Virtuelles Büro Wie Mittelständler von virtuellen Diensten profitieren können

Viren, Würmer, Hacker – jeder Selbstständige und jede Firma kann Opfer eines Angriffs aus dem Internet werden. Cyber-Policen kommen für finanzielle Schäden solcher Attacken auf.

Viren, Würmer, Hacker – jeder Selbstständige und jede Firma kann Opfer eines Angriffs aus dem Internet werden. Cyber-Policen kommen für finanzielle Schäden solcher Attacken auf.© Sergey Nivens / Fotolia.com

Smartphone statt Meeting, Speicherplatz statt Miete: Die Arbeit im virtuellen Raum bietet Kleinunternehmern enorme Vorteile. Vor allem Unabhängigkeit.

Gibt es den Mann wirklich? In seinem Büro in einem der Kranhäuser im Kölner Rheinauhafen ist Frank Wedermann jedenfalls schwer anzutreffen. Gestern nicht, heute nicht. Ob er morgen reinkommt? Ungewiss, heißt es am Telefon. Dann ruft er zurück, natürlich vom Handy.

Er sei viel unterwegs, entschuldigt sich der Unternehmer. Und: Er habe eigentlich gar kein Büro im Rheinauhafen. Wenigstens nicht als Gesellschafter und Geschäftsführer von KW Medipoint. Die schmucke Adresse nutzt Wedermann nur für seinen Paralleljob als Vermögensberater. „Meine vier Mitarbeiterinnen arbeiten alle im Home Office.“Zweimal die Woche trifft sich das Team beim Chef zu Hause in Bonn. Sonst begegnet man sich meist am Smartphone – per Anruf oder E-Mail.

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Smartphone statt Büro

Wedermann hat seine Firma, die medizinische Fachliteratur für Pharmaunternehmen produziert, von Anfang an so weit wie möglich virtuell organisiert. „Der ursprüngliche Grund dafür waren schlicht niedrige Kosten, weil ich nicht wusste, ob die Geschäftsidee funktioniert“, sagt er. „Inzwischen sind aber alle so begeistert von der Arbeitsweise, dass keiner mehr ein Büro haben will.“

Das haben Wedermann und seine Mitarbeiter nun stattdessen immer dabei: Von Handy, Tablet-PC oder Laptop aus können sie mithilfe des Programms Scopevisio sämtliche Kundendaten einsehen und bearbeiten. Um Fachtexte und Broschüren abzurufen, Aufgaben an die Kollegen zu verteilen und Rechnungen zu schreiben, nutzen sie den Datenspeicher Centerdevice.

Die virtuellen Dienste kosten Wedermann keine 100 Euro im Monat – statt einer vierstelligen Büromiete und teuren Com­putern mit großem Speicherplatz. Selbst die Umsatzsteuer-Voranmeldung gibt es mit nur einem Klick – egal ob Wedermann gerade auf Mallorca einen Workshop leitet oder ein Wochenende mit der Familie verbringt. „Die Technik macht uns alle ein bisschen unabhängiger“, sagt er – und schiebt hinterher: „Vor allem mich.“

Ein Wort beschreibt, wie sich das Team von KW Medipoint organisiert: Cloud. Die Arbeit in der Datenwolke, das zeigt Wedermanns Firma, kann in der Praxis funktionieren. Doch trotz der Vorzüge nutzt erst jedes zehnte Unternehmen die Möglichkeit, Arbeitsbereiche teilweise oder komplett auf weit entfernte Großrechner zu verlagern, haben Studien der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG ergeben. Besonders bei kleinen Mittelständlern sei die Skepsis nach wie vor groß, sagt KPMG-Partner Bruno Wallraf. Er sagt aber auch: „Wer die Cloud erst mal nutzt, mag sie nicht mehr missen.“

Schnell, zuverlässig – und günstig

Das dürfte vor allem daran liegen, dass viele Cloud-Angebote inzwischen so funktionieren, wie es sich Selbstständige wünschen: Schnell zu verstehen, einfach zu bedienen, überschaubar im Funktionsumfang – und zudem preiswert. Standard-Büroanwendungen wie E-Mail, Kalender oder Speicherplatz gibt es bei An­bietern wie Google oder Apple in begrenztem Umfang gratis. Wer Texte und Termine mit anderen abstimmen will, zahlt dafür pro Nutzer kaum mehr als 10 Euro monatlich. Selbst ausgeklügelte internetbasierte Buchhaltungs- oder Kundenkontaktprogramme sind für wenige 100 Euro jährlich zu bekommen.

Oliver Bartl, Deutschlandchef von Fortnox, einem schwedischen Anbieter verschiedener Cloud-Dienste zur Zeiterfassung und Buchhaltung, geht davon aus, dass die Nachfrage nach solchen Produkten bei Kleinunternehmen mit höchstens 20 Mitarbeitern in den kommenden Jahren explodieren wird. Was ihn da so ­sicher macht? „Der schiere Preis- und Nutzenvorteil.

