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von: Susanne Widrat

• Alle Daten, die im Unternehmen selbst erzeugt werden, müssen gesichert werden. Unabhängig davon, ob es sich um Geschäftsbriefe, Präsentationen, Mails, Buchhaltungs- oder Produktinformationen handelt. Diese Daten am besten in möglichst wenigen Ordnern auf dem Firmen-Server organisieren - und diese Ordner komplett ein zweites Mal sichern. Definieren Sie die Zugriffsrechte für diese wichtigen Dokumente.
• Das Unternehmen sollte einen Verantwortlichen für die Datensicherung festlegen. Er ist für die Sicherung aller Dateien zu einem vorgeschriebenen Zeitpunkt - beispielsweise täglich oder einmal in der Woche - zuständig.
• Manuelle Sicherungsprozesse sind anfällig für Fehler. Automatische Routinen können mit Hilfe einer professionellen Backup-Software angestoßen werden. Diese Programme gibt es auch als kostenlose Freeware. Kleineren Betrieben genügen auch die Backup-Angebote des Betriebssystems.
• Grundsätzlich eignen sich alle Datenträger zur Speicherung - allerdings sind sie nur begrenzt haltbar. Der Verantwortliche für die Sicherung sollte deshalb auf die Haltbarkeit achten und zum Beispiel eine DVD möglichst nur für einen Vorgang verwenden.
• Das verwendete Speichermedium sollte von der Firmen-IT komplett abgekoppelt sein. Eine Sicherung auf derselben Festplatte oder das doppelte Speichern auf dem Server genügt nicht.
• Wenn dies zu viel Aufwand ist: Inzwischen bieten viele Online-Dienstleister die Datensicherung über das Internet an.
• Vertrauliche Daten oder Informationen, die etwa für die Betriebsprüfung relevant sind, sollten verschlossen aufbewahrt werden, beispielsweise in einem Safe.
• Heben Sie die Sicherungsprotokolle auf. So ist leicht erkennbar, wann welche Informationen gespeichert wurden und welche Software hierbei verwendet wurde.
• Prüfen Sie regelmäßig, ob sich die gespeicherten Daten mit den aktuell verwendeten Programmen noch aufrufen lassen.
• Werden für die Firma ein neues Betriebssystem oder ein neues Programm angeschafft, muss die Datensicherung entsprechend angepasst werden.

Weitere Informationen zum Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr und zum Thema Datensicherung beziehungsweise Datensicherheit finden Sie im Internet.

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