• Helfende Hände aus dem Internet

    Eine Sekretärin oder einen Vollzeitbuchhalter können sich viele Gründer nicht leisten. Müssen sie auch nicht. Viele Helfer lassen sich günstig auf Abruf buchen. impulse berichtet über Outsourcing-Angebote aus dem Web.

    Am Anfang dachte er darüber nach, eine Sekretärin einzustellen. Eine, die jeden Tag ins Büro kommt, Recherchen übernehmen und Projektberichte schreiben könnte – zum Beispiel eine 400-Euro-Kraft. Doch Phil Zinser, 35, hat sich gerade erst selbstständig gemacht, 5000 Euro Umsatz pro Monat erzielt er im Schnitt. 400 Euro, die er auch zahlen müsste, wenn es mal schlecht läuft, sind da viel Geld.

    Anzeige

    Einen Ausweg fand er schließlich im Buch “Die 4-Stunden-Woche” von Timothy Ferriss. Darin heißt es, man solle einfache und zeitraubende Aufgaben an “virtuelle Assistenten” abgeben – und die gewonnene Zeit lieber für Sprachkurse oder Reisen nutzen. Zinser arbeitet 80 Stunden die Woche, er reist nicht und hat auch keine Zeit zum Sprachenlernen. Aber die Idee, virtuelle Helfer zu engagieren, ließ ihn nicht mehr los.

    Heute gibt er 100 bis 250 Euro im Monat für Assistenzaufgaben aus. Recherchen? Lässt er erledigen. Projektberichte? Lässt er schreiben. Weist das Resultat nicht die gewünschte Qualität auf, lässt er nacharbeiten. Wie bei einer echten Sekretärin. Der große Unterschied: Zinser hat gleich mehrere Assistenten. Zu Gesicht bekommt er sie nie, sie sitzen viele Kilometer entfernt. Nur per E-Mail und Telefon stehen sie in Kontakt. Über die Firma Freedays gibt Zinser ihnen Aufträge und versieht diese mit Deadlines. Seine virtuellen Assistenten ermöglichen ihm zwar keine Vier-Stunden-Woche, aber wenigstens ganz normale Acht-Stunden-Tage.

    Viele Existenzgründer arbeiten bis zum Umfallen, stecken Zeit und Herzblut in ihr Projekt. Dabei muss keiner alles selbst machen. Viele Aufgaben lassen sich delegieren, an Dienstleister, die auf Abruf – on Demand – arbeiten und abrechnen. Sie nehmen Anrufe entgegen, erledigen die Buchhaltung, schreiben Mahnungen oder liefern Marktanalysen und berechnen diese Leistungen je nach Zeitaufwand. Meist fallen keine monatlichen Pauschalen an. So vermeiden Gründer feste Kosten und können die Angebote genau so nutzen, wie sie es sich leisten können.

    Phil Zinser ist sich sicher: Er spart mit seinen virtuellen Assistenten nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Er berät Unternehmen, die ihre Social-Media-Aktivitäten ausbauen wollen. Für seine Kunden müsste er regelmäßig Berichte schreiben. Eigentlich. “So etwas gebe ich lieber an eine Assistentin ab”, sagt Zinser. “Sie braucht nur zwei Stunden dafür, ich würde vier Stunden daran sitzen.” So gewinnt er vier Stunden für wichtigere Aufgaben und muss auch nur zwei Stunden Arbeit bezahlen – 38 Euro fallen bei Freedays dafür an. “Virtuelle Assistenten lohnen sich dann, wenn man in der Zwischenzeit mehr Geld verdienen kann oder wennman Freizeit gewinnt, die einem das ausgegebene Geld wert ist”, sagt Zinser. “Für freie Zeit mit meiner Tochter zahle ich gerne mal 50 Euro.”

