von: Susanne Widrat

Ob wichtige Auftragskalkulationen oder die Vorbereitung auf das entscheidende Bankgespräch. Viele Gründer verschieben wichtige Aufgaben in die Abendstunden - wenn alle anderen aus dem Haus sind und Ruhe eingekehrt ist. Auf die Dauer zehrt diese Ausweichtaktik jedoch an der Substanz, Burnout ist die Folge.

Mit diesen Tipps bekommen Sie den Informationsfluss in Ihrer Firma besser unter Kontrolle:

Regel Nr. 1: Keine Besprechung sollte ohne vorherige Terminabsprache stattfinden. Dabei gilt: Auch Gespräche unter vier Augen gelten als Besprechungen. Wenn mehr als drei Kollegen teilnehmen, sollen Sie zuvor eine Tagesordnung festlegen und an alle verteilen. Damit ist sichergestellt, dass sich alle optimal vorbereitet haben.

Regel Nr. 2: Legen Sie für die gesamte Firma oder für jede Abteilung regelmäßig stattfindende Meetings fest, in denen alle organisatorischen Probleme besprochen werden können. Oft genügt es schon, wenn man sich einmal pro Woche oder sogar alle 14 Tage trifft.

Regel Nr. 3: Beantworten Sie wichtige Anfragen von Geschäftspartnern und Mitarbeitern per E-Mail noch am selben Tag. Wer Nachrichten in seiner Mailbox anhäuft, schiebt die lästige Aufgabe immer wieder vor sich her - bis tatsächlich kein Durchkommen mehr ist. Das gleiche gilt für den täglichen Poststapel auf dem Schreibtisch. Reservieren Sie eine bestimmte Zeit, um Rückrufe, Mails und die Post zu erledigen. So reicht es zum Beispiel aus, wenn Sie drei Mal täglich Ihren E-Mail-Account öffnen.

Regel Nr. 4: Sagen Sie klar und deutlich, wenn es gerade nicht passt. Nutzen Sie aktiv Symbole wie die offene beziehungsweise geschlossene Tür, um spontane Kurzgespräche zuzulassen oder zu verhindern.

Regel Nr. 5: Stehen Sie auf, wenn jemand unangemeldet in Ihr Büro kommt, und setzen Sie sich erst, wenn der Besucher gegangen ist. So wird schnell deutlich, dass Sie die Person gerade nicht zu einem längeren Plausch einladen können beziehungsweise wollen - und das Gespräch verläuft entsprechend kurz.

Regel Nr. 6: Eine Aktenmappe auf dem Besucherstuhl verhindert, dass sich jemand häuslich bei Ihnen einrichtet.

Regeln Nr. 7: Wählen Sie die eine Gesprächseröffnung, die signalisiert, wie eng Ihr Terminkalender ist. Fragen Sie zum Beispiel statt "Wie geht es Ihnen?" besser: "Was kann ich für Sie tun?"

Regeln Nr. 8: Sehr deutlich wird der Engpass auch, wenn Sie zu Gesprächsbeginn gleich eine Frist festlegen: "Wir haben zehn Minuten Zeit, also worum geht es?"

Regel Nr. 9: Bleiben Sie im Zimmer eines Mitarbeiters, der gerne zu ausschweifenden Vorträgen ansetzt, an der Tür stehen. So signalisieren Sie Zeitdruck.

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