Gründer-Ratgeber Betriebsprüfung: Darauf sollten Gründer achten

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Wenn das Finanzamt die Buchhaltung unter die Lupe nimmt, kommen viele Gründer ins Schwitzen. Mit unseren Tipps sind Sie auf die Betriebsprüfung vorbereitet.

Wenn das Finanzamt die Buchhaltung unter die Lupe nimmt, kommen viele Gründer ins Schwitzen. Mit unseren Tipps sind Sie auf die Betriebsprüfung vorbereitet.© Resi Bönig

Eine Betriebsprüfung durchs Finanzamt kann schon Start-ups drohen. Wie Gründer ihre Buchhaltung von Anfang an im Griff haben – und Steuerfallen vermeiden.

Die ersten zwei Jahre waren hart für das Münchner Start-up. Die selbst entwickelte Software, über die Schüler und Lehrer Unterrichtsmaterial und Hausaufgaben austauschen können, verkaufte sich schleppend. Im dritten Jahr dann war die Durststrecke endlich vorbei: 50.000 Euro Gewinn verbuchte das Unternehmen und investierte das Geld zum großen Teil gleich in ein neues Büro.

Doch die Gründer vergaßen eine Kleinigkeit: Dem Finanzamt hatten sie bis dahin nur mitgeteilt, dass sie noch nichts verdienten. Ergo zahlten sie zwar Lohnsteuer, leisteten aber keine Vorauszahlung für die Einkommens-, Gewerbe-, Körperschafts- oder Umsatzsteuer.

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Ein Jahr nach dem ersten Gewinn kam dann unerfreuliche Post: Ein Finanzbeamter kündigte an, das Unternehmen zu prüfen. Ergebnis: Mit einem Mal waren Steuern für drei Jahre fällig. Eine Nachzahlung für das Jahr, in dem die Gründer zum ersten Mal Gewinn erwirt­schaftet hatten, ein Vorschuss für das laufende und die Vorauszahlung für das folgende Jahr. Insgesamt rund 30.000 Euro, zahlbar in sechs Wochen. Hätte sich der Fiskus nach langen Verhandlungen nicht auf eine Ratenzahlung eingelassen – das Start-up wäre heute pleite.

Andere Gründer haben weniger Glück, sagt der Tübinger Steuerberater Hans-Joachim Maluck: Er kennt viele Fälle, in denen Jungunternehmer wegen einer Steuernachforderung aufgeben mussten. impulse erklärt, wie Gründer diese und andere Steuerfallen vermeiden.

1. Steuern ansparen

Den ersten Kontakt mit dem Finanzamt haben Gründer zwei bis drei Wochen nach ihrer Anmeldung beim Gewerbeamt. Dann meldet sich der Fiskus automatisch mit einem achtseitigen Formular, in dem alle steuerrelevanten Unternehmensdaten abgefragt werden.

Am Jahresende haben Unternehmer dann je nach Rechtsform unterschiedliche Mitteilungspflichten: Bei einer GbR reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, sofern der Gewinn unter 25 000 Euro liegt. GmbH-Geschäftsführer müssen grundsätzlich eine Bilanz erstellen. Das Finanzamt teilt in der Regel rechtzeitig mit, wann es die Unterlagen haben möchte.

Um auf die Zahlung vorbereitet zu sein, rät der Berliner Rechtsanwalt Christopher Hahn, rund 30 Prozent des Gewinns als Polster für eventuelle Steuernachzahlungen beiseitezulegen. Auch wenn das Geld knapp ist: Lieber sollten Gründer sich Geld bei der Bank leihen, um zum Beispiel neue Computer zu kaufen. Dafür gibt es seriöse Kredite, für Steuernachzahlungen nicht.

Berechnet ein Unternehmer seinen Kunden Umsatzsteuer, muss er auch diese ans Finanzamt abführen. Sinnvoll ist, das Geld ebenfalls früh zur Seite zu legen.