    Assistenz Telefon Buchhaltung Recherche Versand Haushalt
    Anbieter etwa: Freedays, Strandschicht, Getfriday, mein-virtuellerassistent.com; viele verschiedene Anbieter listet www.fernarbeit.net (Jobportal für virtuelle Assistenten) zum Beispiel: Topbüro, Ebüro, Fasttalk, Calloffice, Tel-Inform, Bueroservice24.com, Vipo etwa: Assistio, Büro-Sortierdienst (Netzwerk unabhängiger Bürodienstleister) zum Beispiel: Informationsbroker.net, Inforecherche.de, Wind GmbH (spezialisiert auf Wirtschaft und Wissenschaft) zum Beispiel: VSP Lettershop, Mailingfactory, Office Data Service, Itella Deutschland, Letterei zum Beispiel: Happymaids, Die Haushaltshilfen, ASL, Solveith
    Was können die? einfache Aufgaben wie Internetrecherche, Reisebuchungen, Erstellen von Powerpoint-Präsentationen Annahme von Anrufen im Namen des Kunden, Anfragenotizen; bei einigen Anbietern kann man auch Nachrichten für Anrufer hinterlegen Der Auftraggeber schickt Belege, Rechnungen, Quittungen per Post, Fax oder Mail. Die Dienste erfassen, kontieren und geben regelmäßig einen Überblick. professionelle Recherche in Archiven, die über Google-Suche im Internet hinausgeht; zum Teil per Telefon oder in kostenpflichtigen Datenbanken Versand von Massenbriefen (Werbung, Kundeninformationen, Pressemailings) Wischen, Saugen, Fegen, Schrubben; Putzen auf Abruf, ohne Bindung; legal
    Was kostet das? etwa bei Strandschicht: 8 Euro pro Stunde bei 20 genutzten Stunden im Monat (deutschsprachige Assistenten aus dem Ausland) zum Beispiel Einsteigerttarif bei Ebüro: 39 Euro monatlich plus 74 Cent pro Anrufentgegennahme und Anrufminute etwa bei Assistio: je nach in Anspruch genommener Leistung und Volumen 10 bis 15 Euro pro Stunde zum Beispiel bei Informationsbroker.net: 50 bis 100 Euro pro Stunde (je nach Aufwand) etwa bei Mailingfactory: 500 Werbebriefe (eine Seite farbig) 200 Euro zum Beispiel bei Happymaids: Grundreinigung einer Zweizimmerwohnung je nach Standort 39 bis 59 Euro
    Besonderheit Freedays bietet auch die Pflege von Social-Media-Seiten und Blogs sowie den Entwurf von Logos und Briefpapier an. Ebüro vermietet auch stundenweise Konferenzräume. Assistio bietet Analyse der Buchhaltung an, mit Blick auf Kostenoptimierung und Einnahmepotenziale. Einige Infobroker bieten ihren Kunden Schulungen an, dort können sie lernen, selbst besser zu recherchieren. Itella zum Beispiel verschickt Rechnungen im Auftrag des Kunden nicht nur per Post, sondern auch online. auch Einkaufs-, Wäsche- oder Bügelservice, Kfz-Dienstleistungen (Auto waschen, tanken, Werkstatttermine)

    Beim Kunden und trotzdem erreichbar

    Andreas Allruth kann sich so viel Freiheit nicht leisten. Der Unternehmensberater hat sich vor einem halben Jahr selbstständig gemacht. Er muss zu festen Zeiten verfügbar sein, sich bei Problemen sofort ins Auto setzen und zum Kunden fahren. Allerdings: Er ist oft im Gespräch und möchte währenddessen nicht ans Handy gehen. Zwar beschäftigt er fünf Mitarbeiter, doch auch die können nicht ständig telefonieren. Mit gut 360.000 Euro Umsatz rechnet Allruth für dieses Jahr, eine Sekretärin ist da noch nicht drin. Deshalb ist er auf einen Dienstleister ausgewichen. Bei Topbüro nehmen elf Telefondamen in seinem Namen Anrufe entgegen, richten Nachrichten aus und informieren ihn per SMS, wenn es bei einem Kunden brennt. So ist Allruth von sieben Uhr morgens bis neun Uhr abends erreichbar. 400 bis 600 Euro fallen dafür monatlich an: “Meine Mitarbeiter und ich werden nicht aus unserer Arbeit gerissen, und meine Kunden fühlen sich gut betreut.” Wie er sich dessen so sicher sein kann? “Ich habe bei einigen Kunden nachgefragt, ob ihnen beim Anrufen etwas aufgefallen ist. Sie waren ganz überrascht und sagten: ‚Nein, warum?‘”

    Eine solche Qualitätskontrolle ist durchaus sinnvoll, sagt Willi Oberlander vom Institut für Freie Berufe in Nürnberg: “Man muss die guten Anbieter am Markt finden.” Dann würde es sich aber durchaus rechnen, Aufgaben abzugeben. Auch weil dadurch die eigene Arbeit strukturierter und effektiver werde. Statt ständig zu telefonieren oder E-Mails zu checken, rät Oberlander, nur dreimal täglich Kunden zurückzurufen, die ein Telefondienstleister notiert hat. Auch E-Mails sollten nur dreimal täglich beantwortet werden – und zwar ausschließlich die Anfragen, die ein virtueller Assistent nicht selbst erledigen kann wie ständig wiederkehrende Fragen zum Produkt.

    Zum Delegieren muss man dem Partner vertrauen. Das kann auch mal schiefgehen. In Oberlanders Beratungsstunde saß einmal eine junge Frau, die Schulungen anbieten wollte. Zuerst ließ sie alle Anfragen von einem Telefondienstleister erledigen. Dann stieg die Zahl der Anrufe plötzlich stark an. Die Kunden wollten wissen, ob sie auch diese oder jene Schulung anbiete und ob das Training im November stattfinden könne statt im September. “Wenn ein Telefondienstleister dann noch 20, 30 andere Kunden bedienen muss und den Kalender der Dame nicht kennt, klappt das Outsourcing nicht”, sagt Oberlander. Wer gezielt Nähe zu Kunden aufbauen will und mit spezifischen Fragen rechnet, sollte deshalb eher eigene Mitarbeiter einstellen – wie es die Gründerin später auch tat.

