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Anzeige Koch in der Cloud

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© Antrieb Mittelstand

Gaumenfreuden vom Feinsten sind das Metier von Thorsten Kikillus und seinem Kölner Catering-Team. Damit es dem Kunden mundet, muss in der Küche alles reibungslos laufen. Doch auch im Backoffice muss alles stimmen. Die Cloud-Software von Scopevisio unterstützt den gelernten Koch bei allen kaufmännischen Aufgaben. Zugang zur Software hat auch ein externer Dienstleister, der für Food Look die Buchhaltung erledigt.

Als Thorsten Kikillus sich 2003 Jahren selbstständig machte, ahnte er noch nicht, dass er elf Jahre später ein kleines Catering-Unternehmen mit fünf festen Mitarbeitern und mehreren Aushilfen führen würde. Damals startete Kikillus als Mietkoch, konnte jedoch über die Jahre seinen Kundenstamm kontinuierlich vergrößern. Heute bietet sein Unternehmen Event- und Business-Catering an, führt zwei Betriebsrestaurants und kümmert sich außerdem um die Verpflegung von Schulen.

„Anfangs haben wir nur mit Excel und Word arbeitet. Wir haben uns Vorlagen gebaut – und kamen damit auch ganz gut zurecht, obwohl wir natürlich sehr viel manuell abgleichen mussten“, so Kikillus. Doch mit dem stetigen Zuwachs an Kunden drohten Übersicht und Kontrolle verloren zu gehen. Als versehentlich eine alte Vorlage und damit auch veraltete Preise genutzt wurden, war der Zeitpunkt für eine kaufmännische Software gekommen. Just in diesem Moment sprach ihn sein externer Buchhalter an und machte ihn auf Scopevisio aufmerksam. „Wir arbeiten mit dem Mac, da ist die Auswahl nicht so groß. Deshalb war ich dankbar für den Tipp“, so Kikillius. „Als Cloud-Lösung hat die Software außerdem den Vorteil, dass unser Buchhalter, der in der Nähe von Aachen sitzt, genau so Zugriff auf das Programm hat wie wir in Köln“, erläutert der gelernte Koch, der die Scopevisio-Anwendungen ABRECHNUNG und FINANZEN in Kombination einsetzt.

Eine Bürokraft kümmert sich in Köln um die Auftragsabwicklung, die mit Scopevisio ABRECHNUNG viel reibungsloser vonstatten geht als zuvor. „Wir haben unsere Kontakte importiert, Produkte angelegt und Vorlagen erstellt. Diese Daten pflegen wir kontinuierlich und schreiben unsere Rechnungen praktisch auf Knopfdruck. So kann es gar nicht erst passieren, dass Belege mit alten Preisen rausgehen“, berichtet Kikillus. Mussten damals noch Rechnungen zweifach – für den Kunden und den externen Buchhalter – ausgedruckt werden, arbeitet Food Look inzwischen überwiegend papierlos. Ein Großteil der Kunden erhält die Rechnungen per E-Mail direkt aus Scopevisio heraus. Ein weiterer Vorteil: Bei Rückfragen vom Kunden ist die Assistentin besser und schneller auskunftsfähig, denn die Software bietet eine übergreifende Volltextsuche über alle Daten hinweg. So muss die Assistentin nicht mehr in der Ablage suchen oder in Ordnern blättern – stattdessen kann sie in Sekundenschnelle die gewünschten Infos abrufen.

Die Buchhaltung erledigt weiterhin der externe Partner. Da Kikillus dieselbe Software nutzt, hat er als Geschäftsführer jederzeit den Überblick über seine Zahlen. Weil das Programm Kontobewegungen über die Banking-Schnittstelle abgleicht, ist nachvollziehbar, welche Rechnungen schon bezahlt und welche noch offen sind. So hat der Koch immer den Gesamtüberblick und die volle Kontrolle – und das auch Zuhause oder im Urlaub. „Als Inhaber eines kleinen Unternehmens kann ich es mir nicht erlauben, mich im Urlaub komplett auszuklinken. Scopevisio bietet die Möglichkeit, auch in solchen Situationen meinen Mitarbeitern zur Seite zu stehen und außerdem ein Auge auf die offenen Forderungen zu haben.“

Food Look hat den Schritt in die Cloud gewagt – und dies nicht bereut. „Wir sind zwar ein kleines Unternehmen – aber was das Thema Digitalisierung angeht, haben wir wirklich große Sprünge gemacht. Anders als in der Cloud könnte ich mir unsere Büroarbeit eigentlich auch nicht mehr vorstellen.“

 

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