Stress durch E-Mails Immer erreichbar? 3 Tipps gegen die E-Mail-Diktatur

Viele Postfächer werden jeden Tag von E-Mails überflutet.

Viele Postfächer werden jeden Tag von E-Mails überflutet. © Julien Eichinger / Fotolia.com

Geschäftliche E-Mails fluten unsere Postfächer - und werden laut einer aktuellen Studie oft auch nach Feierabend gelesen. Drei Tipps erleichtern Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Mail-Alltag.

Das Internet lässt die Grenzen zwischen Job und Privatleben weiter verschwinden. Bei einer repräsentativen Umfrage im Auftrag der Gesellschaft für Unterhaltungselektronik (gfu) haben 42 Prozent der deutschen Arbeitnehmer gesagt, dass sie nach Feierabend noch berufliche E-Mails lesen. 28 Prozent nehmen nach eigenen Angaben die Informationen nicht nur passiv zur Kenntnis, sondern antworteten auch in ihrer Freizeit, heißt es in der in Frankfurt vorgelegten Studie.

Als noch eifriger als die Deutschen zeigten sich die Schweizer, die zu 58 Prozent nach Feierabend ihre beruflichen Mails checken. Ihnen folgten in der internationalen Umfrage mit 6000 gezielt befragten Teilnehmern die Italiener (56 Prozent), die Österreicher (54 Prozent) und die Spanier (45 Prozent). Ruhiger als die Deutschen ließen es demnach die Briten (37 Prozent) und die Franzosen angehen (36 Prozent).

Anzeige

Richtig abschalten und entspannen? Wird schwieriger

Umgekehrt räumten auch 42 Prozent der deutschen Berufstätigen ein, mit Hilfe der elektronischen Geräte während der Arbeitszeit etwa private Mails zu lesen oder im eigenen Facebook-Account zu stöbern. Auch in dieser Disziplin werden sie von den österreichischen Nachbarn übertroffen, die mehrheitlich (52 Prozent) während der Arbeitszeit schon mal private Dinge erledigen.

Mehr als die Hälfte der Spanier stimmte der Aussage zu, dass die Vernetzung dazu beitrage, nicht mehr richtig abschalten und entspannen zu können. Die Befragten aus Deutschland stimmten dem zu 41 Prozent zu. Ein gutes Drittel der Deutschen sieht seinen Alltag durch Tablets, Smartphones und andere Vernetzungsprodukte erleichtert, fast genauso viele sind aber auch vom Gegenteil überzeugt.

Drei Tipps für weniger Stress mit E-Mails

Die tägliche Flut an E-Mails ist nicht nur anstrengend, sondern lässt auch die Produktivität sinken. Office-Expertin Katharina Dietze gibt drei Tipps, mit denen Führungskräfte für Entspannung sorgen können.

Vorbild Führungskraft

Das sollten Sie wissen:
Mitarbeiter orientieren sich bei der Bearbeitung von E-Mails sehr stark an ihren Vorgesetzten. „Eine Abteilung verhält sich so wie ihr Chef“, sagt Katharina Dietze, die Unternehmen zu Arbeitsabläufen und effektiven Arbeitsmethoden berät. „Wenn der Chef permanent sofort antwortet, dann glauben die Mitarbeiter, dass sie das auch tun müssen.“ Vorgesetzte sollten sich also bewusst machen, wie sie sich selbst in dieser Hinsicht verhalten – und welche Botschaften sie damit ins Unternehmen senden.

Das sollten Sie vermeiden:
Beantworten Sie Ihre E-Mails möglichst nicht immer innerhalb von Minuten. „Das setzt Mitarbeiter unter unnötigen Druck, sich selbst so zu verhalten und genauso schnell auf E-Mails antworten zu müssen“, sagt Dietze. Arbeitswissenschaftler haben in Studien festgestellt, dass dies die Qualität der Arbeit und auch die Zufriedenheit mit der Arbeit beeinträchtigt.

Das sollten Sie stattdessen tun:
Entschleunigen Sie die Antwortzeiten auf E-Mails, wo es möglich und sinnvoll ist. Denn durch den ständigen Blick ins E-Mail-Postfach werden Mitarbeiter aus ihrem Workflow gerissen – mit deutlichen Folgen für die Produktivität und das Arbeitsergebnis: „Das Problem ist, dass Sie dadurch immer wieder ein Stück zurückgeworfen werden“, sagt Dietze. „Dann müssen Sie in Ihrer Leistungskurve immer wieder weiter unten anfangen und sich immer wieder in die aktuelle Aufgabe eindenken.“

Definieren Sie deshalb am besten Zeiträume, in denen E-Mails beantworten werden sollen. „Wir raten zum Beispiel dazu, drei Mal am Tag die E-Mails gebündelt zu beantworten, also zum Beispiel morgens, mittags und vor dem Feierabend.“ Dadurch könnten sich die Mitarbeiter während des Arbeitstages besser auf die Kernprozesse konzentrieren.

Terminabsprachen per E-Mail

Das sollten Sie vermeiden:
Sagen Sie Termine nicht kurzfristig per E-Mail ab! Vorgesetzte oder Chefsekretärinnen haben sich in den vergangenen Jahren häufig angewöhnt, Mitarbeitern per E-Mail mitzuteilen, wenn sich Termine kurzfristig verschieben. Das ist zwar einerseits praktisch, weil man mit einer E-Mail gleich mehrere Mitarbeiter informieren kann. Es führt aber auch dazu, dass Mitarbeiter ständig ins Postfach schauen, aus Angst davor, wichtige Informationen zu verpassen.

Das sollten Sie stattdessen tun:
Kommunizieren Sie unbedingt notwendige kurzfristige Terminverschiebungen mündlich. Dann können Mitarbeiter konzentrierter arbeiten und müssen nicht ständig den Posteingang im Auge haben.

Ping-Pong-E-Mails

Das sollten Sie bedenken:
60 Prozent der internen E-Mails führen laut Dietze zu Ping-Pong-E-Mails. Führungskräfte sollten sich daher zum Beispiel sehr genau überlegen, wann sie E-Mails kommentarlos weiterleiten oder andere in CC setzen, rät Dietze. „Wenn eine E-Mail direkt von der Führungskraft kommt, entsteht leicht ein Dienstleistungsaffekt bei den Mitarbeitern nach dem Motto: Mails vom Chef muss ich sofort beantworten.“

Das sollten Sie stattdessen tun:
Vorgesetzte sollten im Regelfall außerdem besser zum Telefonhörer greifen, wenn sie Dinge mit Mitarbeitern klären wollen, statt E-Mails zu schreiben, rät die Expertin. „Das beschleunigt Vorgänge und erhöht die Qualität und Arbeitszufriedenheit. Außerdem entlastet es die E-Mail-Eingänge aller Beteiligten beträchtlich und vermeidet Ping-Pong-E-Mails und Frust.“ Zum Telefon greifen sollte man am besten, wenn schon zwei Mal E-Mails zu einem Thema hin- und hergegangen sind, empfiehlt Dietze.

impulse-Akademie: Strategie & Inspiration für Ihr Unternehmen
Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Kommentare werden von der Redaktion montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr freigeschaltet)

Bitte beantworten Sie die Sicherheitsabfrage (Anti-Spam-Schutz): * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.