2. Rechnungen ausfüllen

Grundsätzlich gilt: Auf jede Rechnung gehören der vollständige Name und die Anschrift des Kunden sowie des ausführenden Unternehmens. Zusätzlich müssen die Steuer- und Umsatzsteueriden­tifikationsnummer des Unternehmens auf die Rechnung sowie die Angabe, ob 7 oder 19 Prozent Mehrwertsteuer erhoben werden, das Rechnungsdatum und der Zeitpunkt der Lieferung.

Wichtig ist, die Rechnungen lückenlos und fortlaufend zu nummerieren. Wer eine Nummer überspringt, riskiert, dass der Fiskus hinterher die Umsätze aus vermeintlich fehlenden Rechnungen schätzt.

Entscheidend ist auch, dass Unternehmer ihre Leistung detailliert beschreiben: Es reicht nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs nicht, allgemeine Angaben wie „technische Beratung und technische Kontrolle“ (AZ V R 59/07) zu machen. Stattdessen muss die Rechnung genaue Angaben darüber enthalten, in welchem Zeitraum der Betrieb welche konkrete Leistung erbracht hat.

3. Bürokratie bedenken

Die meisten Start-ups möchten so schnell wie möglich zur Kapitalgesellschaft (GmbH, AG) werden, sagt Sascha Schubert vom Bundesverband Deutsche Start-ups: „Das hat den Vorteil, dass die Gründer nicht mehr mit ihrem Privatvermögen haften.“ Viele vergessen dabei aber die steuerlichen Auswirkungen: Wer sich für eine Kapitalgesellschaft wie die GmbH entscheidet, hat einen deutlich höheren bürokratischen Aufwand bei der Buchführung und der Bilanzierung.

Eine GmbH muss ihre Jahresabschlüsse für jedermann einsehbar veröffentlichen und vom ersten verdienten Cent an Gewerbesteuer abführen. Bei Personengesellschaften ist das erst ab einem Umsatz von 24.500 Euro pro Jahr Pflicht. Gerade zu Beginn tut es deshalb vielleicht auch die unbürokratischere GbR, eine Personengesellschaft.

4. Verträge abschließen

Wer Familienmitglieder beschäftigt, sollte sich immer die Mühe machen, Verträge abzuschließen wie mit anderen Mitarbeitern auch, rät Rechtsanwalt und Gründer-Experte Hahn: „Zum einen dienen Verträge untereinander der genauen Dokumentation, und zum anderen sollte man steuerlich nichts verschenken.“ Ohne Verträge könnte das Finanzamt davon ausgehen, dass einfach nur Geld überwiesen wird, ohne dass eine Gegen­leistung dafür erbracht wird.

Die Folge: Der Gründer dürfte den Lohn nicht als Betriebsausgabe vom steuerpflichtigen Gewinn abziehen – und das kann teuer werden. Bei einer Steuerprüfung könnte der Fiskus für Jahre Steuern nachfordern. Wer das Geld dann nicht auf dem Konto hat, steckt in der Klemme.

5. Fristen einhalten

Was banal klingt, kann teure Folgen haben: Viele Jungunternehmer verpassen Fristen, an denen die Steuervorauszahlungen fällig sind – und müssen dann Mahngebühren zahlen. Deren Höhe ist Ermessenssache des Finanzamts. Je mehr Steuern fällig werden, desto höhere Gebühren verlangt die Behörde bei Verspätungen. Schnell kommen so einige tausend Euro zusammen.

Das betrifft etwa die Einkommenssteuer-Vorauszahlung, die immer am Zehnten des letzten Monats im Quartal fällig ist: Also am 10. März, dann im Juni, September und Dezember. Bei der Gewerbesteuer ist das anders: Die erwartet der Fiskus immer zum 15. Februar und dann wieder im Mai, August und November.

Wichtig für Kapitalgesellschaften ist auch die Körperschaftssteuer: Diese Vorauszahlungen werden gleichzeitig mit den Einkommenssteuer-Vorauszahlungen fällig.

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