Pressemappe erstellen So erreichen Ihre Informationen Journalisten

Eine Pressemappe sollte nicht überfrachtet werden. Zu viele Informationen schrecken Leser ab.

Eine Pressemappe sollte nicht überfrachtet werden. Zu viele Informationen schrecken Leser ab.© ki33 / Fotolia.com

Mit einer Pressemappe können Unternehmen Journalisten erreichen oder schnell verschrecken. Was in eine Pressemappe gehört - und was nicht.

Wenn Sie gerade mit Ihrer Pressearbeit beginnen, sollten Sie nicht gleich sämtliche für Sie wichtigen Medien mit Ihrer Pressemappe versorgen. Dazu brauchen Sie einen Grund, wie etwa die Gründung eines Unternehmens, die Einführung eines neuen Produktes oder ähnliches.

Ihre Pressemappe – print oder digital?

Die meisten Journalisten wollen eine Pressemappe lieber in digitaler Form, das heißt als E-Mail, als USB-Stick oder auf CD bekommen. Das vermindert Papierchaos auf dem Schreibtisch. Außerdem können mitgeschickte Texte und Bilder gleich weiter verwendet werden. Gedruckte Pressemappen sind vor allem in kleiner Auflagenzahl verhältnismäßig teuer. Zudem ist eine Neuauflage fällig, sobald sich Kontaktdaten oder das Logo ändern. Wenn Sie eine Pressekonferenz organisieren, kann es jedoch sinnvoll sein, dort auch ausgedruckte Pressemappen bereitzulegen.

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Der Inhalt einer Pressemappe

Packen Sie keinesfalls zu viele Unterlagen wie Werbebroschüren, Flyer und Pressetexte in Ihre Pressemappe. Es geht nicht darum, dass die Pressemappe möglichst viele Informationen enthält, sondern es geht um die für die Redaktion wichtigsten und interessantesten Informationen. Alles andere ist Informationsmüll, der dem Redakteur unnötig Zeit raubt. Auf jeden Fall sollte sich in Ihrer Pressemappe Folgendes befinden:

  • Inhaltsverzeichnis
  • Das Fact-Sheet – der Lebenslauf eines Unternehmens
  • Pressemeldungen
  • PR-Fotos
  • Presseecho
  • Hintergrundinformationen zum Markt oder historische Informationen

Inhaltsverzeichnis
Machen Sie es dem Journalisten einfach und legen Sie ein Inhaltsverzeichnis für Ihre Pressemappe bei. So kann der Leser auf den ersten Blick sehen, wo die wichtigen und interessanten Informationen stehen.

Das Fact-Sheet – der Lebenslauf eines Unternehmens
Das Fact-Sheet sollte so kurz wie möglich und umfassend wie nötig sein. Am besten Sie gestalten es wie einen tabellarischen Lebenslauf und umschreiben die wichtigsten Fakten in Stichwörtern oder sehr kurzen Sätzen.

Inhalt eines Fact-Sheets: Gründungsdatum, Inhaber, Geschäftsführer und Stellvertreter, Zweck des Unternehmens, Firmensitz, Filialen, Produktionsstätten, Mitarbeiterzahl, Dienstleistungen und Produkte, Beschreibung der Kunden/Zielgruppen, wichtige Daten: Produkteinführungen, Übernahmen, Einführung besonderer Arbeitszeitmodelle, Filialeröffnungen und ähnliches, wenn möglich Ziele der nächsten zwei bis drei Jahre, abschließend Pressekontakt mit Durchwahlnummer und E-Mail-Adresse.

Pressemitteilungen
Die wichtigsten, aktuellsten und für das jeweilige Medium interessantesten Informationen gehören in ein Pressemappe. Legen Sie nicht jede Pressemitteilung bei, die Sie jemals versendet haben. Eventuell können für das ein oder andere Medium auch Presseinformationen zur Vita des Inhabers und Geschäftsführer interessant sein.

PR-Fotos
Ganz wichtig für eine Pressemappe ist gutes Bildmaterial. Die Bilder sollten die Themen der Pressemitteilung auffangen und illustrieren. Es eignen sich auch Produktfotos, Logos und Bilder von Unternehmensrepräsentanten. Achten Sie dabei auf ein geeignetes Dateiformat (z. B. *.jpg oder *.tif) und eine druckfähige Auflösung (300 dpi). In einer gedruckten Pressemappe können Sie die Bilder auch als CD oder auf einem USB-Stick beilegen. Oder Sie bieten die Bilder als Download auf Ihrer Website an.

Presseecho (wenn vorhanden)
Wenn Sie bereits Presseberichte über Ihr Unternehmen gesammelt haben, können Sie positive Zitate mit Quellenangabe zusammenfassen und der Pressemappe unter dem Titel „Presseecho“ beilegen.

Hintergrundinformationen zum Markt oder historische Informationen
Bieten Sie unabhängig von Ihrem Produkt Hintergrundinformationen zur Branche, dem Markt oder ähnlichem übersichtlich, kurz und bündig an. Oder Sie legen der Pressemappe historische Informationen zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen bei, wie etwa „Die Geschichte der Aufzüge“.

Markttrends und fundierte Marktprognosen sind ebenso interessant – vor allem, wenn diese durch Umfragen belegbar sind. Geben Sie auch Vergleichswerte verschiedener Studien an, um Entwicklungen zu belegen.

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