Für Kleinkram hatte Peter Strehl im Sommer 2009 eigentlich gar keine Zeit. Der kaufmännische Leiter von Metallumform aus Hannoversch Münden hatte genug mit den Auswirkungen der Finanzkrise zu tun. Dem 450-Mitarbeiter-Unternehmen, das die Automobilindustrie mit Muffen, Naben und Radsätzen beliefert, brachen die Aufträge weg. Und Strehl versuchte zu sparen, wo es nur ging. Auch durch Kurzarbeit und Kündigungen. Da flatterte ihm das Angebot eines Dienstleisters auf den Tisch, der behauptete, man könne auch mit Kleinkram eine Menge sparen: bei der Gebäudereinigung, bei der Arbeitskleidung oder dem Verpackungsmaterial. "Solche Kosten hatten wir bis dahin völlig vernachlässigt", sagt Strehl. Er griff zu - und sparte seinem Unternehmen seitdem Ausgaben in Höhe von 100.000 Euro.

Sparen beim Einkaufen, das ist für viele Mittelständler Neuland. Von strategischen Gütern und Dienstleistungen, da verstehen sie etwas: Der Maschinenbauer kennt den Markt für Schrauben und Stahl, und der Textilproduzent weiß, welche Näherei in China die besten Preise bietet. Aber ob die Putzkolonne, die gerade die Werkräume feudelt, konkurrenzfähig ist, kümmert nur wenige.

Mittelständer haben oft keinen Überblick über solche Kosten

"Die meisten Mittelständler kennen ihre Ausgaben in diesen Bereichen nicht oder nur ungefähr", sagt Arnd Halbach, Geschäftsführer des Einkaufsdienstleisters Expense Reduction Analysts (ERA). Und sie ahnen höchstens, wie viel sie sparen könnten. In einer ERA-Umfrage unter 67 Mittelständlern sollten diese angeben, in welchem von zwölf möglichen Bereichen sie Einsparpotenzial vermuteten. Mehr als die Hälfte antwortete: in allen. Zum Teil hielten die Befragten Einsparungen von mehr als zehn Prozent für möglich.

Doch aus dem Ahnen wird selten Handeln. Dabei zeigt die ERA-Studie, dass es einer Firma sogar mehr bringen kann, beim Einkaufen zu sparen, als mehr zu verkaufen. In Beispielrechnungen konnten Unternehmen ihren Gewinn um knapp 50 Prozent steigern, wenn sie ihre Gemeinkosten um drei Prozent senkten. Stieg bei gleichen Voraussetzungen der Umsatz um drei Prozent, wuchs der Gewinn lediglich um 32 Prozent.

Dienstleiter können helfen

Einkaufsdienstleister schaffen es meist, weit mehr herauszuholen. Wie im Fall von Metallumform. Dort gaben drei ERA-Mitarbeiter dem kaufmännischen Leiter Strehl Tipps zum richtigen Shoppen. Einer davon hieß: Aufträge ausschreiben. Und zwar mit detailliert auseinanderdividierten Posten. So kündigte Strehl seinem Reinigungsdienst, der zu einem Pauschalpreis putzte, und holte Angebote von drei verschiedenen Anbietern ein. Denen legte er eine Liste vor, die seine Einkaufsberater erstellt hatten. Darin war exakt aufgeführt, welche Flächen gereinigt werden müssen und wie oft. "Es waren sogar Schränke, Wände und Fenster verzeichnet", sagt Strehl. Das Angebot des engagierten Dienstleisters lag 18 Prozent unter dem Preis des Vorgängers - eine Ersparnis von 20.000 Euro jährlich.

Auch in anderen Bereichen brachten die Ausschreibungen unerwartete Ergebnisse. Um 24,5 Prozent konnte Metallumform etwa seine Kosten für Verpackungsmaterial senken. Bei Verbrauchsmaterialien wie den mehr als 80.000 Schutzhandschuhen, die das Unternehmen jährlich verbraucht, waren es 50 Prozent, bei Büromaterial 35 Prozent. Die sechs Prozent, die Strehl nun bei der Entsorgung von Ölen, Lösungsmitteln, Papier- und Kunststoffabfällen spart, zählten da fast schon als Peanuts.

Nicht immer muss ein neuer Geschäftspartner her. Seinem Lieferanten für Berufskleidung blieb Strehl treu. Aber er verlängerte den Vertrag vorzeitig - und erhielt dafür einen Treuerabatt von sieben Prozent.

Verhandeln lohnt sich, auch in anderen Bereichen. Vor allem bei den Transportkosten. Nach einer Studie des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) betragen die Preisspannen für vergleichbare Leistungen bei Luft- und Seefrachten bis zu 100 Prozent. Bei Lkw-Transporten sind es immerhin noch bis zu 50 Prozent.

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