Messeauftritt planen Top vorbereitet für Messen – in 13 Schritten

Der Messeauftritt sollte gut vorbereitet werden. Nicht selten dauert es ein halbes Jahr, bis man wirklich am Eingang der Messehallen steht.

Der Messeauftritt sollte gut vorbereitet werden. Nicht selten dauert es ein halbes Jahr, bis man wirklich am Eingang der Messehallen steht.© CL. / photocase.de

Ein Messeauftritt kostet viel Geld. Damit er sich lohnt, sollten Sie ihn gut planen. Unsere Checkliste hilft bei der Vorbereitung - für eine stressfreie, erfolgreiche Messe.

Vor einer mehrtägigen Messe gibt es viel zu organisieren. Die Reise und Unterkunft der Mitarbeiter, den Bau des Messestands, Transport von Exponaten, Broschüren und Werbegeschenken, Hostessen und Catering buchen – die Liste der Aufgaben ist lang und kann schnell überfordern.

Die Lösung: „Man muss die Messe nur als langfristigen Prozess sehen, nicht nur die drei Messetage“, sagt der Messecoach Rüdiger Kreuzer. Dieser Prozess bestehe aus Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung und kann ein gutes Jahr in Anspruch nehmen. Aber der Aufwand lohnt sich. Schließlich gelten Messen als einer der besten Wege, um Neukunden zu gewinnen und Bestandskunden zu pflegen.

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Vor allem die Vorbereitung einer Messe werde oft unterschätzt, warnt Kreuzer: „Es ist naiv zu glauben, wenn man mit Fähnchen am Messestand winkt, kommen schon die richtigen Kunden.“ Trotzdem seien nur 10 Prozent der Betriebe wirklich auf die Messe vorbereitet. „Alle anderen machen einen Blindflug.“

Sie wollen besser gewappnet sein? Diese Checkliste zeigt in 13 Schritten, woran Sie bei der Vorbereitung auf eine Messe denken sollten.

1. Messe auswählen

Eine Jahresplanung gibt einen Überblick über die wichtigsten Branchenausstellungen. Sie sollte sowohl regionale als auch bundesweite Veranstaltungen umfassen – überlegen Sie zudem, ob nicht auch ein Auftritt im benachbarten Ausland möglich sein könnte. Prüfen Sie genau, an welchen Messen die Firma tatsächlich teilnehmen sollte und beachten Sie dabei die personellen und finanziellen Ressourcen des Unternehmens.

2. Klare Ziele definieren

Möchte man neue Kunden gewinnen, das Image des Unternehmens pflegen oder ein neues Produkt präsentieren? „Von der Wahl des Messeziels hängt die gesamte Planung und Strategie ab“, sagt Rüdiger Kreuzer – von der Standflächenwahl über das Messestanddesign oder die Besuchereinladung bis hin zur Auswahl und Qualifizierung des Messeteams. Deshalb sollten die Ziele schon drei bis vier Monate vor der Messe feststehen.

Ein weiterer Vorteil konkreter Ziele: Mit ihnen wird der Erfolg einer Messe messbar. Wie viele Neukunden hat jeder Vertriebler eingeladen, wie viele Artikel sind in der Presse erschienen, wie viele Newsletter wurden verschickt, welche Aufträge haben sich nach der Messe ergeben? Wer nach der Messe die Zahlen mit den Zielen abgleicht, sieht, was er beim nächsten Mal besser machen sollte.

3. Zeitplan erstellen

Erstellen Sie einen Zeitplan mit den jeweiligen Anmeldefristen und den Services, die Sie für Ihren Messeauftritt benötigen – zum Beispiel: Telefon- und Internet-Anschluss, Elektro- und Wasserinstallation, Eintragung in den Messekatalog, Aussteller- und Aufbauausweise, Parkberechtigungen, Gratis-Eintrittskarten für Mitarbeiter und Stammkunden beziehungsweise -lieferanten.

4. Team für den Messeauftritt festlegen

Legen Sie fest, welche Personen an der Planung des Messeauftritts beteiligt sind. Neben den Verantwortlichen für Marketing und Vertrieb sollte eventuell auch Vertreter der Bereiche Produktentwicklung und Controlling teilnehmen. Vereinbaren Sie regelmäßige Treffen und legen Sie die Aufgaben und Kompetenzen der einzelnen Personen fest.

5. Zielgruppe auswählen

Soll ein neues Produkt vorgestellt werden, muss sich das Unternehmen vor der Messe folgende Fragen stellen: Wen wird das interessieren? Welche Neukunden und Bestandskunden brauche ich am Stand? Das können laut Kreuzer Anwender, Geschäftsführer oder Einkäufer sein. Bei der Auswahl der Zielgruppe sollte man zudem auf ein gutes Verhältnis von Bestands- und Neukunden achten, rät Rüdiger Kreuzer. Denn: „Zu viele Bestandskunden blockieren den Messebetrieb.“ Natürlich sollen auch sie sich bestätigt fühlen und denken: „Gottseidank kaufe ich bei dieser Firma“. Noch wichtiger sei es aber, Neukunden zu gewinnen, die denken: „Der ist ja besser als seine Konkurrenz, bei der ich bisher einkaufe“.

