CC bei E-Mails Welche Regeln Ihre Mitarbeiter für E-Mails brauchen

Und wieder eine mehr: Manche Mitarbeiter kommen vor lauter E-Mails kaum zu ihren eigentlichen Aufgaben - nicht zuletzt wegen des exzessiven Einsatzes der CC-Funktion.

Und wieder eine mehr: Manche Mitarbeiter kommen vor lauter E-Mails kaum zu ihren eigentlichen Aufgaben - nicht zuletzt wegen des exzessiven Einsatzes der CC-Funktion.© complize / photocase.de

Ihr E-Mail-Postfach läuft über? Wahrscheinlich liegt's auch an E-Mails, die Sie in Kopie bekommen. Welche Ursachen der CC-Wahnsinn hat - und welche Regeln Arbeitgeber für den Umgang mit der CC-Funktion aufstellen sollten.

Vor lauter E-Mails kommen manche Berufstätige kaum zum Arbeiten. Viele der Nachrichten sind dabei gar nicht direkt an den Empfänger gerichtet, stattdessen bekommt er über die „CC“-Funktion nur eine Kopie. Die Idee solcher Verteiler ist eigentlich, Kollegen über Prozesse und Veränderungen auf dem Laufenden zu halten. „Grundsätzlich ist CC eine sinnhafte Funktion“, sagt Roman Soucek vom Lehrstuhl für Wirtschafts- und Sozialpsychologie an der Universität Erlangen-Nürnberg. „Zum Problem wird sie, wenn sie viel zu pauschal oder viel zu ungezielt eingesetzt wird.“ Das Resultat sind dann viele, oft ewig lange E-Mail-Ketten, die das Postfach verstopfen.

Zur Absicherung – oder für Aufschneider

Ursache dafür ist häufig, dass Kollegen die Funktion nicht mehr für ihren ursprünglichen Zweck nutzen. „Etwa wenn man sich absichern möchte“, nennt Soucek ein Beispiel. Gibt es Ärger, könnten die CC-Intensivnutzer dann einfach sagen: „Aber du wusstest doch auch Bescheid.“

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Andere nutzten das auch, um die Kollegen oder den Chef zu beeindrucken, sagt Soucek. Ein klassisches Beispiel dafür seien Massenmails lange nach Feierabend: „Damit wollen sie dann zeigen, wie viel sie arbeiten, wo sie überall involviert sind oder dass sie auch nachts noch arbeiten.“

Was wird bei CC erwartet?

Einzelne Arbeitnehmer können sich gegen diese Flut kaum wehren. In manchen E-Mail-Programmen gibt es aber wenigstens die Möglichkeit, Filter oder sogenannte Regeln für CC-Mails einzurichten. Damit landen solche Nachrichten automatisch in einem eigenen Ordner. Gefragt beim Kampf gegen die Nachrichtenflut sind aber eher die Unternehmen, sagt Soucek. „Es muss eine gemeinsame Kultur geben, die CC-Funktion sehr zielgerichtet einzusetzen.“

Das bedeutet zum Beispiel, Kopien einer Nachricht nur an die tatsächlich Betroffenen zu schicken, nicht an die ganze Abteilung. „Zudem muss klar sein, was es bedeutet, wenn jemand in CC steht“, so der Experte weiter. Arbeitnehmer müssen also wissen, ob sie CC-Mails wirklich nur lesen müssen oder ob darin auch eine Aufforderung zum Handeln stecken kann.

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