen die Zeugnisse mittlerweile so positiv, dass sie fast keine Aussagekraft mehr haben“, so der Personalberater. In Schulnoten gesprochen: Schlechter als „3-“ gibt es nicht mehr.

Dennoch könnten Firmenchefs kleine Anhaltspunkte finden, sagt Müllerschön. Er rät Arbeitgebern dazu, die Zeugnisse auf ähnliche Formulierungen bezüglich des Verhaltens zu überprüfen. Auch die Schlussformel kann hilfreich sein: Drückt der ehemalige Chef sein Bedauern aus oder empfiehlt er den Angestellten gar weiter, ist dieser aller Wahrscheinlichkeit nach im Guten aus dem Betrieb ausgeschieden. Neutrale Abschlüsse ohne Zusatz wie „Mit freundlichen Grüßen“ sind hingegen ein negatives Indiz.

 

Teil 1: Jobanzeige – Welche Angaben rein gehören und welche nicht

Teil 2: Vorauswahl – Was die Mappe über den Bewerber verrät

Teil 3: Vorstellungsgespräch – Die Zukunft meiden

Teil 4: Checkfragen I – Interviewvorbereitung für Firmenchefs

Teil 5: Checkfragen II – So prüfen Sie „Soft Skills“

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Teil 3: Vorstellungsgespräch – Die Zukunft meiden

Der größte Fehler im Vorstellungsgespräch ist, auf den ersten Eindruck zu gehen. Denn im Gedächtnis bleiben selbstbewusste, rhetorisch gewandte Bewerber. Aber bedeutet das gleichzeitig auch, dass sie die geforderten „Soft Skills“ und die fachliche Kompetenz mitbringen? „Nein“, sagt Müllerschön.

Unternehmer sollten deshalb für jeden Bewerber die gleichen Fragen vorbereiten. So können sie die einzelnen Kandidaten besser miteinander vergleichen.

Fragen zu „Soft Skills“ sind nur effektiv, wenn sie sich auf die Vergangenheit beziehen – Fragen zur Zukunft provozieren sozial erwünschte Antworten.

So wäre es falsch: „Was würden Sie tun, wenn ihr Kollege Sie schlecht macht?“

„In 90 Prozent der Fälle sagen die Bewerber ‚Ich würde das offene Gespräch suchen'“, so Müllerschön. „Diese Antwort ist nutzlos. Die Praxis zeigt, dass viele Arbeitnehmer den Kollegen ebenfalls schlecht machen werden.“

So ist es richtig: „Wurden Sie in der Vergangenheit von einem Kollegen schlecht gemacht? Wenn ja, wie haben Sie reagiert und wie wurde der Konflikt geschlichtet? Nennen Sie bitte Beispiele.“

Bezüglich der fachlichen Kompetenz können sowohl Fragen zur Vergangenheit als auch zur Zukunft gestellt werden.

Generell gilt: Wertschätzung steht über allem. Personalverantwortliche setzen Stressinterviews, in denen Bewerber permanent unter Druck gesetzt werden, nach Ansicht des Psychologen zu schnell und zu oft ein. Doch nur in angstfreier Atmosphäre öffne sich der Bewerber. Leicht provokante Fragen sollten deshalb nur im letzten Teil des Gesprächs gestellt werden.

Interviewlänge

Interviews laufen in der Regel zu kurz ab. Der Durchschnitt liegt in vielen Firmen bei 30 bis 45 Minuten. Besser sind zwei Stunden, meist auf zwei Termine verteilt. So können Chefs überprüfen, ob der Bewerber belastbar ist. Vor allem bei Fachkräften machen Vorstellungsgespräche unter zwei Stunden wenig Sinn.

Unternehmer sollten Bewerbungsgespräche nie alleine führen, da sie sich nicht gleichzeitig auf Fragen und Antworten konzentrieren können. Ideal sind zwei Personen – der eine stellt die Fragen, der andere hört zu. Ab der Hälfte kann dann ein Wechsel erfolgen. Beispielsweise prüft der Firmenchef die fachliche Kompetenz, sein Stellvertreter die „Soft Skills“.

 

Teil 1: Jobanzeige – Welche Angaben rein gehören und welche nicht

Teil 2: Vorauswahl – Was die Mappe über den Bewerber verrät

Teil 3: Vorstellungsgespräch – Die Zukunft meiden

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Teil 4: Checkfragen I – Interviewvorbereitung für Firmenchefs

Die fachliche Kompetenz stützt sich auf Fakten. Sie abzufragen ist für Unternehmer leicht. Doch wie prüft man die soziale Kompetenz eines Bewerbers? impulse.de präsentiert Tipps:

„Es gibt keine richtigen oder falschen Antworten. Sie sind vom Anforderungsprofil abhängig“, sagt Albrecht Müllerschön. Demnach sollten Chefs bereits vor dem Interview definieren, welches Verhalten am Arbeitsplatz erwartet wird. Die Interviewer müssen ein gemeinsames Verständnis von „richtig“ und „falsch“ entwickeln. Oft wird erst nach dem Gespräch diskutiert, welche Aussagen der Bewerber eigentlich machen sollte. Eine vorherige Absprache erleichtert die Auswahl, da viel Klärungsbedarf bei jedem einzelnen Bewerber entfällt.

