E-Rechnung wird Pflicht: Was Unternehmen jetzt zur elektronischen Rechnung wissen müssen

Worum geht es bei der E-Rechnung? Der Bundesrat hat das umstrittene Wachstumschancengesetz der Bundesregierung beschlossen. Damit ist es nun offiziell: Für Firmen im innerdeutschen Geschäftsverkehr gilt ab dem 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht. Für Ausgangsrechnungen gibt es zwar Übergangsfristen, doch der Empfang von E-Rechnungen ist ab dem ersten Tag verpflichtend. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten daher nicht zu lange zögern, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Denn es braucht mehr als nur eine neue Software. Bestehende Prozesse müssen umgestellt werden und das ist oft sehr zeitaufwändig. „Wer bis Mitte 2024 wartet und nichts tut, wird Stress bekommen. IT-Dienstleister und Steuerkanzleien werden dann wohl nicht mehr für jedes Unternehmen Zeit haben“, sagt Guido Badjura, Experte für das papierlose Büro bei der Nürnberger Steuerberatergenossenschaft Datev. Hintergrund des neuen Gesetzes ist die Initiative Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (VAT in the Digital Age – ViDA) der EU-Kommission. Ziel ist es, das Mehrwertsteuersystem in der EU zu modernisieren und Steuerbetrug einzudämmen. Die E-Rechnungspflicht ist der erste Schritt zur Umsetzung der europäischen Vorgaben. Für 2028 ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems für alle umsatzsteuerrelevanten Informationen geplant. Ziel des Meldesystems ist es, Umsatzsteuerbetrug zu verhindern. „Vorsichtige Schätzungen gehen von einer Steuerlücke von 23 Milliarden Euro aus“, sagt Badjura. Was genau ist eine E-Rechnung? Zwar verschicken schon heute viele Firmen digitale Rechnungen. Meist aber im PDF-Format. Das genügt den gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung nicht. Im Gegensatz zu einem PDF stellt eine E-Rechnung die Informationen in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Dadurch kann die Rechnung automatisch und elektronisch weiterverarbeitet werden. Für wen gilt die E-Rechnungsverpflichtung? Die Pflicht soll für alle Rechnungen im B2B-Bereich gelten – also zwischen zwei Unternehmen. „Es gibt keine Ausnahmen“, erklärt Guido Badjura. Damit sind nahezu jede Firma und jeder Selbstständige in Deutschland betroffen. Lediglich für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro wird keine E-Rechnung notwendig sein – dazu gehören beispielsweise Tankquittungen oder Bewirtungsbelege. Seit November 2020 sind E-Rechnungen an alle Bundesbehörden und an viele Landesbehörden und Kommunalverwaltungen bereits verpflichtend. Firmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, kennen die elektronische Rechnung also oft schon. Ab wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung? Die Verpflichtung kommt in vier Stufen: Ab dem 1.1.2025 müssen ausnahmslos alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Wer als Rechnungsempfänger bis dahin nicht über eine entsprechende Software verfügt, könnte ernsthafte Probleme bekommen, da Rechnungen möglicherweise nicht mehr geöffnet werden können. Als Rechnungsaussteller können Firmen bis Dezember 2026 noch selbst entscheiden, wie sie ihre Rechnungen an Geschäftskunden verschicken. Ab dem 1.1.2027 wird die E-Rechnung für alle inländischen Rechnungen im B2B-Bereich Pflicht. Für kleine Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro gibt es allerdings noch eine Ausnahme. Ab dem 1.1.2028 gilt dann die E-Rechnungspflicht für alle – egal wie groß oder klein eine Firma ist. Weitere Pläne sehen vor, dass ebenfalls 2028 ein einheitliches Meldesystem für alle umsatzsteuerrelevanten Informationen starten soll, das bisher allerdings nicht Teil des Gesetzesentwurfs ist. Was muss ich tun, um E-Rechnungen nutzen zu können? Um E-Rechnungen empfangen und versenden zu können, braucht man einen Kommunikationskanal - am besten ein E-Mail-Postfach. „Das haben wahrscheinlich alle Firmen“, sagt Badjura. Aber auch andere Übertragungswege sind möglich, beispielsweise ein Web-Download. