Strategien für den Mittelstand: Sparen beim Einkauf

Von: Eli Hamacher

Zoom Vor allem Mittelständler gelingt es oft nicht, den Einkauf effizient aufzustellen

Nirgendwo lässt sich einfacher sparen als im Einkauf. Wer die Sache strategisch angeht, kann die Kosten bis zu 20 Prozent senken. Doch die wenigsten Mittelständler nutzen diese Chance.

Damit hatte Thomas Schmuck nicht gerechnet. Noch nie waren die Kosten der Software AG von externen Beratern analysiert worden. "Zunächst war ich skeptisch, ob sich solch ein Projekt überhaupt rechnet", sagt der Chefeinkäufer des Softwarespezialisten. Erst als die Berater zusicherten, nicht nur die Analyse zu liefern, sondern auch die Umsetzung zu begleiten, ließ er sich überzeugen. 18 Monate später stand fest: Das Soll wurde in der vorgegebenen Zeit sogar übererfüllt. Um 15 Prozent sollte das Einkaufsvolumen von 100 Mio. Euro reduziert werden. Am Ende waren es mehr als 17 Prozent.

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Die Einkaufsabteilung der Software AG wurde dafür massiv umstrukturiert. Früher bestimmten die Länderorganisationen über die Beschaffung. Heute macht das die Zentrale. "In vielen Ländern wurde das Gleiche eingekauft und das zu unterschiedlichen Preisen", sagt Schmuck. Die Software AG bündelt nun die Volumina. Die Folge: Die Zahl der Lieferanten hat sich deutlich verringert, allein bei IT-Produkten um ein Drittel. Dank größerer Bestellmengen können die Einkäufer günstigere Preise verhandeln. Die Liste der Subunternehmer, die bei Engpässen kurzfristig einspringen, verkürzte sich von 200 auf 20.

Gleichzeitig wurde ein neues Kennzahlensystem eingeführt, das Missstände leichter aufdecken soll - etwa durch die Analyse der Marketingausgaben im Verhältnis zum Umsatz. "Auf der Streichliste standen dann auch viele lieb gewonnene Gewohnheiten", sagt Schmuck. So wurden einige Kundenveranstaltungen ganz abgeschafft oder abgespeckt.

Dem Einkauf hat die Finanzkrise vielerorts gute Dienste erwiesen. "Die Beschaffungsaufträge werden heute viel kritischer geprüft als in der Vergangenheit", heißt es in einer Studie der Münchner Einkaufsberatung Araia Consulting. Die Krise hat dazu beigetragen, die Mitarbeiter im Unternehmen für das Thema Einkaufskosten zu sensibilisieren, sagt Marc Staudenmayer, Geschäftsführer von Araia Consulting.

Dass der Einkauf ein enormer Kostentreiber sein kann, belegen die Zahlen aus der Studie: Demnach lasse sich allein durch ein vereinfachtes Design die Kosten in der Beschaffung um zehn Prozent senken. Varianten von Zulieferprodukten zu verringern, bringe eine Ersparnis von mehr als sieben Prozent.

"Der Einkauf ist der wertvollste Kostenhebel, weil auf keine andere Art Einsparungen schneller realisiert werden können", sagt auch Gerd Kerkhoff, Geschäftsführer von Kerkhoff Consulting. Ist der Einkauf jedoch effizient strukturiert, könnten produzierende Unternehmen zwischen acht und zwölf Prozent sparen, bei Dienstleistern seien sogar bis zu 20 Prozent drin.

Doch vor allem Mittelständler gelingt es oft nicht, den Einkauf effizient aufzustellen. "Je kleiner das Unternehmen, desto schlechter der Einkauf", sagt Thorsten Makowski, Geschäftsführer der Berliner Einkaufsberatung Valueneer. Häufig würden zum Beispiel gar keine oder nur selten Ausschreibungen durchgeführt und damit einer der wichtigsten Hebel zur Kostensenkung nicht genutzt.

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