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Messe-Fehler Mit diesen Fehlern vergraulen Sie potenzielle Kunden auf der Messe

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Keine Zeit: Nicht einmal 20 Minuten bleiben Ausstellern auf einer Messe, um aus einem Besucher einen „Lead“ zu machen.

Keine Zeit: Nicht einmal 20 Minuten bleiben Ausstellern auf einer Messe, um aus einem Besucher einen „Lead“ zu machen.© testfight / photocase.de

Messen sind eine fantastische Chance, neue Aufträge an Land zu ziehen. Doch wer seine Wunschkunden nervt und abschreckt, bringt sich selbst um den Erfolg. Diese vier Fehler sollten Sie vermeiden.

Die gestressten Einkäufer auf einer Messe an den Stand zu locken und dort gar zu halten, ist keine leichte Aufgabe. Viele Aussteller erleben, dass Besucher zunehmend kurz angebunden sind. Umfragen des Messeverbands AUMA zeigen, dass die Mehrheit der Fachbesucher nur einen Tag pro Messe investiert. Dabei führen sie im Durchschnitt 16 längere Gespräche mit Ausstellern.

Am Ende sind es nicht einmal 20 Minuten, die den Ausstellern bleiben, um aus einem Besucher einen „Lead“ zu machen, also einen potenziellen Neukunden, der seine Kontaktdaten hinterlässt, sagt Jakov Cavar, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Faircontrol, die Besucherströme auf Messen erfasst. Damit das gelingt, dürfen Aussteller sich keine Fehler erlauben. Die folgenden vier Fehler gefährden den Messeerfolg.

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Nicht genug Termine ausmachen.

Es gibt keine Statistiken, die Vergleiche mit der Vergangenheit erlauben, doch Messeprofis wie der Trainer Peter Kunzweiler sind sicher: „Vor zehn Jahren hatten Besucher noch doppelt so viel Zeit.“ Heute informieren sich Entscheider vorab und machen sich genaue Pläne, welche Stände sie besuchen wollen, weiß Kunzweiler, der seit den 90er-Jahren Aussteller auf Messen vorbereitet. „Besucher kommen selten, um sich von etwas Neuem überraschen zu lassen“, erklärt er. „Im Gegenteil: Sie wissen, was sie brauchen, und wollen auf der Messe möglichst effizient das passende Angebot finden.“

Aus diesem Grund vereinbaren immer mehr Aussteller vorab Termine – vor allem, wenn sie mit professionellen Einkäufern zu tun haben. Wer potenzielle Kunden nicht schon vor dem eigentlichen Messetag vergraulen will, bietet Kunden diese Möglichkeit schon mit der Einladung an oder nutzt dazu eine der Online-Plattformen, die Messeveranstalter kostenlos zur Verfügung stellen.

Dabei gilt: je mehr Termine, desto besser. „Selbst wenn Sie vorab so viele Termine ausmachen, dass wichtige Standmitarbeiter voll durchgeplant sind, ist das okay“, sagt Kunzweiler. Meist bleiben sowieso Lücken – die nutzt man dann für Laufkundschaft. Pausen am Stand hingegen sind schlecht, schließlich kosten Messen viel Geld. „Planen Sie den Tag wie ein Arzt“, rät Kunzweiler. „Arbeiten Sie im 20-Minuten-Takt Besucher ab.“

Laufkunden warten lassen.

Natürlich kommen auch Gäste spontan vorbei. „Solche Laufkunden sollte man auf keinen Fall warten lassen“, empfiehlt Jakov Cavar von Faircontrol. „Sie sind sonst innerhalb kürzester Zeit wieder weg und kommen in der Regel auch nicht wieder.“

Die Lösung: Sogenanntes Clearing-Personal nimmt die unangekündigten Besucher in Empfang. Das geht selbst im kleinsten Team – wenn die Rollen klar verteilt sind. So können zum Beispiel zwei Mitarbeiter am Stand für die wichtigen Gespräche zuständig sein, etwa Geschäftsführer oder Vertriebsleiter.

Dazu kommt ein „Libero“, wie ihn Messe- und Vertriebstrainer Reinhard Philippi nennt: „Das kann auch ein Praktikant sein oder eine studentische Aushilfe.“ Dieser Libero hat allein die Aufgabe, Besucher zu empfangen, ihre Daten aufzunehmen und sie an den Fachmann weiterzuleiten. Ist der noch nicht frei, bietet der Libero ein Getränk an. Das Ganze darf maximal fünf Minuten dauern.

Standard-Werbebotschaften senden.

Im Kundengespräch auf der Messe sollte man nicht den Fehler machen, zu schnell in den Präsentationsmodus zu wechseln. „Besucher wollen ganz konkret auf ihren Bedarf zugeschnittene Informationen“, warnt Jacov Cavar von Faircontrol. „Unsere Studien zeigen, dass sie auf Standard-Werbebotschaften sehr ablehnend reagieren.“

Der Standmitarbeiter sollte daher möglichst schnell herausbekommen, was der potenzielle Kunde braucht. „Finden Sie heraus: Was hat das Thema mit dem Besucher zu tun? Was ist sein spezifischer Aspekt? Was will er genau?“, erklärt Vertriebsexperte Philippi.

Dieser Teil der insgesamt 20 Minuten währenden Kontaktaufnahme darf am längsten dauern. „Wer selbst nur Fragen stellt, merkt schnell, wie viel Zeit sein Gegenüber hat“, sagt Philippi. Die Ergebnisse können wiederum in den Leadbogen eingetragen werden. Wichtig ist vor allem, dem Besucher das Gefühl zu geben, dass ihm gut zugehört wird.

Flyer aufschwatzen.

Am besten ist es natürlich, wenn der Wunschkunde den Stand mit einem Ergebnis verlassen kann. Als Höhepunkt entwerfen der Geschäftsführer oder Vertriebschef deshalb am Ende mögliche Lösungsansätze. Und zwar nicht, indem sie dem Besucher eine Tüte mit Broschüren und Flyern vollpacken. „Kein Mensch will heute mehr dieses ganze gedruckte Zeug mitschleppen“, sagt Messetrainer Kunzweiler.

Die wesentlich bessere Idee ist also, elektronische Angebote parat zu haben und auf dem Laptop zu zeigen, etwa kurze Produktfilme, dreidimensionale CAD-Zeichnungen oder einen digitalen Katalog. So lässt sich auch schneller ein bestimmter Aspekt heraussuchen. „Außerdem wirkt das modern“, sagt Kunzweiler und formuliert zudem eine hilfreiche Faustregel: „Alles, was sich nicht in 20 Minuten auf der Messe klären lässt, schickt man hinterher per Mail.“ Oder man verabredet einen neuen Termin. Auf diese Weise haben Aussteller, die gut planen und ihren Stand sinnvoll organisieren, nach der Messe jede Menge wertvoller Kontakte im Gepäck.

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