IT+Technik IT-Lösungen für weniger Meetings und bessere Kommunikation

Flexibels Arbeiten: Vor allem bei jungen Fachkräften können Unternehmen mit diesem Argument punkten

Flexibels Arbeiten: Vor allem bei jungen Fachkräften können Unternehmen mit diesem Argument punkten© ra2 studio - Fotolia.com

Projektsoftware, digitale Handbücher oder papierlose Archive: Die Zeiten, in denen Excel-Dateien per Mail von A nach B geschickt wurden, gehören der Vergangenheit an. Mit neuen Programmen können Unternehmer ihren Mitarbeitern das Arbeiten deutlich erleichtern. Sie müssen sich dafür jedoch auf eine neue Kultur einlassen.

Mandy Davids kann sich noch gut an das Chaos erinnern. E-Mails mit Word-Dokumenten und riesigen Grafikdateien wurden von einem Mitarbeiter zum nächsten geschickt. Damit jeder einzelne sicher sein konnte, dass er die richtige Version bearbeitet, trugen die Dateien komplizierte Namen, die im Idealfall das Datum und die Nummer der aktuellen Version beinhalteten. Besonders große Dateien kopierte die Inhaberin einer Berliner Werbeagentur in der Not auf einen USB-Stick, den sie dann in ihrer Tasche quer durch die ganze Stadt zum nächsten Meeting kutschierte. Das alles zu koordinieren kostete Zeit – und vor allem Nerven.

Zum Glück ist das nun vorbei. Wenn die Werbeagentur Davids & Friends heute ein neues Projekt anfängt, legt die Chefin auf einer Onlineplattform einen Ordner an und schickt allen Teammitgliedern die Zugangsdaten.

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Auch alle freien Web-Programmierer, Designer und Texter, die Davids für ein Projekt zeitweise beschäftigt, können von den unterschiedlichsten Orten auf Texte, Tabellen und Präsentationen zugreifen. Gleichzeitig, und ohne dass sie Dateien hin- und herschicken müssen. Alles geht viel schneller und einfacher. Meetings sind so gut wie überflüssig, ständige Absprachen auch. „Wir sind dadurch viel produktiver geworden“, sagt die Unternehmerin. Seit gut einem Jahr arbeitet sie auf diese Weise. Und das Beste daran ist: Die Software kostet sie keinen einzigen Cent.

Filesharing ist nur der Anfang

Davids, die nur eine Angestellte hat, nutzt eines von unzähligen Filesharing-Angeboten, die inzwischen auf dem Markt sind. Die Programme versprechen flexibles Arbeiten vor allem den Teams, deren Teilnehmer an unterschiedlichen Orten sitzen. „Es gibt gute Angebote, die das gemeinsame Arbeiten unglaublich erleichtern“, sagt Unternehmensberater Ulrich Kampffmeyer.

Filesharing ist dabei nur der Anfang – sozusagen der Einstieg in die Welt des vernetzten Arbeitens. Unternehmen können Wikis zum Wissensmanagement nutzen, intern blitzschnell über eigene Social-Media-Plattformen kommunizieren und Dokumente in einer zentralen digitalen Ablage vorhalten. Die meisten Angebote gibt es kostengünstig in der Cloud. impulse hat sich angesehen, wie Unternehmer die Arbeitsabläufe im Betrieb mit moderner Kommunikationssoftware beschleunigen können. Und wie sie den richtigen Einstieg finden.

