Diverses Vorsicht Piep – Das korrekte Verhalten bei Voice Mail-Boxen

Nur 20 Prozent aller Anrufer erreichen den gewünschten Gesprächspartner persönlich. Der Rest muss sich mit Voice Mail-Nachrichten zufrieden geben. Kein Grund, frustriert den Hörer aufzulegen. Mit folgenden Tipps erhalten Sie garantiert Feedback.

„Hallo, ich bin momentan telefonisch leider nicht zu erreichen. Wenn Sie mir jedoch nach dem Piepton eine kurze Nachricht hinterlassen…“ – laut Untersuchungen erreichen nur 20 Prozent aller Anrufer den gewünschten Gesprächspartner persönlich. Der Rest muss sich mit Voice-Mail-Nachrichten zufrieden geben. Kein Grund, frustriert den Hörer aufzulegen. Denn wer eine vernünftige Nachricht auf dem Voice Mail System hinterlässt, muss meist noch nicht einmal die Wahlwiederholung bemühen, um Feedback zu erhalten:

Sprechen Sie nach dem Piep

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Der Hinweis auf den Piepton erfolgt meist nicht von ungefähr. Beginnen Sie mit dem Aufsprechen Ihrer Nachricht erst nach dem Pfeifton. Sonst laufen Sie Gefahr, dass wichtige Teile Ihrer Nachricht den Empfänger nie erreichen. Atmen Sie vorher kräftig ein, um Ihrer Stimme mehr Tiefe und Kraft zu verleihen.

Buchstabieren Sie Ihren Namen und Adresse

Hinterlassen Sie Ihren Namen nicht nur, sondern buchstabieren Sie ihn zusätzlich. Gleiches gilt für die Anschrift. So können Sie sicher sein, dass der gewünschte Gesprächpartner tatsächlich weiß, wen er zurückrufen soll.

Doppelt gemoppelt

Sprechen Sie Ihre Telefon-Nummer zweimal auf: Einmal am Anfang und einmal am Ende Ihrer Nachricht. Hinterlassen Sie auf jeden Fall eine Nummer, selbst wenn Sie der Meinung sind, dass die angerufene Person Ihre Nummer vorliegen hat. Vielleicht hört der Angerufene seine Voice Mail von unterwegs aus ab, und hat sein Telefonverzeichnis nicht greifbar.

Prioritäten setzen

Beginnen Sie stets mit dem wichtigsten Anliegen. Diesen Teil der Nachricht hört der Angerufene sicher ab. Der Schluss von Voice Mail Nachrichten wird gerne einmal übersprungen.

Werden Sie konkret

Soll die angerufene Person etwas für Sie erledigen, seien Sie so präzise wie möglich bei der Beschreibung des Auftrags. Geben Sie zusätzlich an, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Erwarten Sie einen Rückruf, hinterlassen Sie die genaue Zeitspanne, in der Sie erreichbar sind.

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