06.11.2009

Controlling: Buchhaltung für kleine Firmen

Von: Sabrina Erben und Olaf Wittrock

Susanne Müller braucht für die Steuersachen nur noch zwei Nachmittage im Monat

Kleine Unternehmen kümmern sich bislang nur selten um gezielte Steuerung. Dabei gibt die Buchhaltung mit der richtigen Software wichtige Daten her - und die machen Betriebe zu Bankers Darling.

Anna hat feine bunte Streifen, Floretta ist ziemlich retro, und Luise erinnert an Lochmuster. Die drei sind die Renner im Tapetenportfolio von Matthias Gerber. Die Motive entwirft er selbst, die Firma Extratapete in Berlin betreibt er mit seiner Geschäftspartnerin Kathrin Kreitmeyer – und zwar so erfolgreich, dass das Geschäft stetig wächst. Die beiden sind Designer aus Leidenschaft, eine kaufmännische Ausbildung haben sie nicht. Die Buchhaltung wurde lange Zeit eher unwillig erledigt, doch mittlerweile schätzen die beiden Jungunternehmer den schnellen Überblick:

Jede Bestellung oder Rechnung wird akribisch in den Rechner eingegeben, eine spezielle Software liefert Sekunden später Verkaufszahlen und offene Posten. So kann Gerber sein Unternehmen steuern und besser planen, was er einkauft, wie er werben soll – und wo Probleme liegen. Controlling, fast wie bei den Großen.

Früher nutzte Gerber bestenfalls eine Excel-Tabelle, um seine wirtschaftliche Lage zu checken, jetzt bereitet der PC die Zahlenkolonnen auf. "Ich habe sofort Zugriff auf alle Daten, sehe, wo ich zu viel bestellt habe oder welche Tapete gar nicht läuft", sagt er. Derlei Übersicht über Bücher und Bilanz gehört in Großunternehmen zum täglichen Geschäft, in kleinen und mittelständischen Firmen ist sie eher unüblich. Laut einer Umfrage der Fachhochschule Erfurt in 2000 Unternehmen setzt die Mehrheit keine Steuerungsinstrumente ein. Doch immerhin zeigten sich die Befragten aufgeschlossen: 90 Prozent halten Soll-Ist-Analysen, Umsatztrends und ähnliche Kennzahlenvergleiche für Erfolgsfaktoren, und 82 Prozent wollen in den kommenden Jahren in Controllingsysteme investieren.

Zoom Die Tischler Jan Wilke (l.) und Pascal Snoeck nutzen eine spezielle Software für das Holzgewerbe

Auch die Banken schätzen den Überblick

Hans Werdich, Controlling-Professor an der FH Erfurt und Initiator der Umfrage, unterstreicht den Nutzen von regelmäßigen Zahlenanalysen. "Eine kaufmännische Ausbildung ist nicht entscheidend. Es reicht schon zu fragen: Wie war mein Umsatz? Wo stehe ich jetzt? Wo möchte ich hin?", sagt er. Das erleichtere nicht nur die tägliche Arbeit im Kleinbetrieb – sondern schütze auch in Krisenzeiten. Brauchen Unternehmen etwa einen Überbrückungskredit, achten Banken genau auf derlei Daten. "Wer dann belegen kann, dass er seine Zahlen im Blick hat, kommt leichter an Geld", sagt Werdich.

Und als Frühwarnsystem sind Verkaufs- und Ertragstrends oft sogar unentbehrlich. "Gerade kleinere Unternehmen leben oft von starker Kundenbindung", sagt Alexander Baumeister, Controlling- Professor der Uni Saarland, "mit allen Vor- und Nachteilen." Wer seine Kunden genau kennt, ist zwar auf besondere Bedürfnisse vorbereitet, aber auch besonders vom Wohlwollen abhängig: "Ein Kunde möchte Rabatt, ein anderer Produkte in einem speziellen Design. Das alles verursacht Extrakosten", sagt Baumeister. Ohne professionellen Überblick ist womöglich bald Ebbe in der Kasse.

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