IT+Technik Papierloses Büro: Diese Software brauchen Sie

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Aktenstapel ade: Mit der richtigen Software rückt der Traum vom papierlosen Büro in greifbare Nähe.

Aktenstapel ade: Mit der richtigen Software rückt der Traum vom papierlosen Büro in greifbare Nähe.© Cachaco - Fotolia.com

Welche Software hilft Unternehmen, die ein papierloses Büro führen wollen? Nützliche Programme von der Scan-App bis zur Rechnungsverwaltung.

Schriftliches verwalten

Der Onlinedienst Evernote speichert Notizen und Dokumente. Computersoftware sowie Smartphone-Apps gibt es für alle gängigen Betriebssysteme, die Notizbücher werden auf allen Geräten synchronisiert. Besonders praktisch: Mit einem Zusatzprogramm für den Browser können auch Texte und Bilder von Internetseiten gespeichert werden. Die Basisversion ist gratis, zahlende Kunden (40 Euro/Jahr) bekommen mehr Speicher und zusätzliche Funktionen.  Konkurrenz kommt von Microsoft: Das kostenlose Programm OneNote bietet ähnliche Funktionen,  Umsteiger müssen sich an eine andere Programmoberfläche gewöhnen.

Onlinespeicher verschlüsseln

Dropbox, Google Drive, OneDrive und Box sind populäre Cloud-Speicher. Will man die komfortablen Dienste nutzen, lässt sich die Sicherheit mit dem Verschlüsselungsdienst Boxcryptor deutlich erhöhen. Das Programm ist für alle gängigen Plattformen verfügbar und schaltet sich vor den eigentlichen Onlinespeicher. Das hat seinen Preis: Für Unternehmenskunden kostet der Dienst je nach Nutzerzahl zwischen 400 und 3200 Euro im Jahr. Bisher kostenlos, aber nicht so vielseitig ist Cloudfrogger.

Mit dem Smartphone scannen

Wer sein Smartphone unterwegs als Scanner nutzen möchte, findet dafür eine Reihe von Apps. CamScanner+ (99 Cent) punktet mit simpler Bedienung, guter Texterkennung und einem angeschlossenen Cloud-Archiv. Die App gibt es außer für iPhones und Android-Geräte auch für Windows-Smartphones. Nur die beiden erstgenannten Systeme unterstützt Scanbot, eine App der Bonner Firma Doo. Hier wurde Wert auf die Anbindung zu anderen Cloud-Diensten gelegt wie Dropbox und Evernote. Beide Scan-Apps bieten kostenpflichtige Zusatzfunktionen, die man im Abo oder einmalig bezahlen kann.

Rechnungen zentral verwalten

Vor allem an Freiberufler und kleine Betriebe wenden sich Lexoffice und Fastbill. Mit der webbasierten Software lassen sich nicht nur Angebote und Rechnungen professionell erstellen – auch gescannte Belege können einfach aufbewahrt werden. Die Programme dienen außerdem dazu, Zahlungen zu erfassen und bieten dabei verschiedene Umsatzauswertungen an, etwa nach Kunde oder Monat. Auch bei der Papierschlacht mit dem Finanzamt helfen die Programme. So lassen sich beispielsweise Umsatzsteuerbeträge berechnen und Umsatzdaten für die Bearbeitung durch den Steuerberater exportieren. Kostenpunkt: In der günstigsten Variante werden je rund 5 Euro monatlich fällig.

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1 Kommentar
  • Andreas Mucke 3. Mai 2015 12:18

    Prozessmanagement hilft, Arbeitsabläufe zu verbessern und das gesamte Potential des digitalisierten Büros zu entfalten

    In der heutigen vernetzten Arbeitswelt liegen praktisch alle Geschäftsdaten eines Unternehmens digital vor. Klassische Anwendungen wie das CRM- oder das ERP-System speichern und verwalten sie und sorgen im Idealfall dafür, dass jeder Mitarbeiter schnell auf die Daten zugreifen kann, die er für seine Arbeit benötigt. Dieser Idealfall ist jedoch nicht an der Tagesordnung – denn die Informationen sind verteilt auf verschiedene Applikationen, so dass Mitarbeiter sie oft selber zusammensuchen müssen. Höhere Effizienz verspricht die prozessorientierte Bearbeitung, bei der ein automatisiertes Prozessmanagement die für einen Vorgang benötigten Informationen aus unterschiedlichen Systemen koordiniert und bereitstellt. Doch der Weg von der manuellen Koordinierung und Bearbeitung zum elektronischen Prozessbüro erscheint weit und steinig – dabei bietet eine schrittweise Implementierung einen vielversprechenden Ansatz, um die Abläufe im Unternehmen nach und nach umzustellen. [entfernt. Bitte keine Eigenwerbung – Red.]

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