    Dass Bürodienstleister nicht grenzenlos einsetzbar sind, musste auch Tobias Knoof erst lernen. Er hat bereits mehrere Anbieter von virtuellen Assistenten getestet – nicht immer mit einem positiven Ergebnis. Die größte Gefahrenquelle sei der Auftraggeber selbst. “Anfangs habe ich die Rechercheaufgaben sehr unkonkret formuliert”, berichtet Knoof. “Es kann nicht gut gehen, wenn man sagt: ‚Machen Sie mal, ich verlasse mich da ganz auf Ihre Kreativität.‘” Mittlerweile überlegt der Gründer genau, welches Ergebnis er erreichen möchte, und formuliert die Aufgabenstellungen präzise. Nach spätestens der Hälfte der Zeit lässt er sich Statusberichte zukommen. Und statt größerer, mehrtägiger Projekte vergibt er lieber Teilaufgaben. So kann er den Rechercheprozess besser kontrollieren. Ein weiterer Tipp: “Fordern Sie erst einmal Informationen zu den Referenzen und Fachgebieten des Assistenten an. So wissen Sie, ob er der Richtige für Sie ist.” Auch deutschsprachige Assistenten aus China, Indien und Rumänien hat Knoof schon ausprobiert. Seine Erfahrung: “Da muss man die Aufgaben teilweise lang und breit erklären. Die Kommunikation ist schwieriger.”

    Wie weit kann man gehen? Wie viele On-Demand-Dienstleister lassen sich in ein Unternehmen integrieren? Rafael Kugel behauptet: sehr viele. Er hat seine erste Firma gemeinsam mit seinem früheren Professor Günter Faltin gegründet. Der ist eine Koryphäe auf dem Gebiet der Unternehmensgründung und empfiehlt Gründern, Outsourcing durchaus ins Extrem zu treiben, bis zum Null-Mann-Unternehmen. “Man braucht heute keinen Vertrieb mehr”, sagt Faltin, “da gibt es Profis, die das übernehmen.” Selbst die Produktion, sagt Faltin, könne man auslagern. Eigentlich könne man mit dem Laptop im Park sitzen und eine Firma gründen. Vor allem sollte man sich keinen teuren Apparat aufbauen.

    Outsourcing gelingt nicht immer

    Rafael Kugel ist dem Prinzip konsequent gefolgt. Mit Faltin zusammen hat er eine Firma gegründet, die Konzentrat vertreibt, das mit Wasser verdünnt zu einem Saftgetränk wird. Seit einiger Zeit führt er ein zweites Unternehmen, das Rapskernöl verkauft und genauso heißt: Rapskernoel.info. Seine Produkte sieht Unternehmer Kugel so gut wie nie. Alles, was er auf den Tisch bekommt, sind die Rechnungen der Dienstleister, die sämtliche Produktionsschritte für ihn erledigen. Ein Telefondienstleister und ein Buchhalter nehmen jede Bestellung entgegen. Sie schicken den Auftrag an den Hersteller, der das Rapskernöl abfüllt und etikettiert. Der übergibt die Box Öl an einen Versender, der sie verschickt. Wird kein Öl bestellt, fallen auch keine Kosten an. Der Preis – 20 Euro je drei Liter – ist für ein Bioprodukt vergleichsweise günstig, trotzdem macht Kugel nach Abzug aller Zahlungen an die Dienstleister Gewinn. Seine Firma ist somit quasi risikolos. Ab und zu macht er eine Testbestellung, um zu kontrollieren, ob der Prozess reibungslos funktioniert, auch um Beschwerden kümmert er sich selbst. Sein Fazit: “Ich habe kaum Arbeit, kann aber gut davon leben.”

    So leicht gelingt das Outsourcing sicher nicht bei jedem Geschäftsmodell und nicht in allen Branchen. Aber mehr Zeit kann sich eigentlich jeder Unternehmer verschaffen, selbst Haushaltsarbeit lässt sich abgeben, auf Abruf und von der Steuer absetzbar. Das leistet eine illegale Putzhilfe nicht.

    Grafikerin Nadine Bechmann arbeitet von zu Hause aus, häufig empfängt sie im Home-Office Kunden. Erst vor Kurzem gründete sie ihre Werbeagentur Pureberry – und arbeitete anfangs fast rund um die Uhr, sieben Tage die Woche. Schnell stapelte sich der Abwasch in der Küche, Bechmann saß mitten im Staub. Eine denkbar ungeeignete Umgebung, um Kunden zu empfangen. Sie beauftragte schließlich Happymaids, einen deutschlandweit aktiven Putzservice, und zahlte für die Grundreinigung 120 Euro. Wer vor lauter Arbeit zu gar nichts mehr kommt, kann die Maids sogar zum Einkaufen schicken. Andere Dienstleister bringen das Auto ihres Kunden zur Werkstatt und tanken es auf. Damit den Gründern Zeit für das bleibt, was ihre Hauptaufgabe ist: ein Unternehmen aufbauen.

    • Quelle: impulse
    • Copyright: impulse
    Das könnte Sie auch interessieren

    Hinterlassen Sie einen Kommentar


    + 8 = 9