Arbeitswelt im Wandel So werden Unternehmen fit für die digitale Zukunft

Die Arbeitswelt ist im Wandel. Für einen erfolgreichen Start in die digitale Zukunft müssen sich Unternehmen verändern.

Die Arbeitswelt ist im Wandel. Für einen erfolgreichen Start in die digitale Zukunft müssen sich Unternehmen verändern.© everythingpossible / Fotolia.com

Home Office statt Büro, Video-Chat statt Konferenz: Der Wandel in der Arbeitswelt fordert Unternehmen heraus. Wer Erfolg haben will, sollte die folgenden vier Lektionen beherzigen.

E-Mails von unterwegs lesen, Dokumente digital verschicken und an Konferenzen über Videochat teilnehmen – in vielen Unternehmen ist die digitalisierte Arbeitswelt schon lange angekommen. Andere Unternehmen tun sich schwer, neue technische Möglichkeiten mit dem Alltag im Unternehmen zu verbinden. Auf der impulse-Konferenz „Aus Fehlern lernen“ diskutierten die Teilnehmer im Workshop „Zukunft – Wo arbeiten wir am besten“ über die Herausforderungen der digitalen Arbeitswelt – am Ende standen vier Lektionen für Unternehmen.

Lektion 1: Anforderungen ansprechen

In der Freizeit sind digitale Techniken schon lange angekommen, viele Mitarbeiter erwarten das auch vom Arbeitgeber. Wenn aber das E-Mail-Postfach nicht von unterwegs zugänglich ist, der Laptop zu Hause keinen Zugriff auf Daten zulässt und Kontakte von unterwegs nicht eingesehen werden können, dann ist Arbeiten aus dem Home Office nur schwer möglich.

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Ist ein Außendienstmitarbeiter etwa gerade in einem anderen Teil Deutschlands unterwegs und will einen abgesagten Termin kurzfristig durch einen neuen ersetzen, dann hindert ihn die Datensicherheit daran, die Telefonnummer seines Ansprechpartners herauszufinden. Das Ergebnis: Frust beim Mitarbeiter, Frust beim Arbeitgeber.

Wer garantiert aber für die Datensicherheit, sollte der Laptop unterwegs gestohlen werden? Oder die Internetverbindung einem Hacker zum Opfer fallen? Unternehmer sollten diese Herausforderungen offen bei den Mitarbeitern ansprechen und die Gründe erklären. Etwa warum zu Hochzeiten der Produktion Videoplattformen gesperrt sind – nicht, um Mitarbeiter zu bevormunden, sondern um notwendige Datenleitungen nicht zu stören.

Lektion 2: Zentrale Herausforderung Wissenstransfer

Wissen im Unternehmen zu halten, auch wenn Mitarbeiter dezentral von zu Hause oder unterwegs arbeiten oder das Unternehmen wechseln, ist eine der zentralen Herausforderungen für Unternehmen in der Arbeitswelt der Zukunft. Sinnvoll wäre zum Beispiel ein detaillierter Leitfaden für neue Mitarbeiter, in dem Anlaufstellen für Wissen aufgezeigt sind und Richtlinien zur Datensicherheit vermittelt werden.

„Wo arbeiten wir am besten?“ Diese Frage diskutierten Simone Brett-Murati, Dr. Daniel Wagenführer und Kurt Berthold (v.l.n.r.) in der Partner-Werkstatt von TA Triumph-Adler.

„Wo arbeiten wir am besten?“ Diese Frage diskutierten Simone Brett-Murati, Dr. Daniel Wagenführer und Kurt Berthold (v.l.n.r.) in der Partner-Werkstatt von TA Triumph-Adler.© Daniel Ziegert

Lektion 3: Regeln zur Datensicherheit überprüfen

In acht von zehn Unternehmen werden Dokumente per E-Mail an Kollegen verschickt, fand eine Studie des Marktforschungsunternehmens IDC zusammen mit dem Unternehmen Triumph-Adler heraus. Das ist nicht effizient, weil viel Zeit auf das Suchen und Abspeichern von Dateien verwendet wird. Zudem bringt es Sicherheitsrisiken mit sich, wenn E-Mails nicht vor Fremdzugriffen geschützt sind.

Die Regeln zur Datensicherheit im Unternehmen müssen neuen Anforderungen und Geräten angepasst werden. Schnittstellen zwischen Geräten, über die Daten übertragen werden, sind besonders anfällig. In jedem Einzelfall muss abgewogen werden, ob ein Tool oder eine App den Mehrwert bringen, um seinen Einsatz zu rechtfertigen. Ein Beispiel dafür ist der Einsatz der Messenger-App WhatsApp auf Firmenhandys, auf denen auch geschäftliche Kontakte sowie sensible Daten gespeichert sind.

Lektion 4: Technische Ausstattung anpassen

Einige Verhaltensmuster von Mitarbeitern lassen sich nur dann ändern, wenn die nötigen technischen Voraussetzungen erfüllt sind. Unternehmerin Vanessa Weber berichtet, dass sie weniger ausgedruckte Seiten im Unternehmen haben wollte, um Geld zu sparen und die Umwelt zu schonen.

Sie forschte nach, an welchen Stellen auf Ausdrucke verzichtet werden könnte, und wurde in der Auftragskontrolle fündig. Dort wurden lange Listen ausgedruckt, um sie mit Listen im Computer abzugleichen. An einem Bildschirm sei es einfach nicht möglich gewesen, beide Listen miteinander zu vergleichen, berichteten ihr die Mitarbeiter. Mittlerweile haben Mitarbeiter für die Aufgabe zwei Bildschirme zur Verfügung und können auf ausgedruckt Auftragslisten verzichten.

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