„Fortnox etwa koste einen Durchschnittskunden mit drei, vier Anwendern kaum mehr als 300 Euro im Jahr. Dafür verwaltet das Programm dann zum Beispiel Quittungen und Rechnungen in einem virtuellen Container, auf den auch Buchhalter zugreifen können – ganz ohne CD-Austausch oder Zettelchaos. Der ­Bundesverband selbständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter kooperiert bereits mit dem Neuling auf dem deutschen Cloud-Markt.

Die ganze Breite an Möglichkeiten, Arbeit neu zu organisieren, erschließt sich jedoch nur bei ausgeprägter Neugier und Experimentierfreude. „Man braucht einen gewissen Spieltrieb“, sagt Norbert Spehr, beratender Bauingenieur aus Jena. Bei ihm kam als zusätzliche Motivation noch eine gehörige Portion Frust obendrauf.

Sein Tagesgeschäft ist es, den Baufortschritt von Wohnhäusern, Schulen, Hallen und Büros zu planen und zu dokumentieren, um Genehmigungen zu kämpfen, Pläne anzupassen und zu verwerfen, Termine abzustimmen, Handwerkerleistungen auszuschreiben. Und stets dafür zu sorgen, dass Bauherr und Architekten wissen, was gerade zu tun ist.

Das klingt nicht nur nach einem elenden Papierkrieg, es war auch lange Zeit einer. Bei Spehrs Projekten kommen schnell mal 2500 Seiten ­zusammen. „Wir selbst wissen ja, wie man solche komplexen Vorgänge richtig ablegt“, sagt Spehr, „aber viele Bauherren scheitern daran.“

Der Preis: Verzicht auf Papier

Vor zwei Jahren entdeckte er die Cloud für sich. Über das kostenlose Programm Google ­Sites programmierte er eine Maske für ein­fache Projekt-Websites, auf die Bauherren, ­Architekten, Rohbauer und andere Beteiligte zugreifen können. Dort liegen nun alle nötigen Bau­beschreibungen, Genehmigungen, statischen Berechnungen und Kontaktadressen – wohl­sortiert nach bester Ingenieurart, gepaart mit einem ausführlichen Terminkalender.

Der eigentliche Preis für diese Art der Büroorganisation: Spehr musste seine Arbeitsweise vollständig aufs Digitale umstellen. Kein Problem für einen technikaffinen Ingenieur, aber ­sicher keine Option für Selbstständige, die an der traditionellen Auftragsbearbeitung und Buchhaltung hängen. Die Papierhaltung hat Spehr komplett abgeschafft, um zeitraubende Doppelarbeit zu vermeiden.

Seine Website ist eine Wohltat fürs Auge – selbst Laien können sich sofort einen Überblick verschaffen – und für Spehrs Rücken. Seit er die Projektmappen online stellt, braucht er ­keine kiloschweren Aktenkoffer mehr auf die Baustelle zu schleppen. Sein Tablet-PC genügt, um vor Ort kontrollieren zu können, ob die Arbeiter nach den aktuellen Plänen bauen. Meist lädt er auch gleich noch ein paar Bilder vom aktuellen Bauzustand ins Netz. „Wenn ich das direkt online stelle, wissen beim Krisentelefonat am nächsten Tag alle, wovon ich rede.“


 

Cloud-Dienste für Kleinunternehmer

Cloud-Dienste gibt es auch speziell für Kleinunternehmer. Von der Buchhaltung bis zum Projektmanagement – ein Überblick:

Centerdevice
Ein Anbieter, bei dem Dokumente auch im Volltext durchsuch­bar sind. Dazu wird jede Datei beim Hoch­laden automatisch per Texterkennung erfasst. Fünf Nutzer zahlen 12 Euro im Monat.

Fortnox
Der schwedische An­bieter, in der Heimat mit über 100.000 An­wendern eigenen An­gaben zufolge Marktführer, will auch in Deutschland durch­starten. Das Programm erleichtert die Zusam­menarbeit mit Buch­haltern, die direkt auf Belege zugreifen können, die man zum Bei­spiel per Handykamera einscannt. Kosten: ab 8,90 Euro pro Monat und Anwender.

Google Apps for Business
Ein Paket mit Mail­service, Online­-Doku­mentenverwaltung, Gemeinschaftskalen­der und Online­-Speicher sowie mit Google Sites: Damit lassen sich Projekt-­Webseiten erstellen, die als Arbeitsplattform für ganze Teams dienen können. Das Apps­-Pa­ket kostet pro Nutzer 4 Euro im Jahr.

Microsoft Office 365
Die Office-­Programme gibt es auch vollstän­dig via Cloud, zuzüglich diverser Teamarbeit­ und Konferenz­-Werk­zeuge. Das Small­Busi­ness­-Premium­-Paket kostet pro Nutzer 12,80 Euro monatlich.

Scopevisio
Außendienstler können mit dieser Vertriebssoftware via Smartphone von einem Kollegen in der Zentrale ein Angebot für den neuen Kunden erstellen lassen. Kos­ten: ab etwa 10 Euro pro Mitarbeiter und Monat.

 

cover_110 Aus dem impulse-Magazin 06/2013
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