Konfliktgespräch führen So lösen Sie Probleme mit Mitarbeitern

Ein Konfliktgespräch mit einem Mitarbeiter zu führen ist oft
ein Drahtseilakt.

Ein Konfliktgespräch mit einem Mitarbeiter zu führen ist oft ein Drahtseilakt. © duckman76 - Fotolia.com

Ein Konfliktgespräch mit Mitarbeitern ist oft ein Drahtseilakt. Diese acht Tipps helfen, Probleme auszuräumen, ohne den Mitarbeiter zu verärgern.

Im Firmenalltag kommt es immer wieder vor, dass Mitarbeiter sich nicht so verhalten, wie man es von ihnen erwartet. Manche kommen ständig zu spät. Andere machen nur den „Dienst nach Vorschrift“ – tun also nur exakt das, was man ihnen sagt, und zeigen keine Eigeninitiative. Mancher riecht im Sommer ständig nach Schweiß, ein anderer trägt Kleidung, die bei Kundenkontakt absolut unangebracht ist.

Wann sollte man als Arbeitgeber solche kritischen Themen ansprechen – und vor allem: wie? Und wie sagt man einem Mitarbeiter am besten, dass er zum gewünschten Zeitpunkt keinen Urlaub nehmen darf oder eine Gehaltserhöhung nicht drin ist? Ein kleiner Leitfaden für schwierige Mitarbeitergespräche.

Anzeige

1. Schieben Sie das Konfliktgespräch nicht auf die lange Bank

Schwierige Themen anzusprechen ist unangenehm. Trotzdem sollten Sie sich aber nicht dazu verleiten lassen, Konfliktgespräche vor sich herzuschieben. Mit jedem Tag wird es unangenehmer, die Sache endlich anzupacken. Damit tun Sie sich – und auch den Mitarbeitern – keinen Gefallen. Je früher der Mitarbeiter weiß, dass er etwas ändern muss, desto eher kann er daran arbeiten. Und je länger Sie warten, desto mehr schleifen sich falsche Verhaltensmuster ein. Wenn Sie irgendwann vor Wut kochen, ist es außerdem umso schwieriger, ein faires Gespräch zu führen.

Manchmal fehlt Mitarbeitern schlicht das Bewusstsein dafür, dass es ein Problem gibt. Ihren eigenen Schweiß- oder Mundgeruch nehmen Menschen zum Beispiel häufig selbst gar nicht wahr. Spätestens wenn die Kollegen aber darüber tuscheln, sollten Sie die Initiative ergreifen! Aber wie?

2. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum!

Dem müffelnden Angestellten einfach mal ein Deo schenken? Das ist keine gute Idee! Sie könnten ihn damit mehr kränken als mit einem offenen Gespräch. Auch Gesten wie eine gerümpfte Nase können mehrdeutig sein. Der Mitarbeiter merkt dann zwar, dass etwas nicht in Ordnung ist, weiß aber nicht was, und ist irritiert. Und vor allem: Er kann nichts an dem Problem ändern, weil er nicht weiß, was der Grund fürs Naserümpfen ist.

3. Bereiten Sie sich auf das Konfliktgespräch vor!

Vor dem Gespräch sollten Sie sich klar machen, was der Kern des Problems ist und welche Nebenaspekte dabei eine Rolle spielen. Erst wenn Ihnen selbst wirklich klar ist, wo der Handlungsbedarf liegt, können Sie mit der Problemlösung beginnen. Dabei ist es hilfreich aufzuschreiben, worum es geht, was vorgefallen ist und warum das Gespräch notwendig ist. Ein Fragebogen kann das Gespräch strukturieren.

Außerdem sollten Sie ein Ziel definieren, das nach dem Konfliktgespräch erreicht werden soll – und welche Schritte Sie bis wann erwarten. Versuchen Sie, Ihren Mitarbeiter dabei zu unterstützen, und bieten Sie ihm im Gespräch Ihre Hilfe an.

4. Ort und Zeit sind wichtig!

Wählen Sie für das Konfliktgespräch möglichst einen Termin, an dem Sie und ihr Mitarbeiter nicht unter Druck stehen. Wenn bei einem schwierigen Thema schlechte Rahmenbedingungen dazukommen, wird es schwerer, das Problem zu lösen.