Das Ende der Meetings
Filesharing Die Mitarbeiter arbeiten nicht mehr nacheinander an einem elektronischen Dokument, das sie dann per E-Mail weiterschicken, bevor sie die Zwischenergebnisse persönlich besprechen. Auf einer Onlineplattform richten die Kollegen künftig einen virtuellen Projektraum ein, einen Dateiordner, auf den alle über das Internet zugreifen können. Die Dateien lassen sich je nach Anbieter von einzelnen oder sogar von mehreren Nutzern gleichzeitig öffnen und bearbeiten. Der Administrator kann auch unterschiedliche Zugriffsrechte festlegen. Das System registriert genau, wer wann im Dokument gewesen ist.“Früher war das wesentlich aufwendiger“, erinnert sich Werberin Davids, die seit einem Jahr das Google-Filesharing nutzt. „Es konnte immer nur ein Kollege an einem Dokument arbeiten. Und wir mussten höllisch aufpassen, dass wir nicht mit den Versionen durcheinanderkamen.“Besonders gut findet Davids den Teamkalender, in den alle Mitarbeiter Termine eintragen können. „Der ist immer aktuell – und wir sparen uns Meetings und ständige Rückfragen.“Das macht das Arbeiten flexibler. „Es ist egal, wo die Kollegen arbeiten, sie können auch unterwegs sein“, sagt Berater Kampffmeyer. Jeder Berechtigte kann über das Smartphone auf alle Daten zugreifen.Selbst komplexere Systeme, die einen gemeinsamen Kalender anbieten, sind oft kostenlos zu haben. Professionellere Ausführungen mit Zusatzfunktionen und Speicherplatz kosten meist nicht mehr als 10 Euro pro Monat und Nutzer. Auch Office 365 ist für kleine Gruppen schon für diesen Preis zu bekommen.So wird’s gemacht Die einfachste Art der Collaboration, wie Experten die virtuelle Teamarbeit nennen, sind gemeinsame Onlineverzeichnisse wie Dropbox oder Google Drive. Einsteiger sollten auf solchen Plattformen ausprobieren, ob das Teilen von Dokumenten etwas für sie ist, rät Experte Kampffmeyer. Fortgeschrittene können dann zu Google Apps oder Microsoft Office 365 übergehen, bei denen Nutzer gleichzeitig an denselben Netzdokumenten arbeiten können.

Softwareangebote: Box; Dropbox; Evernote; Google Apps f. Business; Microsoft Office

Projekte planen wie ein Profi
Projektsoftware Der Chef plant seine Projekte nicht mehr auf dem Papier, sondern mithilfe eines Programms. Welche Mitarbeiter sind zu welchem Zeitpunkt gefragt? Welche Aufgabe müssen sie wann erfüllen? Wie hoch ist das Budget für Teilprojekte?Es gibt Software, die auf die Kalender der Mitarbeiter zugreift, Projektpläne mit Terminen abgleicht und den Zeitaufwand erfasst. Mithilfe von Grafiken, Übersichten und Berichten lässt sich der Status von Projekten jederzeit auswerten. „Es geht darum, Kosten, Leistungen und Termine in Einklang zu bringen“, erklärt Mey Mark Meyer, der Unternehmen bei der Einführung von Projektmanagementsoftware unterstützt.Vor allem kleine Unternehmen können so mit einer professionellen Projektplanung arbeiten. Der Malermeister Manfred Schraa aus Neunkirchen-Seelscheid bei Köln plant drei bis fünf Großaufträge jährlich mit der Software von Inloox. „Ich kann einen Auftrag in Arbeitsbereiche einteilen und diese dann bestimmten Kollegen zuordnen. Ich schnüre sozusagen Arbeitspakete für meine Mitarbeiter“, sagt er. „Ich kann Projekte nun viel besser und schneller durchplanen.“Freeware-Lösungen wie OpenProj oder Podio sind zumindest für die ersten Nutzer kostenlos. Eine einfache kommerzielle Software wie etwa A-Plan kostet pro Lizenz ab 233 Euro. Komplexere Projektplanungsprogramme sind teurer. Bei Microsoft Projekt kostet eine Einzellizenz rund 770 Euro, die Version „Professional“rund 1370 Euro.

