Leben Den Feierabend wiederentdecken: 10 Tipps für Unternehmer

Abends noch schnell Mails checken und morgens beim Frühstück schon wieder das Handy in der Hand: Gerade Selbstständige können kaum abschalten. Auf impulse.de sagen Zeitmanagement-Experten, wie Sie der Tyrannei von Smartphone & Co. entkommen können.

In der digitalen Welt verschwimmen oft die Grenzen zwischen Arbeit und Privatem. Besonders Mittelständler tragen für ihr Unternehmen eine große Verantwortung. Lange Arbeitszeiten und eine ständige Erreichbarkeit können auf Dauer zum Problem werden. Aktuelle Umfragen zeigen, dass die andauernde Erreichbarkeit jeden Dritten Betroffenen belastet. Die Folge: Erschöpfungszustände. Die Zeitmanagement-Experten Lothar Seiwert und Janka Hegemeister geben jeweils fünf Tipps für Selbständige. Was können Unternehmer tun, um sich nicht von ihrem Smartphone tyrannisieren zu lassen und wieder einen Feierabend zu genießen?

 

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5 Tipps von Lothar Seiwert

Ausschalten zum Abschalten: „Es ist ein Wahn, immer erreichbar sein zu müssen“, sagt Lothar Seiwert. Der Zeitmanagement-Experte und Buchautor ist überzeugt, dass diese „Onlinesucht und der Glaube, dass nichts ohne mich geht“ nur durch die persönliche Einstellung jedes Einzelnen gelöst werden kann. „Früher, als es noch kein Handy gab, war man eben beim Spaziergang nicht erreichbar und die Welt ging nicht unter.“

Slow down to speed up: „Wir laufen auf einer viel zu hohen Drehzahl und müssen wieder lernen nichts zu tun, die Bremse einzuschalten, runterzuschalten“, betont Seiwert. Jeder müsse für sich selbst herausfinden, was für ein Stresstyp er sei, und was ihm persönlich gut tue. Kurzmeditationen ohne spirituellen Bezug, sich hinzusetzen und zur Ruhe zu kommen, den Atemrhythmus und den Puls zu beobachten, seien eine gute Hilfe, so Seiwert. „Wir werden den ganzen Tag von der äußeren Welt beeinflusst und vergessen darüber die Innenwelt. Viele können es gar nicht mehr aushalten, sich mit sich selbst auseinanderzusetzen und müssen immer nur herumwuseln wie Speedy Gonzalez.“ Dabei würden bereits 15 Minuten innere Konzentration am Tag genügen, ob in der Bahn, im Büro oder in der Mittagspause. „Diese ‚Fast-Food-Konzentration‘ lässt sich zum Beispiel mit autogenem Training zum Drei-Gänge-Menü ausbauen.“

Sei verbindlich gegenüber dir selbst, priorisiere, terminiere: „Man sollte Termine mit sich selbst machen und nicht immer nur mit anderen“, rät Lothar Seiwert. Fest in den Kalender – wie einen Arbeitstermin – könne man Spaziergänge, Sport, Gartenarbeit, Treffen mit Freunden oder eine Meditation eintragen. „Auszeitinseln zu schaffen ist nur durch eine proaktive Planung möglich, sonst überrollt mich die Hektik des Alltags.“ Studien würden zeigen, dass wir 50 bis 60 Prozent unserer Zeit für dringende, aber nicht wichtige Dinge aufwenden. „Dringendes hat mit anderen Personen zu tun und Wichtiges mit unserer Work-Life-Balance. Das Wichtige kommt meistens zu kurz“, erklärt der Zeitexperte. Wenn man nur sage „das mache ich, wenn ich Zeit habe“, würde meistens gar nichts passieren. Eine Lösung sei, dem Wichtigen mehr Dringlichkeit zu verleihen, indem man sich ein Abo für das Theater kaufe oder Freunde dazu einlade. „Aber selbst wenn Freunde absagen, muss man verbindlich gegenüber sich selbst sein.“

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Die Dynaxity-Kurve beschreibt die Zunahme der Dynamik und der Komplexität in der heutigen Gesellschaft. © Lothar Seiwert

Technik als Chance: „Eine App ist nur so gut, wie die Selbstdisziplin des Benutzers“, sagt Seiwert. Richtig angewandt könne die Technik durchaus beim Zeitmanagement helfen: „Die Pomodoro-App taktet die Arbeitszeit und unterscheidet zwischen 25-Minuten-Arbeitsphasen und fünfminütigen Pausen dazwischen.“ Die Konzentration auf nur eine Aufgabe, Monotasking, sei wichtig. „Multitasking ist ein Mythos, da kommt immer etwas zu kurz. Es ist eine der Hauptstressfallen, zu viel auf einmal zu wollen“, ist Seiwert überzeugt.

Selbstbestimmung: „Auf uns wirken ständig so viele Dinge ein, das Telefon, E-Mails, der Computer, wir werden immer mehr vernetzt, bedienen immer mehr Medien gleichzeitig.“ Der Begriff Dynaxity beschreibe diese härter werdenden Rahmenbedingungen. Alles werde dynamischer, schneller und gleichzeitig auch komplexer. „Immer wenn es piept und blinkt, sieht man nach, weil es ja etwas Wichtiges sein könnte, aber meistens ist es nur interessant.“ Bei der Dringlichkeitsfalle würde das Dringliche mit dem Wichtigen verwechselt. „Wenn man es nicht schafft, sich auf das wirklich Wichtige zu konzentrieren, frisst der Betrieb einen auf.“ Selbstbestimmt zu arbeiten, nein zu sagen, sich zu reduzieren und eine gesunde Work-Life-Balance aufzubauen, sei nur mit Entschleunigung möglich. „Und mehr Zeitsouveränität spiegelt sich in körperlichem und seelischem Wohlbefinden wider.“

Prof. Lothar SeiwertProf. Dr. Lothar Seiwert ist Vortragsredner und Denker zu Fragen der Zeitautonomie. Er ist Europas führender Experte für Zeit- und Lebensmanagement und wurde mit zahlreichen Auszeichnungen gewürdigt, u. a. dem Life Achievement Award für sein Lebenswerk und mit der Aufnahme in die German Speakers Hall of Fame. Außerdem erhielt er von der German Speakers Association den Trainerbuchpreis für das Lebenswerk. Im September wird sein Ratgeber „Lass los und du bist Meister deiner Zeit“ erscheinen.

