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Partner-Beitrag Digitalisierung beginnt mit der Abschaffung des Papiers [Sponsored Post]

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© OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Industrie 4.0 duldet keine Zettelwirtschaft. Wer die digitale Transformation vorantreiben will, muss Papier aus sämtlichen Informationskanälen im Unternehmen verbannen. Darauf sollten sie achten.

Die Schnelligkeit und Universalität der Informationsverbreitung sind zwei grundlegende Vorteile der Digitalisierung. Die größte Herausforderung für Unternehmen liegt darin, Informationen für mehr Menschen und Menschengruppen (Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden, Bürger) einfach zugänglich und vor allem nutzbar zu machen.

Wurden früher Informationen nur in Papierform gespeichert, gibt es heute in vielen Organisationen eine Vielfalt an Informationsquellen und Dokumenten: E-Mails, Formulare, Social-Media-Beiträge gehören genauso dazu wie elektronische Rechnungen und Papierbelege, Briefpost, Lieferscheine, Verträge etc. Die Informationsflut kommt aus allen möglichen Richtungen und ist extrem heterogen. Die wichtigste Managementaufgabe ist nun, Wissen aus Informationen zu generieren und den Wert von Informationen zu erschließen.

Digitale Must-haves

Digitale Must-haves© OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Papier verhindert die digitale Transformation

Unternehmen brauchen einen ganzheitlichen Datenmanagement-Ansatz, damit nutzbares Wissen entstehen kann. IT-Lösungen für Informationsmanagement schaffen die Voraussetzungen dafür. Es geht dabei nicht allein um das Überführen analoger Informationen in ein digitales Format. Vielmehr ist eine umfassende Informationsstrategie gefragt. Damit der Datenaustausch durchgängig digital erfolgen kann, gilt es, die „Zettelwirtschaft“ abzuschaffen. Mit einem papierbasierten Aktenmanagement wird Industrie 4.0 nicht gelingen. Papier verhindert die digitale Transformation, verlangsamt Prozesse. Wie soll eine selbststeuernde, hochflexible Fertigung gelingen, wenn Informationen in Papierakten „versteckt“ sind, wenn Dokumente nicht auffindbar oder Datenbestände nicht stimmig sind?

Ein Muss: Die enge Vernetzung der Informationsquellen

Die Umstellung auf digitale Akten, elektronische Archivierung und Dokumentenverwaltung bildet die Grundlage für eine neue, digitale Unternehmenskultur.

Der Informationsfluss muss heute stets erhalten bleiben – unabhängig von Quelle, Arbeitsort und -zeit. Sämtliche Informationsquellen in Unternehmen sollten reibungslos miteinander kommunizieren. Bei der Softwareauswahl muss auf die Integrationsfähigkeit des Systems geachtet werden, da Daten und Informationen ihren vollen Nutzen erst entfalten, wenn sie problemlos mit anderen Anwendungen (und ggf. Abteilungen) ausgetauscht werden können.

Stehen alle Informationen und Dokumente jederzeit, an jedem Arbeitsplatz und mobil zur Verfügung, spart das Unternehmen Zeit und Kosten, die für das Durchforsten von Aktenstapeln und die Suche nach Dokumenten anfallen würden.

Unternehmen erleben den digitalen Wandel als Mitgestalter. Um die einhergehenden Herausforderungen bewältigen zu können, benötigen sie ein ganzheitliches Informationsmanagement-System, dessen Bausteine ineinandergreifen. Denn die autonome, hochflexible Fertigung der Zukunft wird nur Realität, wenn die mit ihr verbundenen Informationsprozesse ähnlich autonom und flexibel angelegt sind. Das ist mit Papierakten und Zettelwirtschaft nicht machbar.

 

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