Kommunikation mit Mitarbeitern Goldene Kommunikationsregeln, die gute Chefs beherrschen sollten

Die Art und Weise, wie Chefs mit ihren Mitarbeitern kommunizieren, ist oft mindestens genauso wichtig wie der Inhalt. Diese sieben Regeln guter Kommunikation sollten Chefs kennen und verinnerlichen.

Viele der Prinzipien guter Kommunikation klingen zwar banal, sind aber immens wichtig und oft leider (noch) nicht selbstverständlich. Diese goldenen Regeln für die Kommunikation mit Mitarbeitern sollen Sie kennen und im Alltag (vor-)leben.

1. Personalisieren Sie Ihre Kommunikation!

Passen Sie Ihre Aussagen an den Empfänger der Botschaft an. Manche Mitarbeiter wollen gern Details wissen, manche das ganz große Bild gemalt bekommen – und manchen reicht ein knappes Fazit. Je besser Sie Ihre Kommunikation an die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter anpassen, desto zufriedener sind diese nach einem Gespräch. Und das kann dazu beitragen, dass sie sich motivierter an die Arbeit machen.

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2. Hören Sie wirklich zu!

Gutes Zuhören ist eines der wichtigsten Prinzipien guter Kommunikation. Schweifen Sie nicht mit den Gedanken ab, wenn jemand anderes spricht. Das merkt ihr Gegenüber sofort! Zeigen Sie an Ihrer Körpersprache, dass Sie wirklich Interesse daran haben, was Ihr gegenüber sagt. Halten Sie Blickkontakt und machen Sie mit kleinen Gesten (zum Beispiel einem Nicken) deutlich, dass Sie verstanden haben, was Ihr Mitarbeiter Ihnen sagen will. Wenn Ihnen etwas unklar ist, haken Sie nach!

Aber auch wenn es keine Unklarheiten gibt, sollten Sie auf das Gesagte eingehen. Denn sonst kann schnell der Eindruck entstehen, dass Sie nur mit „halben Ohr“ zugehört haben. Und das kann für Frust und Enttäuschung sorgen. Vor allem, wenn sich der Mitarbeiter vorher sehr viele Gedanken über das Thema gemacht und dafür einige Zeit investiert hat.

Fassen Sie einen Beschluss, sollten Sie diesen am Ende noch einmal zusammenfassen – auch um sicher zu gehen, dass Sie und Ihr Mitarbeiter tatsächlich das gleiche gemeint haben. Das gibt auch Ihren Mitarbeitern ein gutes Gefühl.

3. Lassen Sie andere ausreden!

Auch diese Regel sollte eigentlich selbstverständlich sein, ist es aber leider oft (noch) nicht: Lassen Sie andere ausreden! Wenn Sie in einem Gespräch in Lauerstellung sind, bis endlich der günstige Moment gekommen ist, um Ihre Meinung loszuwerden, hören Sie dem anderen nicht richtig zu! Und höflich ist es eben auch nicht (siehe Punkt 5).

4. Stellen Sie einfache Fragen!

Sie erfahren am meisten, wenn Sie einfache und offene Fragen stellen. Fragen, mit denen Ihr Gegenüber eigentlich nur mit „Ja“ oder „Nein“ antworten kann oder muss, sollten Sie vermeiden. Gut sind zum Beispiel Fragen, die mit „Warum“ oder „Was“ beginnen. Fragen sollten außerdem eindeutig und klar formuliert sein. Wenn Ihr Mitarbeiter erst darüber nachdenken muss, auf was Sie eigentlich hinauswollen, ist das schlecht und wird ihn verunsichern.

5. Seien Sie höflich!

Nicht nur Mitarbeitern ins Wort zu fallen und sie zu unterbrechen ist unhöflich – sondern auch dem Gegenüber nicht seine volle Aufmerksamkeit zu schenken. Checken Sie also nicht während eines Gesprächs Ihre E-Mails auf dem Smartphone – und schauen Sie nicht ständig auf die Uhr!

6. Achten Sie auf Ihren Tonfall!

Die nächste Regel klingt zwar etwas abgedroschen, ist aber dennoch wichtig: Der Ton macht die Musik. Achten Sie immer darauf, dass Ihr Ton zum Gesagten passt, damit Ihre Botschaft richtig ankommt. Wenn Sie zum Beispiel einem Mitarbeiter sagen, dass Sie sich sehr über etwas freuen, es aber nicht danach klingt, dürfte er misstrauisch werden. Wollen Sie, dass ein Mitarbeiter etwas schnell erledigt, müssen Sie die Dringlichkeit auch über Ihre Stimme zum Ausdruck bringen.

7. Nutzen Sie die Macht der Ich-Aussagen!

Kommunizieren Sie so oft wie möglich aus der Ich-Perspektive. Sagen Sie also nicht: „Der Liefertermin kann wohl nicht eingehalten werden.“ Oder noch viel schlimmer: „Wenn Sie so weitermachen, kann der Liefertermin nicht eingehalten werden.“ Damit schwingt sofort – mehr oder weniger deutlich – ein Vorwurf mit. Der Mitarbeiter hat das Gefühl, sich verteidigen oder rechtfertigen zu müssen – auch wenn er vielleicht gar nichts dafür kann.

Sagen Sie stattdessen lieber: „Ich habe Sorge, dass wir den Liefertermin nicht einhalten können.“ Damit holen Sie den Mitarbeiter in Ihr Boot und können viel besser gemeinsam an einer Lösung des Problems arbeiten.