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten ihre Geschäftskontakte darüber informieren, dass sie künftig E-Rechnungen nutzen wollen. Neben allgemeinen Fragen, wie und ob sie E-Rechnungen erhalten möchten, sollten auch die Basisinformationen zum Rechnungsaustausch nicht vergessen werden. Beispielsweise eine E-Mail-Adresse, wenn Rechnungen bisher nur per Post versandt wurden. „Zusätzlich müssen Firmen prüfen, ob sie die passende Software haben, um E-Rechnungen schreiben, verarbeiten und digital archivieren zu können.“ Professionelle Rechnungsprogramme automatisieren den Prozess der Rechnungserstellung und -versendung. Außerdem gewährleisten sie die digitale Archivierung laut Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung). Viele Programme bieten zudem auch ein automatisiertes Mahnwesen an. [mehr-zum-thema] Worauf sollte ich bei der Einführung von E-Rechnungen noch achten? Wer eine Steuerkanzlei beauftragt, sollte darauf achten, dass die Software über eine Schnittstelle zum Steuerbüro verfügt, damit alle Unterlagen komfortabel übermittelt werden können. „Da läuft aktuell noch ganz viel in Papierform“, sagt der Experte Badjura. Das Steuerbüro kann auch bei der Digitalisierung des Rechnungswesens helfen. Weil dort die Ressourcen meist knapp sind, appelliert Badjura: Unternehmerinnen und Unternehmer sollten sich so früh wie möglich kümmern. In welchem Format können E-Rechnungen verschickt werden? In der Norm 16931 hat die europäische Union festgelegt, welche Formate als E-Rechnung genutzt werden dürfen. Grundsätzlich lässt sich zwischen drei Formattypen unterscheiden: 1. Unstrukturierte Datenformate, z.B. jpg, PDF Rechnungen, die nicht maschinell lesbar sind, wie das PDF oder andere Bilddateien sind ein Auslaufmodell im B2B-Bereich. Sie entsprechen nicht der europäischen Vorgabe und es wird sie in Zukunft nicht mehr geben. 2. Strukturierte Datenformate, z.B. XRechnung, EDI Diese Dateitypen können automatisiert weiterverarbeitet werden – ganz ohne manuelle Eingabe, Lesegerät oder Scanner. Das EDI-Verfahren entspricht zwar nicht der EU-Norm, kann unter Umständen aber auch über 2028 hinaus weiter genutzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass ab dem 1.1.2028 aus der EDI-Rechnung ein normkonformer Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz (UStG) korrekt und vollständig extrahiert werden kann. Die XRechnung entspricht den Vorgaben und kann von Firmen in Zukunft genutzt werden. 3. Hybride Datenformate: z.B. ZUGFeRD Das Dateiformat ZUGFeRD ist eine Mischform aus maschinenlesbarem Datensatz (wie etwa bei der XRechnung) und einem PDF. „Es verbindet das Beste aus zwei Welten“, sagt Experte Badjura. Das heißt, es erfüllt in der aktuellen Version die europäischen Vorgaben und ist trotzdem für den Menschen vor dem PC lesbar. „Es wäre aus meiner Sicht das favorisierte Format für die meisten Betriebe“, sagt der Experte. Unternehmerinnen und Unternehmer, die das Rechnungsformat ZUGFeRD nutzen, brauchen damit keine Sorge haben, dass ihre Kunden die neuen Rechnungsformate nicht lesen können. Letztendlich sollte die Wahl des Dateiformats jedoch immer in Abstimmung mit den Kunden und Geschäftspartnern erfolgen, um sicherzustellen, dass die Rechnungen reibungslos akzeptiert und verarbeitet werden können. Welche Vorteile hat die E-Rechnung? Datev-Experte Guido Badjura empfiehlt die Umstellung auf die E-Rechnung nicht nur als Pflichtprogramm zu begreifen, sondern auch den Mehrwert eines digitalen Rechnungswesens zu sehen. „Ein digitalisierter Prozess ist kostengünstiger, umweltfreundlicher und weniger fehleranfällig“, sagt er. Vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels sei es außerdem sinnvoll, relativ simple administrative Aufgaben zu automatisieren. Arbeitskräfte in der Buchhaltung können so effizienter eingesetzt werden und sich eher auf wertschöpfende Aufgaben fokussieren. Ein weiterer Vorteil: Eine elektronische Rechnung ist viel schneller erstellt und verschickt als eine postalische Rechnung. „Das sorgt langfristig für mehr Liquidität, da der Kunde schneller zahlen kann“, erklärt der Experte. Die automatisierte Überwachung und das Mahnwesen von E-Rechnungen können außerdem dazu beitragen, den Verwaltungsaufwand und die Kosten im Zusammenhang mit ausstehenden Zahlungen zu reduzieren.