Diverses Übereifrige Prüfer bremsen Geschäft

Digital hochgerüstete Beamte versuchen, sich umfassend über Vermögen, Einkünfte und Verträge zu informieren - in der Firma und privat. Nicht alle Unterlagen müssen Betriebe aber herausrücken. impulse zeigt, was Unternehmer beachten sollten.

Der Steuerprüfer fordert schon in der Prüfungsanordnung einen Datenträger (CD, DVD, mobile Festplatte) mit allen Buchhaltungsdaten oder ausgewählten Bereichen an. Und der muss dann spätestens zu Beginn der Prüfung vorliegen.

Daten sortieren

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Für vorbereitete Unternehmer kein Problem. Denn die lokalisieren schon vorher alle Daten, die den Prüfer nichts angehen und die er für die Prüfung nicht braucht. Dazu gehören etwa Auftragsbücher, Aufzeichnungen über Forschung und Entwicklung, Bestellbücher, Finanzplanungen oder private Kontoauszüge und Korrespondenz. Sie speichern diese Daten in separaten Verzeichnissen. Und kopieren nur für die Prüfung unbedingt notwendigen Rest auf den Datenträger.

Daten sichern

Will der Prüfer selbst an den Firmenrechner, sollten Chefs mit ihren IT-Experten und Steuerberatern analysieren, wie sie sensible Firmen- und Privatdaten gut absichern können. Etwa private Korrespondenz und Bankunterlagen. Ebenso sorgen sie dafür, dass die Beamten nicht in Personalakten oder Planrechnungen herumstöbern können. Solche Daten sichert die EDV mit Zugriffsrechten oder Passwörtern – exklusiv für den Chef und für ausgewählte Mitarbeiter. Verlangt der Steuerprüfer hier Einsicht, wird ihm höflich aber bestimmt eine Absage erteilt.

Kontrollen vorwegnehmen

Vorsorglich brennen Firmenchefs alle steuerlich relevanten Daten vom Rechner auf CD oder DVD. Der Steuerberater prüft, ob der Datenträger wirklich nur Informationen enthält, die ein Betriebsprüfer sehen darf. Anschließend nehmen Firmenchefs und Berater die Bücher mit einer speziellen Prüfer-Software („WinIdea“) unter die Lupe, die auch das Finanzamt verwendet. Vorteil: So lassen sich Ungereimtheiten korrigieren, bevor der Jahresabschluss archiviert wird.

Beispiel Kassenbuch: Mit wenigen Mausklicks stellen Firmenchefs und Berater fest, ob der Kassenbestand stets positiv war. Gibt es zwischendurch rote Zahlen im Kassenbuch, besteht die Gefahr, dass ein Prüfer die Buchführungsergebnisse verwirft und den Gewinn schätzt.

Was die Prüfer in der Bilanz interessiert

Im Fokus der Kontrolle stehen oft Verrechnungspreise, also die Preise für Lieferungen und Leistungen zwischen Mutter- und Tochterfirmen. Die Prüfer argwöhnen, dass über die internen Verrechnungspreise Gewinne an steuergünstige Standorte im In- und Ausland verschoben werden. Deshalb durchleuchten sie die unternehmensinternen Kalkulationen. Oft unterstellen sie Manipulationen. Dann werden hohe Steuernachzahlungen fällig.

Vorab-Check: Prüfen, ob das firmeninterne System der Verrechnungspreise vollständig, wirtschaftlich fundiert und damit steuersicher ist. Alle Aufzeichnungen, Verträge und Belege müssen auf dem neuesten Stand sein.

Wann man mit dem Prüfer verhandeln kann

Bei über die Firma abgerechneten Auslandsreisen ergibt sich oft folgendesSzenario: Der Prüfer kappt die Kosten für betriebliche Auslandsreisen, weil der Firmenchef ein paar Tage Urlaub drangehängt hat. Vor allem die Rechnung für den Flug will er nicht akzeptieren. Doch der Unternehmer hat eindeutig die besseren Karten. Bei kombinierten Geschäfts- und Privatreisen sind die Reisekosten aufzuteilen. Das hat der Bundesfinanzhof entschieden (Aktenzeichen GrS 1/06). Beispiel: Ein Flugticket kostet 6000 Euro. Davon setzt der Firmenchef 4000 Euro ab, weil er sich nach vier harten Verhandlungstagen zwei Tage an den Strand gelegt hat.

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