Computer und Internet Digitale Archivierung: So scannen Sie Dokumente richtig

Tschüss, Papierchaos! Wer auf digitale Archivierung setzt, kann sich bald von Zettelsammlungen verabschieden.

Tschüss, Papierchaos! Wer auf digitale Archivierung setzt, kann sich bald von Zettelsammlungen verabschieden.© Ralf Geithe/Fotolia

Digitale Archivierung ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro. Und mit der richtigen Software fürs Scannen von Dokumenten ist die Umsetzung ganz einfach.

Die digitale Archivierung von Dokumenten und Belegen sollte exakt geplant werden. Die Bundessteuerberaterkammer hat gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband eine Muster-Verfahrensdokumentation erstellt, die Sie hier als PDF-Download bekommen. Erläuterungen zu den Sicherheitsanforderungen beim Scannen finden Sie in der Richtlinie Resiscan des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Grundsatzfrage: Festplatte oder Cloud?

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Sind diese Punkte geklärt, benötigen Unternehmer und Selbstständige spezielle Software, um Belege und Rechnungen professionell einscannen – und anschließend die Originale guten Gewissens entsorgen zu können. Die Programme versehen die Scan-Dateien mit allen wichtigen Informationen und archivieren sie anschließend zuverlässig.

Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Lösungen, die angewandt werden können: Zum einen Inhouse-Software, die auf jedem einzelnen PC installiert ist und Dateien auf lokalen Datenträgern abspeichert. Zum anderen Cloud-Lösungen, die nicht installiert werden müssen. Hier liegen sowohl die nötige Software als auch alle persönlichen Dokumente auf dem Server des Anbieters.

Digitale Archivierung: Welche Systeme sind empfehlenswert?

Inhouse-Systeme

Der bekannteste Anbieter ist der IT-Dienstleister Datev, der unter anderem Komplettsysteme anbietet, die auch direkt eine Verknüpfung zum Steuerberater beinhalten. Andere, wie documentXpath, liefern Unternehmen nicht nur die benötigte Software, sondern gleich noch einen geeigneten Scanner dazu. Ein bekannter Anbieter ist auch die Firma d.velop, deren Software eine Verknüpfung für Steuerberater und das Finanzamt enthält.

Cloud-Systeme

Der Vorteil der Cloud-Systeme: Anwender können nicht nur Dateien in der Cloud ablegen, sondern müssen nicht einmal Software installieren. Bekannte und seriöse Anbieter sind beispielsweise Docuware, Foxdox oder TMSArchiv der Bremer Firma TecMediaServices.

 

impulse-Magazin August 2015Welche Regeln Firmen beim Scannen beachten müssen, lesen Sie in der impulse-Ausgabe 08/15.

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