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Remote-Teams führen Mitarbeiterführung aus der Ferne

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Bei impulse arbeiten mehrere Mitarbeiter alleine an verschiedenen Standorten. Um solche Remote Teams führen zu können, muss nicht nur die Technik einwandfrei funktionieren.

Bei impulse arbeiten mehrere Mitarbeiter alleine an verschiedenen Standorten. Um solche Remote Teams führen zu können, muss nicht nur die Technik einwandfrei funktionieren.© markusspiske / Photocase.de

In der Online-Redaktion von impulse arbeiten fünf Journalisten an vier Standorten in drei Ländern. Teamleiterin Nicole Basel berichtet, wie das funktioniert – und woran so ein Remote-Team manchmal scheitert.

Baby-Alarm bei impulse: Eine meiner Kolleginnen ist schwanger. Ob sie schon kugelrund ist? Keine Ahnung. Denn ich habe sie schon seit vielen Wochen nicht mehr gesehen. Sie arbeitet nämlich von Zürich aus.

Eine andere Kollegin, Angelika Unger, schreibt ihre Texte im Home-Office in Mannheim. Zwei weitere Kolleginnen arbeiten in der Hauptredaktion von impulse in Hamburg. Ich selbst leite die Online-Redaktion – und verbringe den größten Teil meiner Arbeitszeit an meinem Wohnort in Kopenhagen.

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Zusammengefasst bedeutet das: Ich führe ein Team von vier Mitarbeitern, an vier Standorten in drei Ländern. Macht das Sinn?

Die innovativsten Unternehmen der Welt schlagen hier unterschiedliche Richtungen ein. Google, Facebook oder Apple machen das Büro zur Wohlfühloase, bieten ein kostenloses Mittagsbuffet, Playstation oder Gratisfitnessstudio. Sie versuchen alles, um ihre Leute in die Firma zu locken.

Andere Internetriesen, wie etwa Mozilla, versuchen ihre Mitarbeiter mit etwas anderem zu binden: Der Aussicht, gar nicht mehr ins Büro kommen zu müssen.

Bei impulse war es nie der Plan, ein Remote-Team zu haben, also ein Team, das an verschiedenen Standorten hauptsächlich von zuhause aus arbeitet. Für manche Unternehmen mag das logisch sein, etwa, weil sie Verkäufer an verschiedenen Orten brauchen. Für impulse macht das strategisch keinen Sinn.

Aber unser Chef, Nikolaus Förster, hat ein großes Herz für die Liebe und die Familie. Und daher fanden wir jedes Mal eine Lösung, wenn eine Kollegin nach der anderen sagte, dass sie gerne – der Liebe wegen – in eine andere Stadt ziehen wollte.

Seit einem halben Jahr arbeiten wir nun also von vier Standorten aus. Das sind meine bisherige Lehren als Leiterin eines Remote-Teams.

1. Remote-Teams brauchen Technik, die funktioniert

Es gab in den letzten Monaten Tage, da hatte ich fünf Minuten nach Arbeitsbeginn das dringende Bedürfnis, mit einer Axt meinen Bildschirm zu zertrümmern. Dabei bin ich kein Mensch mit erhöhtem Aggressionspotential.

Was mein Gemüt so erhitzt? Wenn etwa bei einem Gruppentelefonat mit meinem Team die Leitung ständig zusammenbricht. Oder erst gar nicht zustande kommt. Oder ständig rauscht. Oder knackt. Oder man alles doppelt hört. Oder dreifach. Technik zeigt beim Versagen einen beeindruckenden Einfallsreichtum.

Remote-Teams können aber ohne funktionierende Technik leider nicht arbeiten. Ich muss zugeben: Ich habe anfangs unterschätzt, an welchen Stellen überall Probleme auftauchen können. Teure Probleme. Denn alles, was uns aufhält, kostet Arbeitszeit. Und Nerven.

Daher mein Rat: Remote-Teams brauchen gute, stabile Tools, um zusammenzuarbeiten: ein gutes Chatprogramm, ein übersichtliches Co-Working-Tool, um sich gegenseitig Aufgaben zuzuweisen und Projekte zu steuern. Sie brauchen die Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, Gruppentelefonie, Videotelefonie – die Liste ist lang. Für vieles gibt es gute kostenlose Lösungen, für anderes nicht. Wer hier spart, zahlt am Ende drauf.

2. Remote-Teams brauchen Quasselstrippen

Eines der wichtigsten Tools ist unser Chat. Der Chat ist unser virtuelles Büro: Wenn man im Chat ist, ist man bei der Arbeit. Hier wird alles besprochen, was man auch im Büro bespricht: wichtige Projekte – und was man gerade Lustiges auf Facebook gesehen hat. Wir arbeiten bei impulse mit der open-source-Lösung rocket:chat. Die bekannteste Chat-Software ist derzeit wohl Skype oder Slack.

Unseren Chat benutzen wir nicht nur im Onlineteam, sondern im ganzen Unternehmen. Wenn aber über 30 Leute im Chat sind, wird es schnell laut. Daher gibt es Gruppen und Kanäle für verschiedene Themen. Wir haben derzeit sechs Kanäle (auf die alle Zugriff haben) und etliche private Gruppen, die nur für bestimmte Kollegen relevant sind.

In unserem Chat schreiben wir jeden Tag mehrere hundert Nachrichten. Zwei meiner Mitarbeiterinnen haben sich gegenseitig in wenigen Monaten mehr als 8000 Nachrichten geschickt. Ob mich das ärgert? Im Gegenteil. In einem remote-Team potenzieren sich die Möglichkeiten für Missverständnisse. Auf einmal arbeiten etwa zwei an derselben Aufgabe – ohne es zu merken. Daher überkommunizieren wir – mit Absicht.

