IT+Technik Wie kleine Firmen ihre Kosten mit Software aus der Cloud senken

Immer mehr Firmen setzen auf die Cloud.

Immer mehr Firmen setzen auf die Cloud.© iStockphoto

Lizenzgebühren, Updatekosten und hohe Stundensätze für IT-Spezialisten: Für die EDV geben Unternehmen monatlich ein kleines Vermögen aus. impulse zeigt, wie vor allem kleine Firmen durch Software aus der Cloud sparen können.

Die Münchner Firma Cup Service hat nur drei Mitarbeiter. Die haben gut zu tun. Seit 20 Jahren lässt das kleine Team für seine Kunden Plastikbecher indivi­duell bedrucken und produziert mithilfe von Zulieferern aus Deutschland und Tschechien Bauchläden für Promotions bei Großveranstaltungen. Abnehmer für die Artikel gibt es auf der ganzen Welt. Geschäftsführer Alexander Raab und seinen zwei Mitarbeitern bleibt keine Zeit für Nebensächlichkeiten – wie etwa die IT. „Wir haben davon keine Ahnung“, sagt Raab, „deshalb haben wir früher immer externe Fachleute dafür engagiert.“

Der Nachteil daran: Die IT-Spezialisten, die für Cup Service Programme installierten, Updates aufspielten und im Notfall eingriffen, wenn etwas nicht funktionierte, sind nicht gerade billig. 80 bis 100 Euro für eine Technikerstunde, hinzu kommen Lizenz- und Updategebühren. Allein das Programm zur Verwaltung der Kundendaten kostete den Unternehmer rund 600 Euro in der Anschaffung, plus 300 für jede Aktualisierung – pro Arbeitsplatz. Für drei Mitarbeiter kamen so im Jahr 2000 Euro und mehr zusammen.

Das ist viel für eine so kleine Firma. Doch es gab keine Alternative. Bis Raab vor drei Jahren zufällig im Radio eine Sendung über Software hörte, die nicht auf dem eigenen Server installiert, sondern über das Internet nutzbar ist, also aus der Cloud kommt. „Wir haben uns sofort ein paar Demoversionen heruntergeladen und damit herumprobiert“, erinnert sich der Chef. Der erste Eindruck war nicht schlecht: „Im Gegensatz zu früher wirkten auch die Web-Programme sehr professionell und ansehnlich.“

Die EDV aus dem Netz

Inzwischen kommt die komplette EDV der Firma aus dem Netz: Unternehmenssoftware, Buchhaltung und Kundendatenbank. Raab überweist dafür 149 Euro Miete pro Monat. Rechnet er die Anschaffungs- und Wartungskosten, die er vorher zahlte, auf den Monat um, dann sind seine Kosten um fast 20 Prozent gesunken. „Dafür bekommen wir als kleines Unternehmen eine EDV-Ausstattung, die es früher nur für Große gegeben hätte“, sagt er. Und er kann sich noch mehr um sein Kerngeschäft kümmern.

Bis vor zehn Jahren mussten Unternehmen für einen eigenen E-Mail-Server, eine professionelle Datenbank zur Pflege der Kundendaten oder ein Warenwirtschaftssystem für das unternehmensweite Enterprise Ressource Planning (ERP) noch ein kleines Vermögen ausgeben. Heerscharen von Beratern arbeiteten sich wochenlang durch den Betrieb, um die Systeme zum Laufen zu bringen und alles so einzustellen, dass die Programme zueinander passten. Und ohne zwei bis drei Experten – in der eigenen IT-Abteilung oder beim EDV-Service – geriet der Datenstrom schnell ins Stocken.

Damit ist Schluss. „Heute können sich auch kleine Betriebe mit IT-Systemen ausstatten, die früher Konzernen vorbehalten waren“, sagt Wolfgang Müller-Nixdorf, der Mittelständlern dabei hilft, ihre EDV auf Cloud umzustellen.