6. Nutzen für den Besucher definieren

Welchen Nutzen hat der Besucher, wenn er zu Ihnen an den Messestand kommt? Viele Unternehmen würden auf diese Frage mit „Kugelschreiber“ antworten, erzählt Kreuzer. Besser seien jedoch fachliche Vorteile – etwa: „Wir stellen ein neues Produkt vor. Sie können am Stand mit unseren Ingenieuren sprechen und passende Lösungen für Ihre Wünsche entwickeln.“ Diesen Nutzen für die Besucher sollten Sie bereits vor der Messe klar definieren.

7. Einladungen verschicken

Das Einladungsmarketing sollte auf jeden Fall zielgruppenspezifisch sein. Zum Beispiel könnte jeder Vertriebler 20 potenzielle Neukunden identifizieren und sie gezielt telefonisch akquirieren, schlägt Kreuzer vor. „Wenn dann drei kommen, wird der Messeauftritt ein Knaller.“ Bei einer Zusage sollten auf jeden Fall Termine ausgemacht werden. Kreuzer: „Entscheider haben auf Messen heutzutage nur noch feste Termine. Wenn Sie keinen mit ihm haben, wird auch trotz der tollsten Aktionen an Ihrem Stand nicht vorbeikommen.“ Wichtig: In den Einladungen unbedingt den definierten Nutzen kommunizieren!

8. Messeauftritt kommunizieren

Im Vorfeld einer Ausstellung sollten Sie Ihre Teilnahme groß bekanntgeben: im Internet, in der E-Mail-Signatur und Ihrem Newsletter. Schalten Sie Anzeigen in den wichtigsten Medien oder locken Sie mit Verlosungen zusätzliche Besucher an Ihren Stand. Sorgen Sie für genügend Prospekte, Preislisten und Visitenkarten. Und auch Werbeartikel dürfen nicht fehlen. Erstellen Sie zudem Formulare, auf denen jedes Gespräch während der Messe detailliert festgehalten wird.

9. Messestand planen

Die meisten Veranstalter erlassen Vorschriften, wie groß und aus welchen Materialien ein Messestand gebaut werden darf. Fordern Sie diese für die größten Ausstellungen an und planen Sie, wie Ihr Stand aussehen könnte.

Neben der Präsentationsfläche sollten Sie auch Platz für eine kleine Küche einplanen, für ein ausreichend großes Materiallager und für einen Raum, in dem vertrauliche Gespräche geführt werden können. Legen Sie zudem fest, welche Produkte sie bei bestimmten Messen mitnehmen wollen und ob es sinnvoll ist zum Beispiel Fotos oder Filme zu zeigen.

Kalkulieren Sie die anfallenden Kosten für den Standbau, die Ausstattung (Wände, Teppich, Möbel), die Präsentation (Plakate, Flyer, Info- und Imagebroschüren, Aufsteller und so weiter) und das Catering für Besucher und Mitarbeiter.

10. Zuarbeiter für den Messeauftritt beauftragen

Wenn Sie weder die Zeit noch das Know-how haben, alles selbst zu machen, sollten Sie sich frühzeitig nach Fachleuten umschauen: Schreiner, Elektriker, Installateure, Caterer, Dekorateure und Übersetzer und Hostessen. Holen Sie jeweils mehrere Angebote ein.

11. Versicherungen für den Messeauftritt abschließen

Fragen Sie bei Ihrer Versicherung nach, ob die bestehenden Policen auch bei Messeauftritten gelten. Die folgenden Risiken sollten sie auf jeden Fall abdecken: Transportschäden, Feuer, Diebstahl und Haftpflicht.

12. Personal für den Messeauftritt planen

Erkundigen Sie sich im Vorfeld, an welchen Tagen besonders viel Publikum erwartet wird und planen Sie die Zahl der anwesenden Personen entsprechend ein. Sorgen Sie dafür, dass stets ein Produktexperte an Bord ist und legen Sie fest, in welchen Schichten gearbeitet wird. Planen Sie dabei ausreichend Ruhephasen ein.

Schulen Sie das Messeteam in Sachen Gesprächsführung, Produktpräsentation, Infomaterial und schriftliche Dokumentation der Gespräche.

Zudem ist festzulegen, welche Kleidung zu tragen ist, welche Namensschilder gedruckt werden müssen und wer in den einzelnen Einsatzphasen die Verantwortung trägt.

Vergessen Sie nicht, sich frühzeitig um die An- und Abreise sowie die Unterbringung Ihrer Mitarbeiter zu kümmern.

13. Transport zur Messe organisieren

Von der Büroklammer über das Ausstellungsstück bis zur Sitzgruppe – alles muss rechtzeitig vor Ort sein. Denken Sie auch an den Rücktransport nach dem Ende der Messe.

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