Management Meeting vorbereiten: So sparen Sie Zeit und Geld

Die Stühle sind gestellt, der Laptop angeschlossen. Aber das ist nicht alles, was Sie vor einem Meeting vorbereiten müssen ...

Die Stühle sind gestellt, der Laptop angeschlossen. Aber das ist nicht alles, was Sie vor einem Meeting vorbereiten müssen ... © virtua73 / Fotolia.com

Sie müssen ein Meeting vorbereiten? Sechs Fragen und eine Checkliste für die Organisation - damit die Besprechung effizient und erfolgreich verläuft.

Zeitfresser, Geschwafel, One-Man-Show des Chefs: Über kaum etwas klagen Angestellte und Führungskräfte so viel wie über sinnlose Besprechungen. Bei einer Umfrage des Meinungsforschungsinstituts YouGov gaben 65 Prozent der befragten Büroarbeiter an, dass zu viele Meetings ihrer Meinung nach die Produktivität behindern.

Dabei könnten Besprechungen so schön und so einfach sein: Alle Teilnehmer bringen ihr Wissen und ihre Ideen ein, finden gemeinsam kreative Lösungen für komplexe Probleme und gehen danach motiviert zurück an die Arbeit.

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Wie kann das gelingen? Dieser Frage gehen wir in einer mehrteiligen Artikelreihe auf den Grund. Zum Start geht es um das Thema gute Vorbereitung – die Grundlage für ein erfolgreiches Meeting.

Die Grundsatzfrage: Brauchen wir dieses Meeting wirklich?

Ein Meeting ist nicht immer der optimale Weg, um ein Problem zu lösen. Oft genug wären eine E-Mail oder einige wenige gezielte Rückfragen in Einzelgesprächen unkomplizierter und zeitsparender.

Treten Sie daher gedanklich einen Schritt zurück, bevor Sie sich in die Meetingplanung stürzen – und stellen Sie sich die entscheidende Frage: Brauchen wir diese Besprechung wirklich?

Überflüssige Meetings kosten nicht nur Zeit, sondern Geld: Wenn nur acht Mitarbeiter Ihrer Firma eine Stunde lang in einer Besprechung sitzen, ist das ein ganzer Arbeitstag. Und das Gehalt? Zahlen Sie …

Der Teilnehmerkreis: Wer muss an der Besprechung teilnehmen?

In vielen Meetings sitzen Menschen, die bei der Besprechung gar nicht dabei sein müssten. Dabei sind Meetings in kleinen Gruppen viel effizienter – schon allein deswegen, weil jeder Teilnehmer seine Meinung äußern will. Zudem kann jeder Mitarbeiter, der nicht an einer Besprechung teilnimmt, in der Zeit an anderen Projekten arbeiten.

Einladen sollten Sie daher nur jene Mitarbeiter, die entweder einen wichtigen Beitrag zur Diskussion liefern können oder einen großen Nutzen von dem Termin haben. Es kann auch sinnvoll sein, Teilnehmer nur für einige Tagesordnungspunkte dazuzubitten. Und alle, die zwar die Ergebnisse des Meetings kennen müssen, nicht aber deren Entstehung, bekommen nach der Besprechung das Protokoll.

Der Termin: Wann findet das Meeting statt?

Der perfekte Besprechungstermin ist der, an dem alle Teilnehmer Zeit haben – das klingt banal, kann aber bei vollen Terminkalendern und Mitarbeitern in Teilzeit zum quasi unlösbaren Problem werden. Gute Chefs laden daher rechtzeitig zum Termin ein und haben dabei die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter im Hinterkopf.

Nicht zu unterschätzen bei der Wahl des Besprechungstermins: der psychologischen Faktor. Befürchten Sie beispielsweise ausufernde Diskussionen, ist ein Besprechungstermin an der Mittagszeit oder kurz vor Feierabend sinnvoll. Mit Hunger im Bauch lassen sich Kompromisse manchmal überraschend schnell finden.

Vermeiden sollten Sie es nach Möglichkeit, mehrere Besprechungstermine direkt hintereinander legen. Wird das erste Meeting überzogen, gerät der gesamte Zeitplan ins Wanken.

Und noch eine Selbstverständlichkeit, die in vielen Unternehmen doch nicht selbstverständlich ist: Informieren Sie alle Teilnehmer rechtzeitig darüber, wenn sich der Termin verschiebt. Nichts ist frustrierender, als zur falschen Zeit oder am falschen Ort vergebens auf eine Besprechung zu warten.

Die Zeit: Wie lange dauert die Besprechung?

