Instant Messenger für Firmen So können Chat-Dienste Ihre Arbeit erleichtern

Kein langes Blabla: Instant Messenger können den Arbeitsalltag in Unternehmen erleichtern - weil Chefs und Mitarbeiter durch sie schnell und übersichtlich kommunizieren können.

Kein langes Blabla: Instant Messenger können den Arbeitsalltag in Unternehmen erleichtern - weil Chefs und Mitarbeiter durch sie schnell und übersichtlich kommunizieren können.© Tero Vesalainen / iStock / Getty Images Plus

Instant Messenger können mehr als Katzenvideos oder Fotos vom Neffen austauschen: Auch Firmen nutzen zunehmend Chat-Dienste - weil sie den Arbeitsalltag erleichtern. Welche Vorteile Messenger haben und wie man sie einsetzt.

Ein paar Tage Urlaub und schon wieder liegen hunderte E-Mails im Posteingang – die meisten von Mitarbeitern, die kurze Fragen klären wollen und den Chef zur Info in CC gesetzt haben. Die Übersicht geht da schnell verloren.

Dabei geht es viel einfacher: mit Messenger-Diensten für Firmen. Was im Privaten mit WhatsApp oder dem Facebook Messenger bereits stark etabliert ist, entdecken nun auch Unternehmen immer mehr für sich.

Anzeige

Welche Vorteile haben Messenger-Dienste? Wie können sie den Arbeitsalltag erleichtern? Und welche Programme sind für Unternehmen geeignet? Ein Überblick.

Die 4 Vorteile von Instant Messengern in Firmen

Vorteil 1: Messenger machen die Kommunikation schneller und übersichtlicher.
Die Abstimmung per E-Mail ist zeitintensiv und ineffizient – lange Listen an CC-Empfängern verlangsamen Entscheidungsprozesse und füllen die E-Mail-Postfächer Unbeteiligter. Messaging-Apps ermöglichen ein schnelleres und übersichtlicheres Arbeiten: Themenspezifische Kanäle oder Gruppen vernetzen alle beteiligten Mitarbeiter eines Projekts und bündeln zudem alle Inhalte eines Projekts an einem Ort. Die Suche nach E-Mails erübrigt sich damit.

Vorteil 2: Messenger sind weniger formell.
Im Messenger fallen die Formalien des E-Mail-Verkehrs weg – etwa die Betreffzeile oder Grußformeln. Das spart Zeit – und macht die Kommunikation wesentlich informeller. Für Spaß sorgen zudem spielerische Funktionen wie Emojis.

Vorteil 3: Messenger bieten Schnittstellen zu anderen Programmen.
Messenger Apps lassen sich mit Drittsystemen wie Outlook, Facebook oder Projektmanagement-Tools verbinden. So können Unternehmer an einem zentralen Ort einen Überblick über alle laufenden Prozesse und Termine erhalten und koordinieren.

Vorteil 4: Messenger sind sicherer als E-Mails.
Messenger helfen Unternehmen auch dabei, datenschutzrechtliche Grundlagen einzuhalten. Die Kommunikation ist sicherer als via E-Mail, weil eine geringere Spamgefahr besteht. Und auch Schadsoftware wie Viren lässt sich schwieriger einspeisen.

WhatsApp – nicht für Unternehmen geeignet.

Der beliebte Instant Messenger WhatsApp jedoch ist als Kommunikationskanal für Unternehmen ungeeignet. Einer der Hauptgründe dafür: der fehlende Datenschutz. Die Nutzerdaten werden auf amerikanischen Servern gelagert und fallen damit nicht unter das europäische Datenschutzrecht.

WhatsApp hat außerdem Zugriff auf sensible Daten wie die Telefonnummer, Kontakte im Adressbuch des Nutzers, seinen Standort und den Zeitpunkt der Nutzung – ein absolutes No-Go aus datenschutzrechtlicher Sicht, zumal die Muttergesellschaft Facebook Daten wie diese vermehrt für Werbezwecke nutzt.

Der Einfluss von Unternehmen auf das Tool ist stark begrenzt. Es ist beispielsweise nicht möglich, Daten im Nachgang per Fernwartung zu löschen oder die Nutzung des Tools auf bestimmte Mitarbeiter zu begrenzen. Dadurch haben Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, über WhatsApp immer noch Zugriff auf die Daten. Und auch wenn ein Smartphone mal in falsche Hände gerät, können Unternehmen nicht den Zugang sperren und damit ihre Daten sichern.

