XRechnung: Was Unternehmen wissen sollten

Wer Rechnungen an Behörden stellt, darf das in vielen Fällen bald nur noch in dem Format XRechnung tun. Der neue Abrechnungsstandard wird in Deutschland schrittweise zur Pflicht für den Zahlungsverkehr mit Ministerien und Verwaltung. Bereits ab dem 27. November 2020 akzeptieren sämtliche Bundesbehörden keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr, wenn der Auftragswert 1000 Euro übersteigt. Viele Landes- und Kommunalverwaltungen ziehen in den kommenden Monaten und Jahren nach. Unternehmen müssen ihre Rechnungen auf das neue Format umstellen, wenn sie öffentliche Auftraggeber nicht als Kunden verlieren wollen. Doch die Umstellung bietet auch eine Chance, die Digitalisierung des Unternehmens voranzutreiben. Was unterscheidet die XRechnung von anderen elektronischen Rechnungen? Auch 2020 werden drei von vier Rechnungen noch auf Papier gedruckt und mit der Post zum Kunden geschickt: „Der Anteil der elektronischen Rechnungen liegt in Deutschland bei 25 Prozent“, berichtet Fabian Bocek, der sich bei der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) um das Thema E-Rechnung kümmert. Dabei ist der Umstieg auf elektronische Rechnungen der erste Schritt zum digitalen und papierfreien Büro. Die meisten Betriebe, die elektronische Rechnungen verschicken, nutzen dafür allerdings das „Portable Document Format“ (PDF), erläutert Fachreferent Bocek – und das hat ein paar Nachteile. So genügen PDF-Dateien nicht den EU-Anforderungen an eine elektronische Rechnung. „Ein PDF ist kein richtiges elektronisches Dokument im Sinne des Gesetzgebers, weil es sich nicht ohne manuellen oder technischen Aufwand weiterverarbeiten lässt“, bestätigt der Unternehmensberater Jörgen Erichsen aus Leverkusen, der kleine und mittlere Firmen in Sachen Digitalisierung berät. Das ist bei der XRechnung anders: Dabei handelt es sich um ein Dateiformat, das auf einem XML-Datensatz basiert, der automatisiert weiterverarbeitet werden kann – ganz ohne manuelle Dateneingabe, Lesegerät oder Scanner. Entwickelt wurde das Format seit 2016 von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen. Die XRechnung ist die deutsche Umsetzung einer EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung (2014/55/EU). „Der Dateistandard XRechnung erfüllt die entsprechenden Vorgaben der EU an eine elektronische Rechnung“, erläutert Bocek. Andere europäische Länder haben wiederum eigene Standards für elektronische Rechnungen entwickelt, um die EU-Vorgaben zu erfüllen. So hat Frankreich das Format Factur-X eingeführt, in Italien gibt es die FatturaPA und in Spanien die FacturaE. Die verschiedenen nationalen Lösungen sind jedoch im Regelfall nicht miteinander kompatibel. Welche Unternehmen müssen jetzt XRechnungen verschicken? „Die XRechnung betrifft – abhängig vom Bundesland – alle Unternehmen, die Aufträge von der öffentlichen Hand erhalten“, erläutert Bocek. Das kann der Bauunternehmer sein, der regelmäßig Großaufträge ausführt. Aber auch Lieferanten oder Dienstleister von Behörden müssen Beträge von mehr als 1000 Euro künftig im XRechnungsformat abrechnen. Die obersten Bundesbehörden haben bereits Ende 2018 die Voraussetzung für Abrechnungen in dem neuen Format geschaffen – die übrigen Bundesbehörden zogen Ende 2019 nach. Seit April 2020 bieten alle weiteren Behörden auf Landes- und Kommunalebene die XRechnung an. Aus der Kann- wird jetzt eine Muss-Lösung: Ab dem 27. November 2020 dürfen Firmen ihre Rechnungen an Bundesbehörden nur noch in dem neuen Format stellen. Danach wird die XRechnung schrittweise auch für die Abrechnung mit vielen Landesbehörden und Kommunalverwaltungen zur Pflicht. Allerdings unterscheidet sich die Umsetzung auf Länderebene zum Teil erheblich: So führt beispielsweise Bremen die Pflicht zur XRechnung zeitgleich mit den Bundesbehörden am 27. November 2020 ein. In Hessen wird das Rechnungsformat erst 2024 Pflicht, andere Bundesländer wie Bayern oder NRW bieten diese Form der