Das Gespräch sollten Sie möglichst unter vier Augen führen, denn Kritik vor Zeugen wird als besonders negativ empfunden. Nehmen Sie sich genug Zeit für das Gespräch und zeigen Sie, dass Sie wirklich an einer Problemlösung interessiert sind!

Sagen Sie außerdem immer gleich zu Beginn des Gesprächs, worum es geht und was das Ziel ist – ohne Umschweife! Je später Sie mit der Sprache rausrücken, desto unsicherer wird der Mitarbeiter. Und desto mehr belastet er sich mit Befürchtungen.

5. Muss immer der Chef ran?

Es muss nicht immer der Chef sein, der ein solches Gespräch führt. In manchen Fällen ist es sogar besser und für den Mitarbeiter weniger hart oder peinlich, wenn jemand anderes die Aufgabe übernimmt. Weist eine nette Kollegin oder ein guter Kollege auf den Schweißgeruch hin, trifft das denjenigen weniger, als wenn der Hinweis vom Chef kommt. Auch Sympathien und Vertrautheit zum Gegenüber können den Gesprächsverlauf beeinflussen. Bei Themen rund um den Körper ist es zudem grundsätzlich besser, wenn eine Person des gleichen Geschlechts den Betroffenen anspricht. Erst wenn sich nichts bessert und andere Kollegen sich weiter belästigt fühlen, sollten Sie als Chef handeln.

Andere Themen wie ständiges Zuspätkommen oder schlechte Arbeitsmoral sind natürlich Chefsache.

6. Bleiben Sie entspannt und locker!

Wenn Sie das Gespräch entspannt angehen, empfindet es der Betroffene als weniger dramatisch und peinlich (zum Beispiel bei einer unglücklichen Kleidungswahl). Bei manchen Themen ist natürlich ein ernster Gesprächston notwendig. Wann Sie sich wie verhalten, sollten Sie von Fall zu Fall entscheiden.

7. Bleiben Sie sachlich und fair!

Verzichten Sie auf Vorwürfe! Und trennen Sie deutlich zwischen der Person und dem konkreten Verhalten, das Sie ärgert oder Probleme macht. Vermeiden Sie außerdem Pauschalurteile nach dem Motto „Sie sind immer so …“. Damit verletzten Sie Ihren Mitarbeiter unweigerlich und provozieren Widerstand. Liefern Sie stattdessen besser konkrete Beispiele für ein Fehlverhalten.

Hören Sie gut zu und lassen Sie den Mitarbeiter ausreden. Erst wenn der eine fertig ist, sollte der andere Stellung dazu nehmen. Und zeigen Sie, dass Sie dem Mitarbeiter trotzdem wertschätzen – auch beim nächsten Wiedersehen!

8. Treffen Sie konkrete Vereinbarungen!

Machen Sie dem Mitarbeiter Ihre Veränderungswünsche deutlich und formulieren Sie diese ganz konkret. Wenn er das Problem sachlich nachvollziehen kann, wird er am ehesten etwas an seinem Verhalten ändern und fühlt sich weniger angegriffen. Erklären Sie dem Betroffenen, warum auch er Vorteile davon hat, wenn sich etwas ändert. Zum Ende des Konfliktgesprächs ist es wichtig, konkrete Vereinbarungen zu treffen – und diese auch schriftlich festzuhalten. Dann haben Sie einen verbindlicheren Charakter. Nach einer Zeit sollten Sie schließlich überprüfen, ob der Mitarbeiter auf dem richtigen Weg ist – oder weitere Schritte vereinbaren.

Wenn der Mitarbeiter uneinsichtig ist und nichts an seinem Verhalten ändert, sollten Sie prüfen, ob sie rechtliche Schritte einleiten und zum Beispiel eine Abmahnung aussprechen. Wann zum Beispiel eine Abmahnung gerechtfertigt ist, wenn Mitarbeiter ständig zu spät kommen, können Sie auf impulse.de lesen. Bei manchen Menschen dauert es aber einfach etwas länger, bis sich das notwendige Problembewusstsein entwickelt hat.

Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Kommentare werden von der Redaktion montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr freigeschaltet)

Bitte beantworten Sie die Sicherheitsabfrage (Anti-Spam-Schutz): * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.