So wird’s gemacht Projektmanagementsoftware ist komplex und nicht jedes Programm für Ungeübte gleich verständlich. Experte Meyer empfiehlt, bei Einzelplatzlizenzen zunächst Testversionen auszuprobieren. „Bei Mehrplatzversionen sollte man bereit sein, Zeit zu investieren. Die richtige Software findet man nicht einfach nebenbei.“Außerdem, sagt Meyer, würden Chefs beim Planen per Software oft feststellen, dass ihre Abläufe nicht ins vorgegebene Raster passten. Das sei aber nicht schlimm: „Es kann die Gelegenheit sein, eigene Prozesse zu optimieren.“

Softwareangebote: Braintool „A-Plan“; Inloox PM; Microsoft Project; Podio; Rillsoft Project

Kommunikation leicht gemacht
Social Media Jeden Tag versenden Berufstätige weltweit 100 Milliarden E-Mails, Tendenz steigend. Das hat der Onlinemarktforscher Radicati ermittelt. Dabei haben Netzwerke wie Facebook, Twitter oder WhatsApp der E-Mail in der privaten Kommunikation längst den Rang abgelaufen, weil durch sie die Unterhaltung innerhalb von Gruppen einfacher ist. Die Teilnehmer bestimmen selbst, von wem sie welche Information erhalten möchten. Sie abonnieren oder „liken“für sie wichtige Themen und Personen. So gelangt die Nachricht genau dahin, wo sie hin soll. Bei der E-Mail ist es umgekehrt. Da bestimmt der Versender, wen er mit der Information zwangsbeglückt.In den USA gehen deshalb immer mehr Unternehmen dazu über, ähnliche Plattformen auch im Unternehmen einzusetzen. „In Deutschland hinken die meisten Firmen noch etwas hinterher“, sagt Thomas Lünendonk, der mit seiner gleichnamigen Marktforschung unlängst eine Studie zum Social-Media-Einsatz in der Wirtschaft gemacht hat. Für größere Unternehmen bieten sich etwa Firmenblogs an, eine Art digitales Schwarzes Brett mit Interaktion. Netzwerke nach dem Facebook-Prinzip wie Jive oder Yammer lösen das simple elektronische Adressverzeichnis ab. Und Instant Messenger wie Jabber oder OpenFire erlauben es, sich direkt Kurznachrichten auf den PC oder aufs Handy zu schicken. Die Kollegen sehen, ob man die Nachricht gelesen hat oder dabei ist zu antworten. Jabber und OpenFire sind kostenlos, Yammer ist ab 3 Dollar pro Monat und Nutzer zu haben, Jive kostet ab 12 Dollar pro Nutzer monatlich.Solche Programme verändern die Kommunikation. „Was auf sozialen Netzwerken passiert, ist natürlich auch Kaffeeklatsch. Das ist Unternehmern oft suspekt“, sagt Martin Seibert, der Firmen bei der Einführung sozialer Medien berät. Wenn Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten sitzen oder viel unterwegs sind, sei Klatsch aber extrem wichtig, betont Seibert. „Das ist der soziale Kitt der Firma!“So wird’s gemacht Einsteiger beginnen mit einem Messenger, danach folgt die Basisversion eines sozialen Netzwerks. Wichtig: Wer Sozialplattformen einführt, sollte darauf bestehen, dass fortan niemand mehr interne E-Mails schreibt.