Gründe für den Wechsel gibt es mehrere. Die Benutzung der Systeme ist einfacher geworden. Kaum noch eine Firmenanwendung mutet Nutzern kryptische Benutzeroberflächen oder komplizierte Eingabefelder zu. Und: Die Kosten haben sich reduziert. Viele Anwendungen sind auch als freie Open-Source-Version erhältlich, kosten also gar keine Lizenzgebühren mehr – Chefs zahlen lediglich für Wartung und Service. E-Mail und Datenspeicher, Zeiterfassung, Projektmanagement und die Kundendaten-Verwaltung gibt es zudem als kostengünstige Web-Versionen aus der Cloud. Seit einigen Jahren sind auch Office-Programme und sogar Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft zur Miete zu haben. Wer will, wechselt einfach zum günstigsten Anbieter – oder zu dem mit den meisten Funktionen.

Mieten ist billiger als kaufen

Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Aber es ist nicht immer leicht, sich in der neuen, flexiblen EDV-Welt zurechtzufinden. Firmenchef Raab musste auf der Suche nach der richtigen Lösung feststellen, dass das Angebot an Tarifen und Vertragsmodellen zwar riesig, aber kaum miteinander vergleichbar ist. Bei seiner Suche ging er deshalb pragmatisch vor: Er verknüpfte bei seiner Recherche die Anwendungen, die für ihn wichtig sind, mit dem Begriff Cloud, lud drei Demoversionen herunter und entschied sich am Ende für die, die ihm am besten gefiel.

Günstig sei die Software aus dem Netz meistens, sagt Berater Müller-Nixdorf. Sogenannte „Software as a Service“ (SaaS), bei der pro Nutzer eine monatliche Pauschale fällig wird, ist billiger als die Lizenzen für fest installierte Software auf dem lokalen PC oder Server. So würde die Installation einer Kundendatenbank mit Lizenz auf dem Server einen mittelständischen Betrieb Experten zufolge 12 000 Euro kosten. Aus der Cloud kostet dieselbe Anwendung 250 Euro pro Monat. Nach vier Jahren summiert sich das zwar ebenfalls auf 12 000 Euro, doch die Benutzer sparen sich Wartungskosten und kostenpflichtige Updates.

Unterschätzen sollte man den Aufwand einer Netz-Software aber auch nicht, warnt Müller-Nixdorf. „Man benötigt zwar keinen IT-Leiter mehr, aber schon noch einen Mitarbeiter, der das Thema überblickt.“ Der Berater empfiehlt deshalb, einen IT-affinen Kollegen zum EDV-Beauftragten zu ernennen. „Der stellt dann Zugriffsrechte ein, bucht bei Bedarf neue Lizenzen dazu, kümmert sich um die passenden, sicheren Endgeräte.“ Ein Vollzeitjob sei das nicht.

Berater Müller-Nixdorf würde den Umzug in die Cloud schrittweise vollziehen. Ein E-Mail-Server aus dem Netz eignet sich beispielsweise als Einstieg. Komplizierter wird es, wenn typische Office-Programme wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, oder gar Kundendatenbank, Buchhaltung und Warenwirtschaft in die Wolke wandern sollen. Hier müssen Unternehmer genau prüfen, ob das Angebot zu den bisher genutzten Datenformaten passt. „Sonst droht Chaos beim Umzug ins Netz“, so Müller-Nixdorf.

Cloudplattformen im Test

Gemeinsam mit seinen Kunden sichtet der Experte regelmäßig Dutzende von Cloud-Plattformen und testet, was mit den Firmendaten passiert, wenn man sie dorthin überspielt. Er untersucht dabei auch, wie andere Programme des Unternehmens mit dem Angebot aus der Wolke zurechtkommen. Vier bis fünf Manntage Beratung sollten Unternehmer für diese Phase einplanen.

Marcus Wohlleben, Geschäftsführer der IT-Beratung Cloud Pilot aus Oberursel im Taunus, rät Mittelständlern zudem, möglichst mit allen Systemen zu einem einzigen Cloud-Anbieter zu wechseln. „Als Unternehmer wollen Sie nicht mit Fragen konfrontiert werden wie: Haben Sie die Ports ordentlich konfiguriert, oder die Kompatibilität der Systeme geprüft?“, sagt Wohlleben. Wer sich sei­-ne EDV-Landschaft bei diversen Cloud-Dienstleistern häppchenweise mietet, muss sich entweder sehr gut auskennen. Oder er zahlt am Ende drauf, weil er IT-Experten engagieren muss, die zwischen den Softwarevermietern bei Problemen und Störungen vermitteln.

