So planen Sie Ihren Messeauftritt
Endlich kommt die große Chance: Die Firma und ihre Produkte sollen vor vielen potenziellen Kunden präsentiert werden. Da können junge Unternehmer vor Aufregung schon das eine oder andere Detail vergessen. Ein Leitfaden für die Planung, Umsetzung und Nachbereitung von Messeteilnahmen hilft.
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Das Team: Legen Sie im ersten Schritt fest, welche Personen an der Planung des Messeauftritts beteiligt sind. Neben den Verantwortlichen für Marketing und Vertrieb sollte eventuell auch jeweils ein Vertreter der Bereiche Produktentwicklung und Controlling teilnehmen. Vereinbaren Sie regelmäßige Treffen und legen Sie die Aufgaben und Kompetenzen der einzelnen Personen fest.
Die Messen: Eine Jahresplanung gibt einen Überblick über die wichtigsten Branchenausstellungen. Sie sollte sowohl regionale als auch bundesweite Veranstaltungen umfassen - überlegen Sie zudem, ob nicht auch ein Auftritt im benachbarten Ausland möglich sein könnte.
Prüfen Sie genau, an welchen Messen die Firma tatsächlich teilnehmen sollte und welche Ziele daran geknüpft werden. Beachten Sie dabei die personellen und finanziellen Ressourcen des Unternehmens.
Erstellen Sie einen Zeitplan mit den jeweiligen Anmeldefristen und den Services, die Sie benötigen (zum Beispiel: Telefon- und Internet-Anschluss, Elektro- und Wasserinstallation, Eintragung in den Messekatalog, Austeller- und Aufbauausweise, Parkberechtigungen, Gratis-Eintrittskarten für Mitarbeiter und Stammkunden beziehungsweise -lieferanten).
Der Stand: Die meisten Veranstalter erlassen Vorschriften, wie groß und aus welchen Materialien ein Messestand gebaut werden darf. Fordern Sie diese für die größten Ausstellungen an und planen Sie, wie Ihr Stand aussehen könnte.
Neben der Präsentationsfläche sollten Sie auch Platz für eine kleine Küche, für ein ausreichend großes Materiallager und für einen Raum, in dem vertrauliche Gespräche geführt werden können, einplanen. Legen Sie zudem fest, welche Produkte sie bei bestimmten Messen mitnehmen wollen und ob es sinnvoll ist zum Beispiel Fotos oder Filme zu zeigen.
Kalkulieren Sie die anfallenden Kosten für den Standbau, die Ausstattung (Wände, Teppich, Möbel), die Präsentation (Plakate, Flyer, Info- und Imagebroschüren, Aufsteller und so weiter) und das Catering für Besucher und Mitarbeiter.
Die Zuarbeiter: Wenn Sie weder die Zeit noch das Know-how haben, alles selbst zu machen, sollten Sie sich frühzeitig nach Fachleuten umschauen: Schreiner, Elektriker, Installateure, Caterer oder Dekorateure. Holen Sie jeweils mehrere Angebote ein.
© 2012 impulse
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