Softwareangebote: Jabber; Jive; OpenFire; WordPress VIP; Yammer

Digitale Handbücher
Wikis Unternehmen richten nach dem Prinzip von Wikipedia ein Onlinenachschlagewerk ein, für das jeder Mitarbeiter Beiträge schreiben darf. Alle Angestellten dürfen aber auch die Einträge anderer verändern. Inhalte sind klassisches Ordner- und Handbuchwissen wie Richtlinien, Bedienungsanleitungen und Preislisten. Der Vorteil des Wikis: „Erstens ist ein Handbuch schon veraltet, wenn es fertig geschrieben ist“, sagt Wiki-Experte Seibert. Und zweitens achten die Autoren eines Textes genau darauf, dass niemand Schindluder mit ihren Beiträgen treibt und aktualisieren sie regelmäßig.Wikis eignen sich jedoch nicht für jede Firma: „Besteht der Betrieb aus fünf Leuten, die jeden Tag in einem Raum zusammensitzen, dann kann man sein Wissen auch auf Zuruf teilen“, sagt Seibert.Das Programm Confluence ist so etwas wie der Goldstandard und kostet 10 US-Dollar pro Jahr für zehn Nutzer, darüber wird es erheblich teurer. Die meisten anderen Wiki-Plattformen haben Open-Source-Lizenzen und sind kostenlos.So wird’s gemacht Unternehmer sollten sich fragen, ob sie es aushalten, dass zeitweise auch mal etwas Falsches im Wiki steht. Außerdem braucht ein Unternehmen für die meisten Wikis einen Server, eine Datenbank und jemanden, der sich mit so etwas auskennt. Viele Dienstleister bieten inzwischen eine Mietlösung, dann läuft das Wiki auf fremden Servern. Kostenpunkt: 20 bis 40 US-Dollar pro Monat. Auch der Zeitaufwand ist nicht zu unterschätzen. Anfangs müssen selbst kleine Unternehmen bis zu 16 Manntage einplanen, um das Wiki einzurichten und die ersten Inhalte hineinzuschreiben. Und Jahr für Jahr fallen locker 30 Tage und mehr an, um die Inhalte aktuell zu halten.Softwareangebote Confluence; DocuWiki; FosWiki; MediaWiki; XWiki

Papierlose Zukunft
Digitale Archive Jahrelang haben Experten das papierlose Büro prophezeit, doch der Papierverbrauch stieg weiter an. Inzwischen zeigen Studien, dass das Wachstum zumindest kleiner wird. Ein Grund: Softwaresysteme zum Dokumentenmanagement (DMS) sind inzwischen so leistungsfähig und einfach zu bedienen, dass sie eine ernsthafte Alternative bieten. „Neue DMS-Lösungen sind schlanker, enthalten nur die Funktionen, die Kunden häufig benötigen“, sagt IT-Fachmann Kampffmeyer.Das Prinzip: Unternehmen bearbeiten und speichern Akten oder Rechnungen nicht mehr in Ordnern, sondern als PDF-Dateien in einer Datenbank. Was auf Papier hereinkommt, wird gescannt und ins DMS eingespeist. „Man findet Akten viel schneller, spart Ablagefläche, die Fehlerwahrscheinlichkeit sinkt“, erklärt Kampffmeyer. Die Mitarbeiter des Installateurbetriebs Kauferstein im hessischen Haiger scannen inzwischen jedes Dokument ein und legen es im DMS ab. „Die Papierdokumente werden fast alle vernichtet“, sagt Unternehmer Frank Kauferstein. Nur wichtige Verträge und Urkunden behält er. „Die Software ordnet die Dokumente automatisch, alle haben Zugriff.“Monteure nehmen keine Aktenordner mehr mit zum Kunden, sondern einen Tablet-Rechner. Bezahlt hat der Handwerker vor vier Jahren rund 20 000 Euro für das System. Allerdings buchte er auch viele Zusatzmodule – sein DMS liest etwa automatisch Barcodes ein. Kleine Unternehmen mit weniger als fünf Mitarbeitern bekämen eine Basislösung in der Cloud schon für rund 40 Euro pro Monat, sagt IT-Experte Kampffmeyer.So wird’s gemacht Zunächst sollten Unternehmer Daten, Dateien und Dokumente in ein geordnetes DMS oder Archivsystem überführen. Wer sich an die elektronische Akte herantasten will, muss überlegen, wie er seinen Betrieb organisieren will. „Etwa welche Daten steuerrelevant sind, was wie lange aufbewahrungspflichtig ist, was weiterhin auf Papier gebraucht wird“, sagt Kampffmeyer. Wer Dokumente nur besser wiederfinden will, für den bieten sich einfache Systeme wie Center Device an – im Prinzip ist das nur ein Onlinespeicher mit raffinierter Suchmaschine.

Softwareangebote Alfresco; Center Device; d.velop; Docuware; FoxDox

 

Ist das eigentlich sicher?