Beispiele für die Festlegung der Erwartungen:

Anforderungsmerkmal: Soziale Kompetenz

  •  Bestätigt im Gespräch, zeigt Verständnis
  •  Zeigt nonverbale Anteilnahme
  •  Kann positiven Draht aufbauen
  •  Einhalten der sozialen Distanz
  • Spricht in der „Ich“-Form
  •  Vertritt klare Meinung / Standpunkt und begründet seine Antworten
  •  Tritt in den Vordergrund
  •  Zeigt persönlichen Stil
  •  Der Situation angemessene äußere Erscheinung
  •  Klare, einfach verständliche Ausdrucksform
  •  Positive, überzeugende, konstruktive Formulierung
  •  Ordnet sich im Gespräch ein, behält jedoch seine Linie
  •  Verhält sich verbindlich
  •  Strukturiert schwierige Situationen
  •  Lebhaft, natürlich
  •  Bleibt bei Provokationen gelassen
  •  Geht auf sachliche und persönliche Themen je nach Situation ein
  •  Bringt eigene Erlebnisse ein
  •  Reagiert auf Emotionen des Gegenübers

Die Interviewer haben damit einen Leitfaden, der die Entscheidung einfacher macht.

 

Teil 1: Jobanzeige – Welche Angaben rein gehören und welche nicht

Teil 2: Vorauswahl – Was die Mappe über den Bewerber verrät

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Teil 4: Checkfragen I – Interviewvorbereitung für Firmenchefs

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Teil 5: Checkfragen II – So prüfen Sie „Soft Skills“

Checkfragen im Interview:

Belastbarkeit:

  • • Können Sie sich an Ihren letzten Misserfolg erinnern?
  • • Was war das? Wie sind Sie damit fertig geworden?
  • • Wann haben Sie zum letzten Mal daran gedacht?
  • • In welchen Situationen geraten Sie unter Stress? Beschreiben Sie diese.
  • Wie gehen Sie dann vor?

Kundenorientierung:

  • • Was verstehen Sie unter Dienstleistungsbereitschaft?
  • • Was gehört aus Ihrer Sicht alles zur Dienstleistungsbereitschaft? Wo sind die Grenzen?
  • • Wer sind Ihrer Meinung nach unsere Kunden?
  • • Wie schätzen Sie sich selbst ein? Nennen Sie Beispiele.

Sorgfältigkeit und Selbstständigkeit:

  • • Bei welchen Tätigkeiten kam es bei Ihrer jetzigen/bisherigen Stelle auf besonders gründliches Arbeiten an? Wie gut haben Sie diese Aufgaben gelöst?
  • • Wie stellen Sie sicher, dass Sie fehlerfrei arbeiten?
  • • Halten Sie lieber den Abgabetermin ein oder perfektionieren Sie lieber?
  • • Gab es Situationen, in denen Sie sich von Ihrer Führungskraft alleingelassen gefühlt haben? Wie sind Sie damit fertig geworden?

Teamfähigkeit:

  • • Warum ist Ihnen die Zusammenarbeit mit anderen wichtig?
  • • Was tragen Sie persönlich zu einer positiven Zusammenarbeit bei?
  • • Welche Rolle nehmen Sie üblicherweise in Gruppen ein?
  • • Mit welcher Art von Kollegen empfinden Sie den Umgang/ die Zusammenarbeit als schwierig? Wie gehen Sie damit um?

Soziale Kompetenz:

  • • Gibt es Menschen, die Sie bewundern? Warum?
  • • Was ist Ihrer Meinung nach die schwierigste Aufgabe einer Führungskraft oder eines Verkäufers?
  • • Welche Bedeutung kommt Ihrer Meinung nach Gefühlen im Arbeitsalltag zu?
  • • Haben Sie in Ihrem Berufsleben schon Gefühlsausbrüche gehabt? Was ist dann geschehen?

Quelle Checkfragen: Dr. Albrecht Müllerschön

Dr. Albrecht Müllerschön berät und trainiert Führungs- und Fachkräfte, studierte Psychologie und Rechtswissenschaften. Er ist Lehrbeauftragter für Recruiting und Interviewtechniken an der „International Business School ZfU“ (Schweiz) und Autor des Buches „Bewerber professionell auswählen“ (Beltz Verlag). www.muellerschoen-focus.de

 

Teil 1: Jobanzeige – Welche Angaben rein gehören und welche nicht

Teil 2: Vorauswahl – Was die Mappe über den Bewerber verrät

Teil 3: Vorstellungsgespräch – Die Zukunft meiden

Teil 4: Checkfragen I – Interviewvorbereitung für Firmenchefs

Teil 5: Checkfragen II – So prüfen Sie „Soft Skills“

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