Zeitfresser im Büro Mit diesen IT-Problemen vergeudet Ihr Team 20 Arbeitstage im Jahr

Knotenpunkt:  Falsche oder fehlende Kabel für PC und Co. gehören zu den größten Zeitfressern im Büro.

Knotenpunkt: Falsche oder fehlende Kabel für PC und Co. gehören zu den größten Zeitfressern im Büro.© v.poth / Photocase

Eigentlich sollen technische Geräte Zeit sparen, doch viele von ihnen entpuppen sich als wahre Zeitfresser im Büro. Diese fünf Technik-Probleme kosten Mitarbeiter am häufigsten Zeit.

10.000 Minuten im Jahr, 38 Minuten am Tag, oder anders ausgedrückt: insgesamt 20 Arbeitstage jährlich – so viel Zeit verlieren deutsche Büroangestellte durch langsame oder nicht funktionierende Technik. Das ergab eine Umfrage vom Marktforschungsinstitut Censuswide in Zusammenarbeit mit dem Büroausstatter Sharp Business Systems. Dazu wurden insgesamt 6045 Bürokräfte in Europa befragt, darunter 1015 deutsche. Das Ergebnis: Angestellte arbeiten der Umfrage zufolge mit schlechter Technik nicht nur weniger effizient, sie sind auch unzufriedener im Job. Fast die Hälfte der Befragten gab an, sie wären motivierter, würde die Technik nur besser funktionieren. Das sind die Top-5-Zeitfresser im Büro:

Zeitfresser Nummer 1: Dateien im Netzwerk suchen

In welchem Ordner war die Tabelle noch gleich abgelegt? Einen großen Teil  ihrer Arbeitszeit verbringen viele Büroangestellte mit Suchen. 31 Prozent der Befragten gaben an, Probleme damit zu haben, Dateien im Firmennetzwerk zu finden oder mit Kollegen zu teilen. Eine unübersichtliche Datei-Ablage ist damit der Zeitfresser im Büro, der die meisten Befragten betrifft. Ganze 13 Minuten täglich gehen im Schnitt für die Suche drauf. Immerhin: Deutsche Angestellte stellen sich beim Suchen anscheinend etwas geschickter an als Briten und Italiener, die sogar eine Viertelstunde mit Ordnerwühlen verbringen.

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Zeitfresser Nummer 2: Schlechte Internetverbindung und veraltete Technik

Ginge es darum, welches Technikversagen am meisten Nerven kostet, wäre dieser Punkt sicher die Nummer 1: lahmes Internet. Glaubt man der Umfrage von Censuswide, warten 30 Prozent der Angestellten vermutlich fingertrommelnd vor ihrem Bildschirm darauf, dass sich dort Webseiten aufbauen. Das Ironische daran: Mitarbeiter in IT-Unternehmen klagen mit am häufigsten über eine langsame Internetverbindung. Eine alte Kiste tut das Übrige: Als beinahe genauso zeitfressend bewerteten die Befragten langsame, veraltete Technik.

Zeitfresser Nummer 3: Dokumente scannen und ausdrucken

Sechs Seiten pro Minute – so schnell arbeiten viele der neueren Tintenstrahldrucker. Eigentlich gar nicht mal so langsam. Es ist jedoch auch gar nicht das Arbeitstempo der Geräte, das die meisten Mitarbeiter aufhält. Vielmehr wissen sie Drucker und Scanner nicht zu bedienen. Ein Viertel der Befragten vertrödelt laut Studie hier Zeit – etwa, wenn der Toner gewechselt werden muss oder sich das Papier staut. Insgesamt verbringen Mitarbeiter so fast zehn Minuten täglich mit Ausdrucken. Ein bisschen darf man die Schuld dann aber doch auf die Technik selbst schieben: Immerhin warten Angestellte im Schnitt acht Minuten darauf, dass der Drucker oder der Scanner hochgefahren und auf Betriebstemperatur gebracht sind.

Zeitfresser Nummer 4: Mangelndes Know-how

Was schon beim Bedienen von Drucker und Scanner anfängt, setzt sich bei komplizierter Technik fort. Videokonferenz-Schaltung, neue Software – etwa 23 Prozent der Büro-Angestellten kapituliert vor PC-Programmen sowie Mikro und Kamera. Aber auch zu wissen, wie die Technik funktioniert, schützt vor Zeitverlust nicht: Die geschulten Mitarbeiter vertrödeln sogar häufiger Arbeitszeit als ihre planlosen Kollegen – nämlich damit zu erklären, wie die Geräte funktionieren. Vielleicht ist dieses Ergebnis ja ein guter Anlass, mehr Technik-Schulungen für Mitarbeiter anzubieten?

Zeitfresser Nummer 5: Fehlende und falsche Kabel

Viele Firmen können nicht ständig die IT behelligen, Monitor und Maus anzuschließen. Sollen das aber die Angestellten übernehmen, kostet sie das unter Umständen viel Zeit. Der Grund: Mal fehlt ein Kabel, mal ist es das falsche. 21 Prozent der Befragten schlagen sich beim Einrichten ihrer Bürotechnik mit diesen Problemen herum. Aber anscheinend braucht auch die IT-Branche ihre eigene IT-Abteilung – oder wenigstens ein besseres Techniklager: Der Leidensdruck um die richtige Kabelage ist mit 81 Prozent hier am größten.

Zeitfresser stoppen

Langsames Internet und klapprige Tastaturen nerven. Bei all dem Ärger um die Technik sollte man aber eins nicht außer Acht lassen: Sharp Business Systems verkauft unter anderem Drucker und Cloud-Lösungen an Unternehmen – und hatte damit sicherlich seine Gründe, diese Umfrage in Auftrag zu geben. Dennoch: Eine andere Studie zeigt, dass moderne Technik wie Laptops, Smartphones, Tablets oder Equipment für Videokonferenzen in vielen Büros noch Mangelware ist. Auch die neuesten Geräte bringen allerdings nichts, wenn die Mitarbeiter nicht mit ihr umgehen können. Neben schnellen, leistungsfähigem Equipment sollten Unternehmer also auch Budget bereit halten, um Ihre Mitarbeiter im Umgang damit zu schulen.


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