Klaus Müller, IT-Leiter des Baustoffhändlers Hieronimi in Faid an der Mosel, hat von Anfang an nach einem einzelnen Anbieter gesucht. Seit Mai 2012 läuft die EDV des Baustoffhändlers mit 180 Mitarbeitern über fremde Server. Drei Komplettanbieter buhlten um den Zuschlag des Mittelständlers. Der Sieger des Wettbewerbs überzeugte Müller durch „das Preis-Leistungsverhältnis, sein Sicherheitskonzept und die vergleichsweise langjährige Erfahrung“.

Nur in der Abteilung Solarenergie, in der drei Mitarbeiter Sonnenkollektoren planen, läuft die Spezialsoftware noch stationär auf dem PC. Programme, die viele Grafikdaten verarbeiten müssen, wie CAD-Systeme für Ingenieure und Architekten, gelten generell als wenig Cloud-geeignet. Vor allem, wenn die Internetverbindung langsam ist.

Abgehängt in der Provinz

Die Qualität der Internetverbindung ist mit entscheidend für den Durchbruch dieser Lösungen. Unternehmen, die etwas abseits liegen, haben häufig kein Breitbandinternet zur Verfügung, sondern nur DSL. Das Netz ist langsam und instabil. Die schlechte Anbindung in der Provinz sei ein Grund dafür, dass Schätzungen zufolge erst 20 Prozent der
Unternehmen Mietsoftware nutzen, sagt Oliver Grün, Chef von Grün Software und Präsident des Bundesverbands IT-Mittelstand (BITMi). „Gerade die vielen mittelständischen Unternehmen, die in ländlichen Regionen angesiedelt sind, haben einen echten Nachteil“, sagt Grün. „Wenn ein Breitbandanschluss fehlt, kann man Cloud-Anwendungen nur eingeschränkt nutzen.“

Der schwäbische Autoteile-Großhändler GMT etwa hat eine Online-Software für Warenwirtschaft gemietet, dazu das Kundendatenmanagement und die Unternehmenssoftware. IT-Leiter Hubertus Böse ist damit grundsätzlich sehr zufrieden. Nur eins stört ihn: Er merkt sofort, wenn ein Praktikant im Nachbarbüro Internetradio hört, weil die Cloud-Programme bei ihm dann langsamer reagieren. „Hier in Neckartailfingen ist zwar unser größter Standort“, sagt Böse. Ein Großteil der insgesamt 20 Mitarbeiter des Unternehmens sitzt dort. Aber Neckartailfingen ist eben auch ein Dorf mit entsprechend langsamer Netzanbindung. „Wenn ich in unserem Standort in München bin, bin ich immer neidisch, weil da die Datenverbindungen schneller sind“, sagt er.

Böse hat inzwischen alle Arbeitsplätze mit Mobilfunk-Datensticks nachrüsten lassen, damit seine Kollegen ungehindert weiterarbeiten können, falls mal eine Leitung zusammenbricht. Dafür hat er einmalig 100 Euro bezahlt. Die passenden Flatrates gibt es für 30 bis 40 Euro pro Monat und Rechner. Hieronimi-IT-Leiter Klaus Müller hat an den drei Standorten des Baustoffhändlers ebenfalls LTE-Sticks installiert. Dafür bezahlt er im Monat 150 Euro.

Solche Probleme kennt Cup-Service-Chef Alexander Raab nicht – seine Firma sitzt in der Münchener City. Nur eine Sache stört auch in dem kleinen Unternehmen immer mal wieder den Datenfluss. „Wenn Microsoft einen neuen Internet-Explorer herausbringt und der sich im Hintergrund auf unseren Rechnern instal­liert, dann funktionieren die Programme oft erst mal nicht mehr“, sagt Raab.

Gerade hat er das beim Umstieg auf den Explorer 10 wieder durchlitten. „Man muss die Sicherheitseinstellungen ändern, dann geht’s wieder“, sagt der Unternehmer. Ganz ohne Mühe ist eben auch Cloud-Software nicht zu haben.