3. Remote-Teams brauchen Prozesse

Nicht jeder gute Mitarbeiter ist auch gut darin, allein von zuhause aus zu arbeiten.

Ich sage das aus Erfahrung. Als ich vor ein paar Jahren schon einmal hauptsächlich im Homeoffice gearbeitet habe, fand ich das furchtbar einsam. Niemand, mit dem man einen Kaffee trinkt, niemand, der einem auf die Schulter klopft, niemand, der kontrolliert, ob man sich in der Nase bohrt. Meinen absoluten Tiefpunkt hatte ich erreicht, als ich einen Dax-Vorstand am Telefon interviewte – und dabei im Schlafanzug auf dem Sofa lag.

Warum geht es mir heute nicht mehr so?

Wer nicht verlottern will, braucht Struktur. Wir haben in unserem Team einen festen Tagesablauf, mit mehreren Telefon-/Video-Besprechungen. Wir haben verschiedene Dienste und fest verteilte Aufgaben.

Kluge Prozesse sind auch in Teams wichtig, die in einem Büro arbeiten. In Remote-Teams, sind sie noch wichtiger.

4. Remote-Teams brauchen Macher

Macher erledigen Ihren Job – auch wenn sie in Sibirien sitzen. Ich habe in meinem Team Kollegen, die einfach anfangen, selbst wenn ihnen niemand einen Auftrag gegeben hat. Die denken mit, wollen besser werden, haben Ideen. Das beglückt mich richtiggehend. Da hat man von einer Kollegin zwei Stunden nichts gehört – und dann kommt sie mit einem tollen neuen Konzept um die Ecke.

5. Remote-Teams brauchen Vertrauen

“Woher weißt Du denn, dass Deine Leute auch arbeiten?” Diese Frage habe ich schon öfter gehört – und noch nie verstanden. Denn woher weiß man, dass der Kollege arbeitet, wenn er im Nachbarbüro sitzt? Wie überprüft man den denn?

Richtig: Man schaut sich die Ergebnisse seiner Arbeit an – so ist das in einem Remote-Team auch. Dabei ist es mir vollkommen egal, ob eine Kollegin zwischendurch ihren Hamster füttert – Hauptsache, sie hat am Ende ihre Aufgaben erledigt.

Um die Übersicht zu behalten, tragen wir jede erledigte Aufgabe in unser Co-Working-Tool ein. Auf beides können alle von jedem Standort zugreifen. So ist für alle immer sichtbar, wo wir stehen und was wir geschafft haben.

Klar ist aber auch: Auch wenn man die Arbeitsergebnisse überprüfen kann – wer seinen Mitarbeitern nicht vertraut, sollte kein Remote-Team führen. Denn wer ständig darüber nachdenkt, ob am anderen Ende der Leitung auch gearbeitet wird, der verliert den Fokus fürs Wesentliche.

6. Remote-Teams brauchen Mitarbeiter, die schreiben können.

Journalisten haben einen Startvorteil, wenn sie in einem Remote-Team arbeiten: Sie sind es gewohnt zu schreiben. Nur ein kleiner Teil unserer Kommunikation passiert mündlich. Wer daher nicht gut (und schnell) tippen kann, wird in einem Remote-Team nicht glücklich.

7. Remote-Teams brauchen Unterstützung vom ganzen Unternehmen

Bei impulse arbeitet nur mein Team verstreut an mehreren Standorten. Der Großteil der Kollegen sitzt in unseren Redaktionen in Hamburg und Berlin. Das Problem daran: Auch diese Kollegen müssen lernen, remote zu arbeiten – denn nur so können wir mit ihnen zusammenarbeiten. Jeder hat natürlich mitbekommen, dass einige Kollegen weggezogen sind, – aber nicht jedem ist klar, dass das auch für ihn Konsequenzen hat: Jeder muss neue Co-Working-Tools auszuprobieren, jeder sollte eine Videokonferenz einrichten können, jeder sollte permanent den Chat geöffnet haben. Es ist schon vorgekommen, dass eine Konferenz in Hamburg stattfand – und vergessen wurde, die Kollegen aus meinem Team einzuwählen.

Dass die Motivation nicht bei jedem gleich ausgeprägt ist, kann ich gut verstehen: Die Kollegen in Hamburg haben ja nichts dadurch gewonnen, dass ich mit meiner Familie nach Kopenhagen ziehen konnte. Für sie bedeutet das nur Mehraufwand.  Es gilt also, sie trotzdem zu motivieren, sich auf neue Kommunikationswege einzulassen. Am besten funktioniert das, wenn sie auch mal den Vorteil bekommen, von unterwegs arbeiten zu können – und dann sehen, wie gut das funktioniert.

Lohnt sich der Aufwand?

Impulse hat auf den ersten Blick keinen strategischen Vorteil dadurch, dass wir an verschiedenen Standorten arbeiten. Als mehrere Kollegen aus privaten Gründen umziehen wollten, stellte sich die Frage, was besser fürs Unternehmen ist: Sich von bewährten Leuten zu trennen– oder aber neue Wege zu gehen.

Wir haben uns entschieden, letzteres zu probieren, und ich finde, es hat sich gelohnt. Unser Team arbeitet nun zwar an verschiedenen Standorten – auf der anderen Seite konnten wir es aber zusammenhalten. Es blieb uns erspart, neue Leute zu suchen und einzuarbeiten. Ich persönlich fühle mich heute impulse sogar noch stärker verbunden – eben weil ich trotz meines Umzugs Teil des Teams bleiben durfte.


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