Rechnungsstellung weiter nur optional an. Hier findet sich eine Übersichtskarte über die spezifischen Regelungen der Bundesländer. Ist die XRechnung auch für Firmen interessant, die keine Behörden beliefern? „Bei Geschäften zwischen Firmen ist die elektronische Rechnungsstellung derzeit nicht verpflichtend“, erläutert Digitalisierungsexperte Bocek. Möglicherweise würden aber größere Unternehmen rasch nachziehen, wenn sich der Standard bei Abrechnungen mit der Verwaltung erst einmal etabliert habe. „Auf langer Sicht wird sich die elektronische Rechnung auf breiter Fläche durchsetzen“, ist sich Bocek sicher. Die EU-Richtlinie schreibt explizit vor, dass die nationalen E-Rechnungsstandards auch für den B2B-Bereich geeignet sein müssen. Das soll verhindern, dass Unternehmen für jede Kundengruppe ein anderes Rechnungsformat nutzen müssen. Die XRechnung ist laut Unternehmensberater Erichsen damit keineswegs nur für Unternehmen interessant, die Behörden zu ihren Kunden zählen. Erichsen ist sicher, dass sich das neue elektronische Rechnungsformat über kurz oder lang auch bei Geschäften zwischen Firmen etabliert. „Ausweichen kann man dem nicht“, sagt Erichsen. „Und aussitzen sollte man es ebenfalls nicht, sonst ist man irgendwann der einzige, der das neue System noch nicht nutzt.“ Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD? „In Deutschland gibt es im Bereich der elektronischen Rechnung zwei Standards: XRechnung und ZUGFeRD“, sagt Digitalisierungsexperte Bocek. Hinter dem Dateiformat ZUGFeRD steht das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) – ein Zusammenschluss von Behörden, Verbänden und Unternehmen mit dem Ziel, die elektronische Rechnung weiterzuentwickeln. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Im Gegensatz zur XRechnung handelt es sich bei ZUGFeRD um ein hybrides Dateiformat: Neben einem auslesbaren XML-Datensatz enthält es immer auch eine PDF-Datei, die von Menschen gelesen und bearbeitet werden kann. Unternehmer, die das Rechnungsformat ZUGFeRD nutzen, brauchen damit keine Angst haben, dass ihre Kunden die neuen Rechnungsformate nicht lesen können. Die neueste Version des Dateiformats enthält außerdem ein Profil für die XRechnung. „Damit gibt es zwischen beiden Formaten keine Probleme mit der Kompatibilität mehr“, sagt Bocek. Seit dem 1. Juli 2020 können Nutzer der Version ZUGFeRD 2.1.1 ihren Kunden also auch eine XRechnung schreiben. Weil ZUGFeRD technisch mit dem französischen E-Rechnungsformat Factur-X identisch ist, können die Rechnungen darüber hinaus auch in Frankreich verwendet werden. Auf der FeRD-Website findet sich eine Liste von Software-Anbietern, die ZUGFeRD unterstützen. Wie können Unternehmer eine XRechnung schreiben? Wie sollten Unternehmen vorgehen, wenn sie auf das neue elektronische Rechnungsformat umstellen wollen? „Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine XRechnung zu stellen“, erläutert Bocek. Unternehmer können die Rechnung entweder online schreiben oder als Datei verschicken. 1. Manuelle Dateneingabe Die einfachste Weise, eine XRechnung zu schreiben, ist die manuelle Eingabe der Daten in die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder das Webportal der Bundesdruckerei zur Rechnungseingabe (OZG-RE), das auch von einigen Bundesländern genutzt wird. Dieses Vorgehen bietet sich vor allem für Unternehmen an, die nur gelegentlich eine XRechnung an einen öffentlichen Auftraggeber stellen und deshalb nicht gleich ihr komplettes Rechnungswesen umstellen wollen. 2. Dienstleister-Software Die zweite Möglichkeit zur Erstellung einer XRechnung besteht darin die Software eines Dienstleisters zu nutzen. In die Buchhaltungsprogramme der großen Anbieter wie Datev oder Lexware ist das neue Rechnungsformat bereits eingebunden. Die eigentliche Rechnung wird dann über E-Mail, De-Mail oder mit Hilfe der IT-Infrastruktur Peppol verschickt, die entwickelt wurde, um öffentliche Aufträge digital auszuschreiben und abzuwickeln. „Wir empfehlen, für den Rechnungsversand an Behörden den Peppol-Webservice zu nutzen“, sagt AWV-Referent Bocek. 