Fehler eingestehen: So entschuldigen Sie sich im Job richtig

„Tut mir leid, ich habe etwas Dummes gemacht.“ Einen Fehler im Job zuzugeben und sich dafür zu entschuldigen, kann richtig wehtun. Aber es lohnt sich, Angst und Stolz zu überwinden. Wer für sein Fehlverhalten ernsthaft um Verzeihung bittet, erleichtert nicht nur sein Gewissen, sondern sorgt auch für ein gutes Arbeitsklima im Team. Was eine aufrichtige Entschuldigung ausmacht, welche Fehler Sie vermeiden sollten und wann Sie lieber nicht um Verzeihung bitten sollten. Plus: Sechs Tipps, die insbesondere Führungskräfte beachten sollten. 1. Wofür Sie sich entschuldigen sollten und was es bewirkt Sich im Ton vergriffen, Termin nicht eingehalten oder den Urlaubswunsch der Mitarbeiterin vergessen – wenn man durch sein Verhalten andere verletzt, verärgert oder in Schwierigkeiten gebracht hat, ist eine Entschuldigung angebracht. „Dabei ist es zweitrangig, ob der Fehler bewusst oder unbewusst gemacht wurde. Auf der Beziehungsebene ist erst einmal etwas zerstört“, erklärt Peter Schwarzer, Businesscoach bei Crimalin, einem Unternehmen für Online-Gruppencoaching in Hamburg. Durch das Fehlverhalten kann Vertrauen verlorengehen. Und das lässt sich meist nur durch eine Entschuldigung wiederherstellen. Extra-Tipp für Chefs und Chefinnen Auch Führungskräfte sollten zu ihren Fehlern stehen, nicht nur zu den offensichtlichen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Rolle als Führungskraft vernachlässigt haben, kann eine Entschuldigung angebracht sein, rät Moritz Ostwald, Führungskräftetrainer und Geschäftsführer der Unternehmensberatung Alpha Inspiration aus dem hessischen Büdingen. Zum Beispiel: „Es tut mir leid, dass ich dich mit dieser Aufgabe überfordert habe – das habe ich falsch eingeschätzt“ oder „Es tut mir leid, dass ich mir in den letzten Wochen zu wenig Zeit genommen habe, euch zuzuhören.“ Damit machen Sie Ihren Anspruch an sich selbst deutlich und nehmen gegenüber Ihrem Team eine Vorbildfunktion im Umgang mit Fehlern ein. Wie kritikfähig sind Sie? Als impulse-Mitglied können Sie Ihre Kritikfähigkeit in einem Selbsttest zum Download überprüfen. 2. Das richtige Timing für eine Entschuldigung Ob eine Entschuldigung als aufrichtig empfunden wird, hängt vor allem vom richtigen Timing ab. Sobald Sie sich des Fehlers bewusst werden, sollten Sie nicht zögern und sich schnellstmöglich persönlich oder telefonisch bei der betroffenen Person entschuldigen. Im Idealfall geschieht dies noch am selben Tag. „Je länger man wartet, desto schwieriger wird es. Das wirkt nicht authentisch“, sagt Peter Schwarzer. Keine gute Idee sei es außerdem, die Entschuldigung über Tage oder Wochen zu planen oder gar einen Termin dafür zu vereinbaren, so Moritz Ostwald. Extra-Tipp für Chefs und Chefinnen Auch wenn Sie gerade viel zu tun haben oder sich auf Geschäftsreise befinden: Sie sollten immer persönlich für Ihre Fehler geradestehen. „Schicken Sie niemals Dritte vor. Wie Sie sich entschuldigen, sagt viel über den Führungsstil und die Führungskultur in Ihrem Unternehmen aus“, sagt Moritz Ostwald. [zur-person] 3. Fehler anerkennen und Entschuldigung aussprechen Neben dem Timing kommt es auch auf die richtigen Worte an. Wie viel Sie sagen, hängt letztlich von der Art des Vergehens ab. Ein kurzes „Sorry“ im Büro wird wahrscheinlich nicht als Entschuldigung ausreichen, wenn sich jemand verletzt fühlt. Sie sollten sich auch nicht herausreden und Ihr Verhalten in irgendeiner Weise legitimieren. Beispiel: „Es tut mir leid, dass ich dich angeschrieben habe, aber ich hatte Stress“. So geht es besser: Zuerst sollten Sie Ihr Fehlverhalten eingestehen und der betroffenen Person sagen, was Sie getan haben. Beispiel: „Ich habe dich angeschrien“. Dann drücken Sie Ihr Bedauern aus: „Es tut mir leid“ oder „Ich möchte für mein Verhalten um Entschuldigung bitten“ oder „Ich bitte um Verzeihung“. Die ersten beiden Punkte können auch kombiniert werden: „Es tut mir leid, dass ich Dich angeschrien habe“. Sie sollten auch eine Erklärung für Ihr Verhalten geben. Was ist schief gelaufen? Wie ist es dazu gekommen? Damit es nicht wie