Viele Chefs erliegen der Versuchung, die Tagesordnung für eine Besprechung gnadenlos vollzupacken. Und vergessen hierbei: Besprechungen, die länger als eine Stunde dauern, ermüden die Teilnehmer.

Andererseits wollen Sie natürlich auch nicht durch die Agenda hetzen. Überlegen Sie sich daher besser vorher, ob Sie die offenen Punkte auf mehrere Termine aufteilen können. Ist ein längeres Meeting nicht zu vermeiden, planen Sie unbedingt eine kurze Pause ein.

Der Raum: Wo findet das Meeting statt?

Die folgenden Punkte sollten eigentlich jedem klar sein, der ein Meeting organisiert. Doch auch beim Thema Besprechungsraum gibt es immer wieder unliebsame Überraschungen, weil sie vergessen werden. In größeren Unternehmen kann es beispielsweise vorkommen, dass der Raum zum Besprechungstermin gar nicht frei ist.

Denken Sie außerdem an genug Stühle für alle Teilnehmer und die nötigen technischen Voraussetzungen: Wird etwa eine Leinwand für den Beamer gebraucht oder ein Onlinezugang? Wer diese Details nicht vorab klärt, verbringt die ersten Meeting-Minuten schlimmstenfalls mit hektischem Hin- und Herlaufen – und hat die Konzentration der Teilnehmer schon verloren.

Das Thema: Warum treffen wir uns überhaupt?

Die Einladung zur Besprechung muss nicht nur Ort, Zeit und Dauer des Meetings enthalten. Sie sollten auch das Thema der Besprechung bereits in der Einladung möglichst konkret benennen: nicht „Absatzprobleme“ sondern „Warum geht der Absatz an Produkt XY zurück?“ So können sich die Teilnehmer schon vorab gedanklich mit dem Thema auseinandersetzen. Und auch Sie selbst sind gezwungen, sich mit der Frage zu beschäftigen: Warum treffen wir uns überhaupt? Schließlich wollen Sie nicht eines dieser Meetings organisieren, bei denen keiner genau zu wissen scheint, warum sie stattfinden …

Beim wöchentlichen Team-Meeting ist eine schriftliche Tagesordnung wahrscheinlich übertrieben; bei anderen Besprechungen kann sie eine große Hilfe sein. Sie hilft auch, den Zeitplan zu strukturieren. Es empfiehlt sich, die wichtigsten und dringlichsten Themen an den Anfang der Tagesordnung zu stellen. Falls nicht alle Punkte abgehandelt werden können, kann der Rest verschoben werden.

Statistiken, Studien, Verträge oder andere schriftliche Unterlagen, die alle Teilnehmer vor dem Meeting gelesen haben sollten, können Sie direkt an die Einladung anhängen. Dass Sie alle Unterlagen selbst gelesen und die wichtigsten Fakten im Kopf parat haben sollten, wenn Sie die Besprechung leiten, müssen wir hoffentlich nicht extra erwähnen …

Checkliste: Welche Aufgaben sind vor dem Meeting zu erledigen?

Glücklich schätzen kann sich, wer eine fähige Assistentin hat, die sich um die Organisation des Meetings übernimmt. Doch gerade in kleinen Unternehmen oder bei Meetings auf Teamebene muss sich der Chef oft genug selber darum kümmern – oder die Aufgaben delegieren.

Die folgende Checkliste hilft, bei der Vorbereitung nichts zu vergessen:

Rechtzeitig vor der Besprechung:

  • Einladungen verschicken
  • Konferenzraum buchen
  • Hand-outs ausdrucken
  • Präsentationsmittel (wie Laptop, Beamer, Flipchart o.ä.) besorgen
  • Getränke und Snacks bestellen
  • Namensschilder vorbereiten

Unmittelbar vor der Besprechung:

  • Konferenzraum lüften und aufräumen
  • Stühle aufstellen
  • Präsentationsmittel vorbereiten, technische Geräte anschließen
  • Getränke und Snacks bereitstellen
  • Namensschilder aufstellen

1 Kommentar
  • Franz Piekenbrock 21. Juni 2015 12:29

    Betr.: Das Abhalten von Meetings…,

    Sehr geehrte Frau Unger,

    etwas steinzeitlich hört sich Ihr Bericht schon an, in Zeiten der aktiven Kommunikation gibt es
    andere Mittel, als sich LIVE zu treffen. Der eine oder andere hat weite Anfahrtswege, beibt im
    Stau auf der Autobahn stecken, die Bahn streikt mal wieder oder sonstige Ereignisse versperren den Weg zum wichtigen Meeting. Es geht doch anders, nämlich online.
    Mit freundlichen Grüßen:
    Franz Piekenbrock

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