5 Tipps von Janka Hegemeister

Perfektionismus ist nicht alles: „Viele von uns neigen dazu, alles perfekt machen zu wollen, dabei reichen meistens auch 80 Prozent aus. 100 oder gar 150 Prozent sind gar nicht nötig, das Ergebnis steht oft in keinem Verhältnis zum zeitlichen Aufwand“, sagt Janka Hegemeister. „Man muss öfter mal ‚Nein sagen‘, wenn Aufgaben verteilt werden oder jemand nur ein wenig plaudern möchte.“

Ziele, Zeiträume und Zeitpunkte genau festlegen: „Es ist wichtig, Aufgaben nach hinten zu begrenzen und sich nicht in Kleinigkeiten zu verzetteln und dadurch vom Tagesgeschäft überrannt zu werden“, so Hegemeister. Man müsse mehr unterscheiden zwischen „was ist wichtig und was ist nur dringend“. Gerade bei Mittelständlern würden die strategischen Aufgaben, die ein Unternehmen weiterbringen, häufig nicht realisiert, weil Dringendes dazwischen komme. Die sogenannte Eisenhower-Methode helfe bei der Priorisierung der Aufgaben. „Wichtig sind Tätigkeiten, die mich kurz- und langfristigen Zielen näherbringen. Dringend sind Termingeschäfte, Deadlines und alles was unmittelbare Aufmerksamkeit erfordert.“ Ergänzend können Tages-, Wochen- und Monatspläne nach der Kieselsteinmethode helfen. „Ich mache mir immer freitagabends für die nächste Woche einen Plan“, sagt Hegemeister. „Meine Aufgaben strukturiere ich darin in feste Blöcke. Termine mit Freunden sollten auch in diesen Plan. Wichtig ist die Regelmäßigkeit. Die festen Terminblöcke sollten langfristig bestehen bleiben.“

Wieder lernen zu agieren, statt zu reagieren: Zeitfresser wie das Handy, SMS, E-Mails oder Newsletter lenken von den strategischen, wichtigen Zielen ab. „Mit weniger Ablenkung arbeiten wir viel gehaltvoller und schneller. Deswegen ist es wichtig, wieder zu lernen, selbstbestimmt zu arbeiten“, sagt die Berliner Zeittrainerin. „Wenn ich das Handy ein paar Stunden ausschalte, geht die Welt nicht unter, es gibt auch eine Mailbox.“ Abends sollte man sich selbst fragen: „Wie viele wichtige Anrufe habe ich an diesen Tag gehabt, wie viele haben mich nur abgelenkt?“ Auch während der Zeit mit der Familie sei es ratsam, das Smartphone auszuschalten.

Zeitpuffer einplanen: In der Regel sollte man 40 Prozent mehr Zeit für seine Aufgaben einplanen, damit Spontanes und Unvorhergesehenes Platz habe. „Nicht zu knapp zu planen, sondern realistisch,“ so Hegemeister. Genauso wichtig wie die ehrliche Frage „was kann ich schaffen“ sei die eigene Kontrolle am Abend „was habe ich geschafft und woran lag es, dass ich etwas nicht erledigen konnte?“ Deadlines zu setzen, Arbeit zu delegieren und das eigene Arbeitstempo zu kennen, seien deshalb wichtige Faktoren.

Das Smartphone sollte unterstützen und nicht bestimmen: Das Smartphone kann Helfer und Feind zugleich sein. Lenken viele Apps und Klingeltöne von der Arbeit ab, können andere auch helfen, sich selbst zu kontrollieren. Zum Beispiel ein akustisches Signal, ein Gong, der zum Ende einer fest geblockten Arbeitszeit für ein Thema ertönt. „Ich nutze die Glocke der Achtsamkeit und die Zeiterfassungs-App“, erzählt Janka Hegemeister. Eine Hilfe könne auch die bewusste Trennung von Privatleben und Arbeit mit zwei Smartphones sein oder spezielle Ordner, wo die jeweiligen Nachrichten einlaufen. „Newsletter können in einem Extra-Account gesammelt werden, für den ich mir einmal die Woche eine halbe Stunde Zeit nehme,“ so Hegemeister. „Danach muss ich mich aber auch wieder fragen, ob es etwas gebracht hat oder es besser gewesen wäre, eine halbe Stunde durch den Park zu gehen“.

 

Janka HegemeisterJanka Hegemeister ist Zeitmanagement-Trainerin und  Business Coach in Berlin. Seit über 15 Jahren arbeitet sie für Unternehmen, Agenturen, Bundesministerien und öffentliche Institutionen im In- und Ausland. Ihre professionelle Stärke liegt in lösungsorientierter Kommunikationsarbeit: Je nach Bedarf durch Beratung, Coaching oder Management. Auf ihrer Website „Kommunikationsarbeit“ veröffentlicht sie regelmäßig Erkenntnisse und Tipps aus ihren Zeitmanagement-Seminaren, sowie Rezensionen zur neuesten Coaching-Literatur.

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