3. Eigene Software-Lösung Auch mit der neuesten Version von ZUGFeRD lässt sich eine XRechnung erstellen. Allerdings wird auf der Website lediglich die ZUGFeRD-Spezifikation zum Download zur Verfügung gestellt, die zur Erzeugung des Dateiformats nötig ist. Diese kostenlose Spezifikation muss noch in bestehende Rechnungsprogramme integriert werden. „Wer das nicht selbst programmieren möchte, muss einen Dienstleister damit beauftragen“, sagt Bocek. Der Versand der Rechnung erfolgt dann ebenfalls per Mail oder über Peppol. Fazit: Ob sich die Integration in die eigene Buchhaltungssoftware lohnt, hängt letztlich davon ab, wie häufig die elektronische Rechnungsstellung benötigt wird. „Wenn ich im Jahr nur fünf elektronische Rechnungen schreibe, dann lohnt sich eine interne Lösung eher nicht“, so Bocek. In solchen Fällen sei die manuelle Dateneingabe oft einfacher. Je häufiger jedoch eine XRechnung geschrieben werden muss, desto eher lohnt sich eine Lösung aus einem Guss. Was ist für die Einführung der XRechnung noch nötig? „Für die meisten Unternehmer dürfte die Einführung einer neuen Software das geringere Problem sein“, urteilt Erichsen. Hier müssen sich Firmenchefs nur für eine Lösung entscheiden. „Die größere Herausforderung besteht darin, neue Prozesse im Betrieb zu etablieren.“ Konkret sollten Unternehmen mit der XRechnung auch die folgenden Prozesse im Unternehmen einführen, empfiehlt der Berater: Rechnungsstellung: Für die Abwicklung der XRechnung sollte ein separates E-Mail-Postfach eingerichtet werden. Rechnungsüberprüfung: Außerdem müssen Prüfpfade entwickelt werden, um die Echtheit der Rechnung sicherzustellen und Rechnungseingänge und -ausgänge zu kontrollieren. Archivierung: Auch elektronische Rechnungen müssen gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) aufbewahrt werden, dafür sollte ein Prozess geschaffen werden. Datenschutz: Rechnungsversand und Archivierung der XRechnung müssen in Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfolgen. Dokumentation: Mit der XRechnung entstehen auch neue Dokumentationspflichten gegenüber dem Finanzamt, um weiter den Vorsteuerabzug geltend machen zu dürfen. Grundsätzlich können Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen die Umstellung selbst vornehmen. „Aufgrund der Komplexität der Abläufe ist es aber sinnvoll, sich für die Einführung externe Hilfe zu holen“, rät Erichsen. Was sind die Vor- und Nachteile der neuen E-Rechnungsformate? Für Unternehmen kann es sich lohnen, das Rechnungswesen zu digitalisieren: „Elektronische Rechnungen sparen Zeit, Geld und Platz“, erläutert Erichsen. Viele dieser Vorteile bieten allerdings bereits einfache PDF-Rechnungen. So ist eine elektronische Rechnung viel schneller erstellt und verschickt als eine postalische Rechnung. Das sorgt langfristig auch für mehr Liquidität: Weil die Rechnung schneller beim Kunden ist, können bzw. müssen diese früher zahlen. Außerdem kosten die Erstellung und der Versand etwa halb so viel wie die Papiervariante. Auch die elektronische Archivierung spart Platz und somit Kosten: Statt lange Regalreihen mit Ordnern zu befüllen, genügt es nun bereits, ausreichend Speicherplatz vorrätig zu haben. Der große Vorteil neuer elektronischer Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD besteht darin, dass diese automatisiert weiterverarbeitet werden können. Das spart zusätzlich Zeit und Geld. Die EU rechnet europaweit mit Milliarden-Einsparungen durch die neue Technologie. Ein Nachteil im Vergleich zu herkömmlichen Varianten der Rechnungsstellung besteht im anfänglichen hohen Aufwand für die Umstellung und den Kosten für die Einführung. Unternehmer sollten genau prüfen, ob sich dieser Aufwand für ihren Kundenkreis lohnt. Eine echte Arbeitserleichterung bietet die E-Rechnung schließlich nur dann, wenn Kunden, Lieferanten und Dienstleister im Netzwerk ebenfalls auf den neuen Rechnungsstandard setzen.