Auch bei folgendem Beispiel ist die Ich-Perspektive besser. Statt „Sie haben ja noch nichts erledigt.“ sollten Sie besser sagen: „Ich sehe, es gibt noch einiges zu tun.“ Damit machen Sie dem Mitarbeiter genauso deutlich, dass er noch viel zu erledigen hat – allerdings ohne dass es direkt wie ein Vorwurf klingt.

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7 Kommentare
  • Carsten Seiffert, StärkenTraining 8. März 2016 12:36

    Ein sehr interessanter Artikel. Goldene Kommunikationsregeln sollten von allen Chefs berücksichtigt werden. Gerade aber in KMU, da hier oft der Unternehmenswert von der Team-Performance abhängig ist.

    Gute Kommunikation sollte immer berücksichtigen mit wem ich gerade kommuniziere. Jeder Mensch MUSS individuell, gemäß seines Stärken-Portfolios, angesprochen werden. Wenn dem einen die Kommunikation bereits viel zu „weichgespült“ ist, empfindet sie ein anderer immer noch als viel zu rüde. Der eine Mitarbeiter mag aber strategisch denken, während der andere ein Beziehungsmensch ist.

    Wenn die Führungskraft bei der Kommunikation die Stärken eines jeden Einzelnen berücksichtigt, dann gelingt effektives Delegieren, die Zusammenarbeit klappt und Motivation entsteht von ganz alleine.

    Beste Grüße
    Carsten Seiffert

  • Armin Sàlat 1. März 2016 19:16

    Verehrte Frau Bast,
    Ihren siebten Punkt kann ich nicht nachvollziehen. Wenn ich „so oft wie möglich“ Sätze mit ICH bilde, erzeugt das beim Gesprächspartner den Eindruck, mein persönliches Empfinden und die Durchsetzung meines Machtwillens hat einen höheren Rang als das eigentliche Sachthema. Auf den obigen Beispielssatz „Ich habe Sorge, dass …“ lautete meine Antwort „Ich sicher nicht.“ Damit wäre dem latenten Problem nicht abgeholfen.

    Ich bevorzuge Formulierungen mit WIR. „Werden wir den Liefertermin einhalten?“ Damit betone ich die partnerschaftliche Ebene und binde zugleich den Gesprächspartner persönlich an seine Abmachung.

    Meine Schwäche liegt im Zusammenwirken von Punkt zwei und drei. Ich höre immer aufmerksam zu; aber ich neige leider dazu meine Aufmerksamkeit dadurch zu betonen, dass ich den Gesprächspartner mit kleinen Zwischenfragen und Bemerkungen unterbreche.

    @ CLAUDIA:
    Ich kann Ihre konkrete Frage nicht beantworten, weil ich ein berufliches Milieu, in welchem per Du kommuniziert wird, nicht kenne. Aber grundsätzlich finde ich unangemessen, dem Chef einen „Hinweis auf seinen Ton“ zu geben. Das hört sich nach einer Bagatelle an. Wenn es allerdings eine Beleidigung oder etwas Justiziables gewesen sein sollte, dann hätte der Chef unangemessen geantwortet.

    Unmaßgebliche Meinung von:
    Armin Sàlat

  • Claudia 1. März 2016 12:37

    Möchte hier eine Frage in den Raum stellen,

    Mein Chef reagierte vor kurzem auf einen Hinweis über seinen Ton von ihm zu mir, mit der Antwort – sei nicht so empfindlich!

    Ich finde das total unangemessen von einem Chef.

    Was haltet Ihr davon?

    Vielen Dank

    • peter mewes 1. März 2016 17:56

      Die Antwort“sei nicht so empfindlich“ sagt mir das Du Dich mit dem Chef duzt. Da sind dann solche Aussagen schon mal drin. Beim Sie ist das schon eher unwahrscheinlich. Trotz alledem ist eine solche Aussage ein No Go. Sie sagt mir das Kritik und Meinung in diesem Fall nicht erwünscht ist.

      • Gunter Ott 2. März 2016 14:22

        Hallo.
        Ganz klar: das „DU“ signalisiert in dieser Situation einen „weiteren Akzeptanzbereich“. Und Vorsicht: was bei männlichen Vorgesetzten unter Männern noch gerade so geht, wird bei Frauen sehr oft als Überempfindlichkeit oder „weibliches Rumgezicke“ verstanden.
        Sie sind also ganz klar in gleich zwei Wahrnehmungsfallen gelaufen!

        VG, Gunter Ott

  • Roland 1. März 2016 10:11

    Die meisten, der aufgeführten Punkte, würde ich als Anstandsregeln bezeichnen. Eigentlich traurig, dass man explizit darauf hinweisen muss. Grund dafür sind häufig die besuchten „Softskill“-Kurse, die eher auf Manipulation als auf die Wahrung des Anstands ausgerichtet sind.

    • Alexander Brauer 1. März 2016 16:06

      Hallo Roland,

      anscheinend hast Du schon schlechte Erfahrungen mit Softskill-Kursen gemacht. Das bedauere ich sehr, da ich selbst „solche“ Kurse gebe. Bei mir ist es genau umgekehrt: Ich achte dringend darauf, dass wir die offene und ehrliche Kommunikation pflegen und mache ab und an sogar die Erfahrung, dass genau das in bestimmten Unternehmenskontexten schwierig ist.
      Viele Grüße Alexander

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