 

Juristische Feinheiten
Cloud ist nicht gleich Cloud, Chefs sollten sich die Verträge genau ansehen. Worauf es bei der IT-Miete ankommt:Wo liegt das Programm?
Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten, Software nicht mehr auf dem eigenen PC oder Server zu installieren und zu betreiben, sondern per Internet darauf zuzugreifen:- Hotel für den Server Der eigene Server steht nicht mehr im Keller, sondern im Rechenzentrum eines Dienstleisters. Dort kümmern sich dann Service-Techniker um alles, an die Daten kommt man fortan per geschütztem Internetzugriff.- Netz statt Festplatte Statt Software auf einem Datenträger zu verkaufen, bieten Microsoft und andere Hersteller ihre Produkte auch zur Miete an.

– Alles online Manche Anbieter – wie etwa Cloud-Pionier Salesforce – bieten ihre Software ausschließlich per Online-Zugriff an, also aus der Cloud.

Was steht im Vertrag?
Unternehmer sollten mit dem Cloud-Anbieter einen „Auftragsdatenverarbeitungsvertrag“ schließen, Vorlagen hat jeder Anwalt. Darin ist etwa geregelt, dass der Cloud-Dienstleister nur nach Weisung des Auftraggebers tätig wird, bestimmte Sicherheitsmaßnahmen einhält, aktuelle Zertifikate nachweisen und Datenpannen von sich aus melden muss. Stehen die Server nicht in der EU, sollten „EG-Standardvertragsklauseln“ abgeschlossen werden, sagt Christoph Rittweger, auf Cloud-Themen spezialisierter Rechtsanwalt in der Kanzlei Baker & McKenzie in München. US-Anbieter mit ISO 27001- oder SSAE16-Zertifikat halten die strengen deutschen IT-Sicherheitsanforderungen ein.

Welcher Gerichtsstand gilt?
In vielen Verträgen mit US-Anbietern gilt US-Recht und ein Gerichtsstand in den USA. „Wenn etwas nicht funktioniert, muss ich dann vor einem amerikanischen Gericht klagen“, sagt Rittweger. „Das wird im Zweifel teuer.“ Er empfiehlt, deutsches Recht und einen deutschen Gerichtsstand zu vereinbaren. Dann gilt hiesiges AGB-Recht und die üblichen US-amerikanischen Haftungs- und Gewährleistungsausschlüsse sind unwirksam.

Was passiert mit den Daten?
Viele Cloud-Kunden klären nicht: Was, wenn ich den Anbieter mal wechseln will? Gibt es eine Übergangszeit, in der der Anbieter den Kunden beim Umzug unterstützt? Alles, was als Buchungsbeleg gelten könnte – unter Umständen auch eine E-Mail – sollte zudem revisionssicher archiviert werden. Deutsche Steuerbehörden wollen bis zu zehn Jahre lang auf solche Daten zugreifen können.

Die Wolke für Mittelständler
Die IT-Beratung Experton hat den Cloud-Markt analysiert und attraktive Angebote für Mittelständler herausgefiltert – eine Auswahl:CANCOM – Der Dienstleister aus München berät Unternehmen beim Umzug in die Cloud und baut individuelle Cloud-Lösungen.Fujitsu – Hat nach eigenen Angaben mehr als 200 Mietsoftware-Lösungen im Angebot.

cloud Google – Mail, Kalender, Festplatte, Office-Programme. Für Einsteiger.

HP – Unterstützt Unternehmen unter anderem dabei, ERP-Programme (wie SAP oder Microsoft Dynamics) in die Cloud zu verlagern.

IBM – Im Angebot ist ein ganzes Bündel von Miet-Software.

Microsoft – Eigene Anwendungen zur Miete, außerdem virtuelle Server.

Pironet – Gängige Kommunikations- und Desktop-Programme zur Miete. Auch virtuelle Server und Mietspeicher sind im Angebot.

QSC – Desktop-Software aus der Cloud, außerdem unter anderem virtuelle Telefonanlagen.

Telekom Deutschland – Office, CRM, Projektmanagement von Microsoft, dazu Buchhaltungssoftware.

Eine Frage des Geldes
Unternehmen, die eine neue Software brauchen, können heute zwischen Mieten und Kaufen wählen. Ein Preisvergleich:Eine Frage des Geldes

 

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1 Kommentar
  • MBD 25. März 2014 10:58

    Unwahrscheinlich, dass der Herr Raab sich Demoversionen der Cloud-Software „heruntergeladen“ hat, wenn es sich offensichtlich um solche Programme handelt, auf die über den Browser zugegriffen wird.

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