Auf den ersten Blick scheint es gar nicht so schlimm zu sein, wenn die eine oder andere Rechnung vom Kunden nicht oder zu spät gezahlt wird. Doch Vorsicht: Schnell summieren sich die Außenstände zu einer existenzbedrohenden Gefahr, wie ein Rechenbeispiel der Wirtschaftsauskunftei D&B Deutschland zeigt:

Wenn die Firma jährlich Forderungsausfälle von weniger als 0,5 Prozent vom Umsatz hinnimmt, muss sie 25 Prozent mehr Umsatz erzielen, um diesen Verlust zu kompensieren.

Die folgenden zehn Punkte helfen, ein effizientes Forderungsmanagement aufzustellen.

• Beginnen Sie bereits vor dem Vertragsabschluss mit den Vorsichtsmaßnahmen: So lange Sie die Zahlungsgewohnheiten des Kunden noch nicht kennen, sollten Sie ausschließlich gegen Vorkasse liefern beziehungsweise leisten.
• Ist dies nicht möglich, weil zum Beispiel in der Branche Ratenzahlungen üblich sind, muss unbedingt eine Bonitätsauskunft eingeholt werden. Etwa über die Auskunfteien (Creditreform, D&B oder Bürgel), die Schufa, das Handelsregister, das Schuldnerverzeichnis beim Amtsgericht oder die Kreditversicherung (etwa Hermes). Um Ihre Ansprüche zu sichern, sollten Sie auch Stammkunden regelmäßig unter die Lupe nehmen.
• Grundsätzlich sollten Sie vor dem Vertragsabschluss auch prüfen, ob die angegebene Adresse vollständig und richtig ist – das erspart beim späteren Forderungseinzug viel Arbeit und Ärger. Außerdem ist zu klären, ob der Vertragspartner auch tatsächlich berechtigt ist, Bestellungen aufzugeben.
• Bei größeren Rechnungssummen ist es üblich, sich einen Eigentumsvorbehalt zu sichern. Oder auf eine Sicherungsübereignung zu bestehen.

Setzen Sie Limits! Sortieren Sie ihren Kundenstamm nach Wichtigkeit: Je höher der erzielte Jahresumsatz, desto mehr sollten Sie auf Warnsignale achten. Allzu oft müssen Firmen nämlich Insolvenz anmelden, weil die Kunden nicht oder zu spät zahlen. Typische Anzeigen für Liquiditätsprobleme können sein: unangekündigte Wechsel der Bankverbindung, plötzliche Schwankungen beim Auftragsvolumen, das Ausreizen von Zahlungszielen.

Wenn die Arbeiten abgeschlossen sind und der Kunde zufrieden ist, schreiben Sie möglichst zeitnah die Rechnung. Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind und Anschrift sowie Ansprechpartner stimmen. Nennen Sie ein konkretes Datum, bis zu dem Sie mit dem Zahlungseingang rechnen.

Überschreitet der Kunde diese Frist ohne einen Grund anzugeben, sollten Sie so schnell wie möglich schriftlich mahnen. Gewähren Sie maximal zwei bis drei Wochen als neues Zahlungsziel – und weisen Sie darauf hin, dass Sie bei weiterer Verzögerung einen Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro einschalten beziehungsweise vor Gericht gehen. Diese Drohung wirkt bei den meisten säumigen Kunden Wunder.

Bei besonders guten Kunden können Sie auch noch eine zweite Mahnung schicken oder telefonisch nach dem Verzögerungsgrund fragen. Ansonsten gilt die Devise: Werfen Sie schlechtem Geld nicht noch gutes hinterher.

Bleibt der Kunde hartnäckig, sollten Sie einem Profi das weitere Prozedere überlassen. Ein Inkassobüro in Ihrer Nähe, das sich auch in der Branche auskennt, finden Sie beispielsweise beim Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. .

Sie können die Forderung auch an das Gericht abgeben. Dort erhalten Sie einen gerichtlichen Mahnbescheid, gegen den der Säumige zwei Wochen Widerspruch einlegen kann. Erfolgt dieser nicht, kann der Mahnbescheid in einen Vollstreckungsbescheid umgewandelt werden. Bei einem Widerspruch wird eine Klage erhoben.