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Wer wettbewerbsfähig bleiben will, muss in Sachen Digitalisierung Gas geben.Wir helfen Ihnen dabei: indem wir Sie hier wöchentlich mit handfesten Tipps, Anleitungen und Neuigkeiten versorgen und auf unserer bundesweiten Veranstaltungsreihe "smarter_mittelstand".

Partner-Beitrag Durchgängig digital vom Angebot bis zum Buchungssatz [Sponsored Post]

  • Serie
Prof.Dr.Christian Baer

Prof. Dr. Christian Baer © Datev eG

Gerade in den kaufmännischen Prozessen steckt für Unternehmen enormes Rationalisierungspotenzial, wenn sie konsequent und durchgängig digitalisiert werden. Wie der Weg dahin gestaltet werden kann, erläutert Prof. Dr. Christian Bär, Chief Digital Officer der DATEV eG, im Interview.

Warum sollten Unternehmen ihre Digitalisierung im kaufmännischen Bereich beginnen?
Bär: Kein Unternehmer kommt um kaufmännische Abläufe herum, die meisten kümmern sich aber nicht gerne darum. Die Digitalisierung eröffnet ihnen die Möglichkeit, sich die entsprechenden Arbeitsschritte über zum Teil automatisierte Prozesse vom Hals zu schaffen oder den Aufwand dafür zumindest zu minimieren. Das funktioniert hervorragend. Ein gutes Beispiel dafür sind etwa die Prozesse rund um die Rechnungsbearbeitung.

Wie sieht das in der Praxis aus?
Bär: Es ist heute bereits Stand der Dinge, Rechnungen digital zu bearbeiten. Dazu werden Papierbelege eingescannt. Aus den elektronischen Belegbildern lassen sich mittels entsprechender Software, die über Texterkennung verfügt, die Zahlungsinformationen direkt in den Zahlungsverkehr übernehmen. Aber auch weitere Daten können automatisch in andere Programme eingespielt und entsprechend weiterbearbeitet werden. So ein System kann beispielsweise auch die Kontoumsätze bei den Banken des Unternehmens abholen und diese mit den Ausgangsrechnungen abgleichen. Der Unternehmer sieht dann jederzeit, welche Forderungen fällig, aber noch offen sind.

Am Anfang steht aber immer noch Papier…?
Bär: Momentan ist der klassische Postweg noch der meistgenutzte Versandweg. Aber die digitale Alternative beginnt sich durchzusetzen. Ziel ist, dass gar kein physischer Beleg mehr entsteht. Ein Meilenstein auf diesem Weg ist beispielsweise das ZUGFeRD-Verfahren – ein Standardformat für elektronische Rechnungen. Dabei werden alle wesentlichen Informationen des Belegs wie Rechnungssteller, Rechnungsbetrag, Datum oder Bankverbindung als XML-Code an ein PDF-Dokument angehängt. Sie können dann automatisch direkt in die Buchführung einfließen und auch für die Zahlung und die Archivierung von Belegen weiterverwendet werden. So entstehen komplett durchgängige elektronische Prozesse rund um das Rechnungswesen, die Zeit sparen und weniger fehleranfällig sind.

Wie sieht es mit dem Einbinden externer Partner aus?
Bär: In einer digital vernetzten Welt funktionieren Insellösungen nicht mehr. Wir müssen Prozesse als Ganzes betrachten. Die einzelnen Prozessschritte können wie Perlen an einer Kette im Gesamtablauf verschoben und von unterschiedlichen Akteuren erledigt werden, aber sie sind alle notwendig und müssen ineinander greifen. Deshalb arbeiten wir offen mit Partnern zusammen, um durchgängige Prozessketten möglich zu machen. Das gilt für die Zusammenarbeit im Unternehmen, mit Lieferanten und Kunden, aber auch mit weiteren Partnern, wie etwa dem Steuerberater.

Warum nutzen die meisten Unternehmen dieses Potenzial noch nicht?
Bär: Das Hauptproblem ist wohl die Macht der Gewohnheit – noch dazu bei einem Thema, das dem Unternehmer eher lästig ist. Wer seine Belege immer am Wochenende sortiert, um sie am Montag zum Steuerberater zu bringen, stellt dieses Vorgehen selten in Frage. Unternehmer müssen also zunächst die Möglichkeiten kennen und dann den nötigen Veränderungswillen mitbringen.

Auf der kostenfreien Veranstaltungsreihe „Smarter_Mittelstand“ vermittelt Datev weitere Informationen zur Digitalisierung. Weitere Informationen und kostenlose Anmeldung: www.convent.de.

 

Sponsored Post ist ein vom Werbekunden gesponserter Gastbeitrag. Dieser wird als solcher gekennzeichnet. Der Sponsored Post eignet sich zur Vorstellung von Unternehmen und Produkten und kann Produktabbildungen, Links und Produktbeschreibungen enthalten.

 

2 Kommentare
  • Daniel 12. Mai 2017 13:42

    Guten Tag, es wird immer nur geredet was möglich ist. Eine durchweg funktionierende Lösung habe ich noch nicht gesehen. Es werden keine Programme genannt, die die angesprochenen Aufgaben erledigen. Ich würde gerne mal eine Lösung sehen, die in einem kleinen Betrieb für ein vernünftiges Budget eingesetzt werden kann. Und die auch funktioniert.

    • Benedikt Leder, DATEV 19. Mai 2017 11:14

      Guten Tag Daniel, die im Interview angesprochenen Themen lassen sich heute bereits mit bestehenden Lösungen umsetzen. So bietet zum Beispiel DATEV mit Unternehmen online eine Cloud-Lösung an, die auf einer Online-Belegverwaltung basiert und die Belegdaten automatisiert in weitere Anwendungen speist, mit denen sich kaufmännsiche Prozesse erledigen lassen.
      Sie ist gerade auch für kleine Betriebe interessant und wird bereits von über 90.000 Unternehmen für die digitale Zusammenarbeit mit ihren Steuerberatern genutzt. Nicht nur beim digitalen Buchführungsmandat, sondern auch in der Personalwirtschaft und um Auswertungen digital einzusehen.
      Nähere Informationen hierzu finden Sie unter http://www.datev.de/unternehmen-online, weitere relevante Lösungen unter http://www.datev.de/cloud. Mit welchen Lösungen anderer Anbieter sich genutzte DATEV-Anwendungen gut verbinden lassen, ist unter http://www.datev.de/marktplatz aufgeführt. Vielleicht haben Sie ja die Möglichkeit sich auf der Veranstaltungsreihe „smarter_mittelstand“ einen eigenen Eindruck zu verschaffen. Wir würden uns freuen Sie dort begrüßen zu dürfen.

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