IT+Technik Das vernetzte Büro: Mit moderner Technik Zeit und Geld sparen

In vielen Firmen könnten in Zukunft Fingerabdruckscanner Schlüssel und Plastikkarten ablösen.

In vielen Firmen könnten in Zukunft Fingerabdruckscanner Schlüssel und Plastikkarten ablösen.© wittybear/Fotolia

Das vernetzte Büro kann Zeit und Geld sparen. In welche Technologien viele Unternehmer bereits investieren, was sie leisten und was sie kosten.

impulse: Herr Haupt, immer mehr Büros werden „smart“ – was heißt das eigentlich genau?

Jürgen Haupt: Im Kern geht es darum, ohnehin vorhandene Technik sinnvoll miteinander zu vernetzen und aufeinander abzustimmen. Nur ein Beispiel: Wenn der Erste morgens ins Büro kommt, sorgt das Signal vom Fingerscanner dafür, dass das Licht angeht, die Klimaanlage anspringt und der Computer hochgefahren ist, wenn er an seinem Arbeitsplatz ankommt.

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Das klingt für kostenbewusste Unternehmer erst einmal nach Spielerei.

Nur so lange, bis sie einen Blick auf die tatsächlichen Kosten werfen. Heute ist es in vielen Arztpraxen, Kanzleien und Büros von KMUs immer noch so, dass morgens viel Zeit draufgeht, den Laden zum Laufen zu bringen. Ein Assistent hat häufig erst einmal eine Stunde damit zu tun, alle Lichter, Faxgeräte, Drucker, Scanner und Computer anzuschalten – das ist reale Arbeitszeit, die da verloren geht. Intelligente Zutrittssysteme wie Fingerscanner erhöhen zudem die Sicherheit. Und wenn der Letzte gegangen ist, wäre es doch sinnvoll, wenn kein Licht mehr brennt und die Heizung kalt ist – das spart real Energie und Geld.

Was kostet eine Grundausstattung, zum Beispiel für eine Firma mit 15 Mitarbeitern und entsprechender Fläche und Ausstattung?

Das kommt natürlich auf die Details an, aber mit einem Budget ab 10.000 Euro lässt sich viel machen. Das reicht für intelligente Zutrittssysteme, die Beleuchtung und PC ein- und den Anrufbeantworter ausschalten und beim Verlassen Heizung, Licht und PC abschalten sowie Alarmanlage und Rufumleitung aktivieren.

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Jürgen Haupt ist geschäftsführender Gesellschafter des Smart-Building-Spezialisten Recon in Oberhausen.

 

 

 


 

Neue Technologien im Überblick

Scanner statt Schlüssel
In vielen Firmen könnten Schlüssel oder Plastikkarte als Türöffner bald abgelöst werden. Der Trend geht in Richtung Fingerabdruckscanner. Die Technik kennen viele Nutzer neuerer Smartphones oder teurer Autos bereits als Diebstahlsicherung. Sie wird sich daher schneller durchsetzen, als manch ein Skeptiker heute denkt.

Sogenannte Multitronic-Türen schließen automatisch ab, wenn die Tür ins Schloss fällt. Die Anschaffungskosten sind im Sinkflug, los geht es bei etwa 500 Euro für ein System. Teurer und für viele noch gewöhnungsbedürftiger sind Augen-Scanner.

Smart Buildings
Wenn ohnehin vorhandene Technik in Unternehmen über Schnittstellen miteinander vernetzt wird, sprechen Experten von Smart Buildings. So kann die Heizung entsprechend der außen gemessenen Temperaturen und der Uhrzeit gesteuert werden und richten sich Jalou­sien sinnvollerweise nach dem aktuellen Sonnenstand. Dazu kommen häufig intelligente Beleuchtungssysteme. Will man dennoch manuell eingreifen, nimmt man einfach das Smartphone oder Tablet zur Hand.

Ziel ist es, Energiekosten und Arbeitszeit einzusparen. Die Investitionskosten unterscheiden sich dabei je nach Komponenten und Hersteller. Für ein 200 Quadratmeter großes Gebäude können Unternehmer für ein Gesamtpaket mit durchschnittlich 25000 Euro rechnen, schätzen Experten (mehr dazu in impulse 10/14).

Mobil Kunden ködern
Mit Beacons locken Einzelhändler vorbeieilende Smartphone-Nutzer in ihre stationären Geschäfte. Die kleinen Sender schicken via Bluetooth automatisch Informationen, etwa zu besonderen Angeboten oder Rabatten, auf Handys in einem bestimmten Umkreis.

Diese Art Smartphone-Werbung steht am Anfang, könnte aber bald auch hierzulande ihren Durchbruch erleben. Die Startinvestition liegt je nach Ladengröße und Anbieter zwischen 50 und 500 Euro (eine Übersicht finden Sie in impulse 02/15).

Bargeldlos Umsatz steigern
Das Bezahlen per Smartphone setzt sich im Bargeld-Land Deutschland nur langsam durch. Doch immer mehr Unternehmer entdecken die Vorteile digitaler Kassen. So können Kleinunternehmen gegenüber der Barzahlung durchaus Geld sparen. ­Zudem werden Buchhaltung und Kundenbindung digitalisiert.

Bislang gibt es drei unterschiedliche Systeme, die um den Durchbruch wetteifern. NFC-Terminals kommunizieren mit einem Chip im Smartphone des Kunden, der ­sein Handy nur in die Nähe des Lesegeräts zu halten braucht. Kartenlese-Dongles sind mobile Stecksysteme, die mit Tablet oder Smartphone verbunden werden und so auch kleinen Geschäften die Annahme von Karten ermög­lichen. Die Kosten liegen hierbei zwischen 20 und 80 Euro. Mobile Kassensysteme schließlich sind eine Weiterentwicklung der Dong­les und funktionieren auch mit einem Tablet (mehr dazu in impulse 09/14).

 

impulse-Magazin August 2015

Wie ein Hotel in Wien smarte Technik für besseren Service einsetzt, erfahren Sie in der impulse-Ausgabe 08/15.

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