Viele der Kommunikations- und DMS-Plattformen sind Cloud-basiert. Das heißt: Unternehmen speichern ihre Daten auf fremden Webservern, greifen per Internet darauf zu – womöglich sogar von mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablet-Rechnern. Damit sind die Daten ein potenzielles Angriffsziel für Hacker und Spione.

Unternehmer sollten darauf achten, wo die Server der Cloud-Anbieter stehen, was die Verträge in puncto Sicherheit vorsehen, ob man sicher übertragen und speichern kann. Damit sensible Daten geschützt bleiben, können sie zudem „Virtual Private Networks“ (VPN) nutzen, einbruchsichere Kanäle ins Web. Das kostet aber einiges mehr, es sei denn, man hat genügend IT-Know-how und kann sich mit Open Source behelfen. Worauf es ankommt, zeigt impulse in der nächsten Folge der IT-Serie.

Mehr zu den einzelnen Anbietern und Programmen sowie zu Kosten und Nutzen der Software unter: www.impulse.de/ErfolgsfaktorIT

 

cover0114Mehr Tipps und Tricks für Einzelunternehmer finden Sie in der impulse 03/2014

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4 Kommentare
  • Alexei Kovalev 28. Dezember 2014 13:11

    Sehr geehrter Herr Selbach,

    vielen Dank für solche interessante Artikel.

    Ich habe eine Frage an Ihnen. Im Moment habe ich eine Aufgabe, für unsere Unternehmen eine Projektmamanagement Software zu finden. Eine von unserem Alternativen ist Comindware Tracker. Können Sie mir bitte sagen, ob Sie etwas über diese Programme schon gehört haben? Und wenn ja, wie gut es ist?

    Vielen Dank im Voraus,

    Mit freundlichen Grüßen,

    Alexei Kovalev

    • impulse-Redaktion 29. Dezember 2014 11:02

      Sehr geehrter Herr Kovalev,

      vielen Dank für Ihre Frage zu unserem Artikel über IT-Lösungen. Ich habe sie an unseren Autor David Selbach weitergeleitet und hoffe, dass er Ihnen helfen kann.

      Herzliche Grüße aus der impulse Online-Redaktion

      Verena Bast

  • Guido Bosbach 24. März 2014 10:22

    Geeignete IT Lösungen sind zum Glück inzwischen im Markt reichlich verfügbar. Das es dennoch in vielen Unternehmen bei der Umsetzung hapert liegt, nach unserer Erfahrung bei der remote-work-group weniger daran, dass die IT nicht ans laufen zu bringen wäre. Es sind vielmehr die tradierten Auffassungen zu Präsenzkultur und der Kontrolle der Mitarbeiter. Hier wird enorm viel Potential verschenkt.

    Parallel zur Arbeit an der IT sollte daher immer auch immer die Kultur und das Führungsverständnis weiterentwickelt werden. Hier gibt es ebenfalls viel gute Unterstützung die nicht nur denen hilft, die diese neue Flexibilität nutzen können, sondern sich ebenso mit Leistungssteigerung und Renditewachstum auf das gesamte Unternehmen auswirkt.

  • Jörg Decker 22. März 2014 19:02

    Diese Art des Arbeitens macht soviel einfacher. Ich kann mich auch noch erinneren, als man Dateien von A nach B schickte, um sie dort bearbeiten zu lassen. Man musste warten, bis man die Freigabe bekam, selbst wieder darin zu arbeiten. Schrecklich.

    Bei DENiO verfolgen wir einen ähnlichen Ansatz des Sharings für das Berichtswesen. Hier möchte man oft nicht alle Projektmitarbeiter teilhaben lassen. Also kann man bei uns, ähnlich wie beim Filesharing, einzelne Personen berechtigen. Dazu kann jeder die Berichtsinhalte kommentieren und so einem Beitrag zur Erklärung der Sachverhalte liefern. Ob man das nun mobile BI, Reporting oder SaaS nennet, ist egal. Es macht das Arbeiten einfacher und produktiver. Das zählt!

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