Ein Messestand auf der Ifa 2012 in Berlin

Zwölf Monate vorher – Standort suchen

Mindestens ein Jahr vor Messe­beginn sollten Unternehmer sich die Hallenpläne des Veranstalters anschauen und prüfen, welcher Platz für sie ­infrage kommt. Ein guter Standort ist entscheidend für den Messeerfolg – auch kleine Aussteller können, wenn sie schnell sind, mit Hallenbetreibern verhandeln.

Zehn Monate vorher – Stand konzipieren

Nun ist es an der Zeit, das Konzept für den Messeauftritt zu entwickeln. Unternehmer legen gemeinsam mit einem Standbauer fest, welche Exponate sie in die Präsentation integrieren, ob sie ein- oder mehrgeschossig bauen wollen und wo das Kostenlimit liegen soll.

Neun Monate vorher – Team aufstellen

Ein guter Messeauftritt gelingt nur mit der richtigen Mannschaft. Unternehmer bestimmen die Kollegen für den Stand, machen vielleicht eine Schulung. Auch der Chef gehört auf die Messe. Spätestens jetzt ­bedenken: Sind Mitarbeiter, Exponate und Stand ­ausreichend versichert?

Sechs Monate vorher – Hotel buchen

Zur Messezeit sind die Gastgeberstädte oft hoffnungslos überlaufen, Hotelzimmer werden knapp und teuer. Wer dann nicht in der Nachbarstadt übernachten will, muss frühzeitig buchen, wenn er nicht irgendwo Stammgast ist. Auch wer fliegen will, muss die Tickets nun besorgen.

Fünf Monate vorher – Rahmen planen

Aussteller können ihre Gäste doppelt binden, wenn sie abends zu einer Party einladen. Das heißt: Lokalität suchen und buchen. Nun sollten Unternehmer auch die Unterlagen für Standbesucher und die Presse zusammenstellen.

Drei Monate vorher – Für Publicity sorgen

Fachmagazine planen jetzt ihre Messe-Themenseiten. Wer vorkommen will, informiert Journalisten per Rundruf und Pressemitteilung. Wenn der Chef einen Vortrag auf dem messe­begleitenden Kongress halten will, muss er sich spätestens jetzt anmelden und vorbereiten.

Ein Monat vorher – Einladen

Die Hotelzimmer sind gebucht, der Stand so gut wie fertig. Nun planen Messebesucher ihren Aufenthalt. Aussteller schicken spätestens vier Wochen vor Messebeginn die ersten Einladungen raus. Zwei Wochen vorher folgt eine Erinnerung.

Die Messe beginnt – Letzte Checks

Am Tag vor der Messe nimmt der Aussteller den Stand ab, verlangt im Notfall letzte Umbauten. Auch wichtig ist eine Bestandsaufnahme: Sind alle Unterlagen da? Die wichtigsten Exponate funktionsfähig?

Nach der Messe – Kontakte auswerten

Das sogenannte Follow-up beginnt am Abend des ersten Messetags und zieht sich bis in die Wochen nach der Messe: Standmit­arbeiter werten Gesprächsprotokolle aus, haken telefonisch nach und vereinbaren Vor-Ort-Termine. Derweil startet die Planung fürs nächste Jahr …

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