+++ Mehr Wissen, mehr Erfolg, mehr Spaß am eigenen Business! Hier für den Unternehmer-Newsletter anmelden +++

Auch eine Anbindung an Drittsysteme wie Outlook ist bei WhatsApp nicht vorgesehen.

Und es gibt noch einen weiteren, gewichtigen Grund dafür, WhatsApp nicht als Business-Messenger einzusetzen: die Trennung von Privatem und Beruflichen. Erhalten Angestellte abends oder am Wochenende Nachrichten von Kollegen, kann das zusätzlichen Stress auslösen.

Inzwischen gibt es jedoch viele Messenger-Dienste auf dem Markt, die für Unternehmen besser geeignet sind als WhatsApp – zum Beispiel HipChat, Slack, Teamwire, Facebook Workplace oder Microsoft Teams. Hier hat das Unternehmen die volle Kontrolle über den Kommunikationskanal.

So können Firmen Messenger-Dienste nutzen

Die folgenden drei Beispiele zeigen, wie Messenger die tägliche Arbeit im Unternehmen erleichtern können.

Messenger im Vertrieb
Messenger machen das Erstellen von Angeboten einfacher: Mitarbeiter können Ausschreibungsunterlagen zwischen Kollegen austauschen und über eingebundene Drittsysteme schnell Kundendaten einsehen.

Messenger im Projektmanagement
Im Projektmanagement können unter anderem File-Sharing-Systeme, wie Dropbox, Google Drive oder ShareFile in den Messenger eingebunden werden. Das erleichtert die Arbeit: Nach einem längeren Urlaub können Mitarbeiter Fortschritte bei einem Projekt einsehen, ohne dafür erst einmal 200 E-Mails durchforsten zu müssen.

Künftig wird es auch möglich sein, automatisierte, intelligente Dialogsysteme wie Chatbots zu nutzen, die Team-Meetings planen oder die nächste Geschäftsreise buchen.

Messenger für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann durch Messenger flüssiger vonstattengehen: Erhält der neue Mitarbeiter schon frühzeitig eine Einladung in die App, kann er die Zeit zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsbeginn gut nutzen. Er kann aufkommende Fragen zu seinem Einstieg bereits im Vorfeld klären, erhält Informationen zu seinem neuen Arbeitgeber und lernt bereits erste Kollegen kennen, beispielsweise seinen zugewiesenen Mentor.

Zusätzlich können Unternehmen erste Prozesse in die Wege leiten: etwa Visitenkarten erstellen oder den Rechner einrichten, damit die ersten Tage des neuen Mitarbeiters nicht durch bürokratische Kleinigkeiten gestört werden. Selbst erste Schulungen lassen sich über Messenger durchführen, wie zu Daten- oder Arbeitsschutz. Hierbei könnten auch Chatbots Mitarbeiter automatisiert und gezielt informieren und dadurch die Prozesse zusätzlich vereinfachen.

1 Kommentar
  • Eleftherios Hatziioannou 29. Juni 2017 10:32

    Sehr aktuelles Thema, das noch viel zu wenig Aufmerksamkeit bekommt. In der privaten Kommunikation sind Messenger ja schon Gang und Gebe. Die logische Konsequenz ist, dass sich das Verhalten auch auf die Geschäftswelt überträgt. Wer will schon etwas so Praktisches aufgeben. Die Verlockung ist also gross, sich darüber auch mit dem einen oder anderen Kollegen zu vernetzen. Das Problem ist jedoch, dass dies oftmals unbewusst mit großen Risiken verbunden ist. Mitarbeiter nutzen die bereits installierten Messenger auch für die geschäftliche Kommunikation und tauschen Interna (ggf. Kundendaten) über Plattformen aus, die offensichtlich datengetriebene Geschäftsmodelle verfolgen. Das kann und ist nicht im Sinne des jeweiligen Unternehmens. Wenn ein diese Art der Kommunikation verboten wird, sollte es gleichzeitig auch eine Alternative bereitstellen. Davon gibt es heute auch einige mit verschiedensten Ansätzen: Slack ist sehr beliebt, muss jedoch in Sachen Datenschutz genauer betrachtet werden, da die Daten ausserhalb Europas verarbeitet werden; Threema aus der Schweiz gilt als besonders sicher und hat kürzlich ein spezielle Business-Version vorgestellt; [entfernt, bitte keine Werbung, siehe auch unsere Netikette]

Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Kommentare werden von der Redaktion montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr freigeschaltet)

Bitte beantworten Sie die Sicherheitsabfrage (Anti-Spam-Schutz): *