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Partner-Beitrag DigitalisierungsHELDEN: Mit Cloud-Software zum Erfolg [Sponsored Post]

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DigitalisierungsHeld Bastian Schmidtbleicher

DigitalisierungsHeld Bastian Schmidtbleicher

Die Digitalisierung verändert unsere Arbeitswelt rasant. Wir stellen Unternehmer vor, die diesen Prozess mitgestalten, statt nur abzuwarten. Dieses Mal: Bastian Schmidtbleicher, Geschäftsführer der VIP Training-Variable Individuelle Prävention GmbH aus Köln.

Bastian Schmidtbleicher ist Experte für betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM). Die Dienstleistung seines Unternehmens VIP Training – Beratung in Sachen Ernährung, Gesundheit und Bewegung – basiert auf persönlicher Betreuung und ist somit durch und durch analog. Seine Geschäftsprozesse hat Schmidtbleicher allerdings mit Hilfe von Scopevisio komplett auf eine digitale Basis gestellt. So konnte er Wissen vernetzen, Prozesse standardisieren und Ressourcen gewinnen, um sein Geschäftsmodell digital zu erweitern.

Was waren Ihre Gründe, in die Cloud zu gehen?

Bastian Schmidtbleicher: Wir sind enorm schnell gewachsen. Was anfangs noch gut mit Bordmitteln funktionierte, brauchte eine neue Art der Struktur und Planung, als mehr Mitarbeiter, Kunden und Projekte dazukamen. Früher haben wir unsere Projekte mit MS Office und über E-Mail, Telefon und den persönlichen Kontakt koordiniert. Unser Unternehmenswissen befand sich fast nur in den Köpfen unserer Mitarbeiter. Das musste sich ändern. Wir wollten überall die gleiche hohe Qualität liefern.

Was haben Sie geändert?

Wir haben unsere Prozesse standardisiert abgebildet und das Wissen des Unternehmens in die Cloud verlagert. So ist es jederzeit und überall für die Mitarbeiter zugänglich – hier in der Kölner Zentrale und unseren 30 weiteren Standorten. Seien wir ehrlich: Superman mag die Welt alleine retten – im Unternehmen allerdings gibt es die einsam entscheidende Führungskraft von früher nicht mehr. Nur ein funktionierendes Team führt ein Unternehmen zum Erfolg.

Wie hilft die Cloud dabei?

Die Cloud-Unternehmenssoftware, die wir seit über einem Jahr einsetzen, ist inzwischen Teil unserer Organisationsstruktur. Wir nutzen sie im Vertrieb, im Projektmanagement, der Abrechnung und der Buchhaltung. Vor allem aber unterstützt uns die Software dabei, unser Wissen zu dokumentieren und zu teilen.

Was bedeutet das konkret?

Wir legen digitale Projektakten an, in der alle Informationen, Dokumente und Mails gesammelt werden. Dort registrieren wir 180-250 Veränderungen pro Tag an unseren Dokumenten und 80-90 in unseren Projekten. Nur mit einem integrierten System behält man da den Überblick. Wir sichern unsere Qualität zudem durch standardisierte Prozesse. In der Software sind viele kaufmännische Prozesse vorgezeichnet, teils als Standard-Prozesse, teils auch individuell an uns angepasst. So reduzieren wir den administrativen Aufwand und sorgen für Kontinuität.

Hatten Sie keine Bedenken, Ihre Daten in die Cloud zu geben?

Es ist meines Erachtens ein Irrglaube, dass „hausgemachte“ Lösungen mit Servern im eigenen Unternehmen tatsächlich sicherer sein sollen, vor allem dann, wenn keine IT-Experten im Haus sind, die sich darum kümmern. Stellen Sie sich unsere Server hier im Nebenraum vor – wie schnell wären diese etwa durch Einbruch oder auch Naturgewalten gefährdet? Insofern war der Aspekt Sicherheit sogar ein Entscheidungskriterium für die Cloud. Zu unseren Kunden zählen große Unternehmen und Konzerne wie die Postbank und die DHL-Gruppe. Die Maßnahmen unseres Cloud-Anbieters entsprechen dem Niveau an Datensicherheit und Datenschutz, das derartige Konzerne verlangen.

Ist es klug, in Sachen Digitalisierung abzuwarten?

Wer sich dem Thema verschließt, wird in ein paar Jahren ein Problem haben. Kleine, agile Unternehmen stehen schon in den Startlöchern, um große, etablierte Unternehmen zu überholen. Digitalisierungs-Verweigerer können dann nicht mehr flexibel reagieren und werden untergehen. Ich rate hier zu einer Politik der kleinen Schritte. Denn die Digitalisierung macht ein Unternehmen zwar schneller – aber bis es soweit ist, braucht es tatsächlich seine Zeit. Manchmal kann es auch empfehlenswert sein, externe Partner einzubeziehen. Genau das haben auch wir getan. Unser Konzept der „Blended Corporte Health“ kombiniert persönliche Beratung und Online-Gesundheits-Trainings. Unser Geschäftsmodell, das zuvor auf reinen Präsenzdienstleistungen basierte, konnten wir auf diese Weise für unsere Kunden digital erweitern.

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