Überall fliegen Zettel herum, wollen gelesen, sortiert oder vernichtet werden. Irgendwann steht dann ein Betriebsprüfer vor der Tür und will sich alles noch mal anschauen. Welche Unterlagen dafür aufbewahrt werden müssen und in welcher Form, das regeln zahlreiche Paragrafen in Handels- und Steuerrecht.

Weitere Vorschriften finden sich im Bundesdatenschutzgesetz. Und weil Unternehmen zunehmend E-Mails statt Briefe verschicken und PDFs statt Verträge aus Papier, existieren seit einigen Jahren obendrein eigene Bestimmungen für elektronische Dokumente. Schwierig dabei als Unternehmer, die Übersicht zu behalten. Aber notwendig - wenn man sich vor Bußgeldern oder gar Haftstrafen schützen will.

Eine gut funktionierende Dokumentenverwaltung hilft aber nicht nur dem Fiskus. Sie schützt Unternehmen auch vor Spionen aus den eigenen Reihen. Und manchmal sogar vor rechtlichen Schwierigkeiten mit anderen Ländern, beispielsweise bei Zivilprozessen in den USA - denn dort hat man ganz eigene Vorstellungen vom ordentlichen Umgang mit Dokumenten.

Aufbewahren müssen Unternehmen alles, was für den Geschäftsbetrieb relevant ist. Von Bilanzen über Rechnungen bis hin zu Inventaren und E-Mails. Und das wohl geordnet: Der Fiskus verlangt seit 1995, dass Geschäftstätigkeiten und Belege einander problemlos zugeordnet werden können und eine Art Gebrauchsanweisung die Struktur der Ablage erläutert. Seit 2001 gelten zudem spezielle Regeln für digitale Unterlagen. So benötigen etwa digital versendete Rechnungen eine elektronische Signatur, die mit einer Verschlüsselungssoftware erstellt wird. Speichern Unternehmen elektronische Dokumente ab, muss dies so geschehen, dass sie anschließend nicht mehr verändert werden können.

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