eine Ausrede klingt, könnten Sie zum Beispiel sagen: „Ich war gestresst, aber das ist nur eine Erklärung, keine Entschuldigung“. Zeigen Sie auch Reue und dass Sie Ihr Verhalten in Zukunft ändern wollen. Beispiel: „Ich bin selbst unzufrieden mit meinem Verhalten und werde daran arbeiten, dass es nicht wieder vorkommt“. Extra-Tipp für Chefs und Chefinnen Auch als Führungskraft sollten Sie bei Fehlern zeigen, was Sie besser machen wollen und was Sie daraus gelernt haben. Ein Beispiel: Sie haben bei einem Brainstorming lautstark Ihre Meinung vertreten, so dass sich niemand aus dem Team getraut hat, etwas dagegen zu sagen. Später stellen Sie fest, dass das Ergebnis wegen Ihres Verhaltens nicht so gut ist. „Dann wäre es toll, wenn der Chef sich beim Team entschuldigt und fragt: ,Was kann ich als Chef machen, damit ihr mich bremst'", sagt Peter Schwarzer. Wichtig: Nach der Entschuldigung sollte man sich bewusst zurückhalten. Passiert der gleiche Fehler immer wieder, nehmen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Entschuldigung nicht mehr ernst. [mehr-zum-thema] 4. Wiedergutmachung als Entschuldigung anbieten Zu einer glaubwürdigen Entschuldigung gehört auch, dass Sie Ihren Fauxpas wiedergutmachen. Überlegen Sie sich vorher, wie Sie der Person, die Sie verärgert haben, helfen können. Ein Beispiel: Angenommen, Sie haben eine Aufgabe nicht erledigt, so dass Ihre Kollegin nicht weiterarbeiten konnte. Dann können Sie anbieten: „Ich setze mich heute Abend an den Schreibtisch und morgen früh hast du das Ergebnis“. Extra-Tipp für Chefs und Chefinnen Versuchen Sie nicht, Ihre Mitarbeiter mit einem Geschenk wie einer Tafel Schokolade oder einem Blumenstrauß zu bestechen und sich das Vertrauen so wieder zu „erschleichen“. Die Geste bewirkt das Gegenteil und Ihre Entschuldigung wirkt nicht mehr ehrlich. „Präsente sind beim Bedanken, für ein tolles Verhalten, besser aufgehoben“, sagt Moritz Ostwald. Mehr dazu lesen Sie hier: Mitarbeitern danken: 7 Tipps, wie Sie Ihrem Team richtig danke sagen 5. Wofür Sie sich nicht entschuldigen sollten Sie haben aus Ihrer Sicht nichts falsch gemacht? Dann brauchen Sie sich auch nicht zu entschuldigen. Zum Beispiel müssen Sie sich nicht für Ihre Meinung entschuldigen oder wenn Sie das Verhalten eines Kollegen zu Recht kritisiert haben. „An Kritik selbst ist nichts Falsches. Es sei denn, sie wurde in einer unwürdigen Weise geäußert“ erklärt Peter Schwarzer. Mehr dazu lesen Sie hier: Ständiges Entschuldigen: "Manche entschuldigen sich sogar dafür, dass es regnet" Extra-Tipp für Chefs und Chefinnen Sie haben viel zu tun und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ärgern sich ständig, dass Sie ihre E-Mails zu spät beantworten? Eine Entschuldigung ist nicht unbedingt nötig. Wichtig ist aber, mit dem Team darüber ins Gespräch zu kommen. „Schreiben Sie zum Beispiel eine allgemeine Mail an Ihre Mitarbeitenden, warum Sie des Öfteren später antworten“, rät Moritz Ostwald. Kommunizieren Sie offen Ihre unterschiedlichen Erwartungen und die „Spielregeln“ im Unternehmen. Dann haben Ihre Mitarbeiter auch mehr Verständnis für Sie als Führungskraft, wenn Sie viel zu tun haben. 6. Nachfragen, ob die Entschuldigung angenommen wurde Viele Menschen denken: Ich habe mich entschuldigt, jetzt ist die Sache doch gegessen – und wundern sich, dass der andere weiterhin auf Distanz geht. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Entschuldigung angenommen wurde, schadet es nicht, direkt nachzufragen. „Sind wir jetzt okay miteinander?“ Extra-Tipp für Chefs und Chefinnen Was tun, wenn jemand im Team die Entschuldigung des Kollegen nicht akzeptiert? Laut Peter Schwarzer dauert es je nachdem, was passiert ist, einige Zeit, bis das Vertrauen wieder aufgebaut ist. Dennoch sollte man den Konflikt im Auge behalten. Wenn das Verhältnis zwischen zwei Mitarbeitenden trotz Entschuldigung fortdauernd gestört ist, kann das die Zusammenarbeit im Team nachhaltig belasten. Es ist dann die Aufgabe der Führungskraft zu fragen: „Was habt ihr getan, um das in Ordnung zu bringen?“ Mehr dazu: Konflikte im Team: Streit im Team in 7 Schritten lösen