Trennungsgespräch So kündigen Sie Ihren Mitarbeitern mit Anstand

Ein Trennungsgespräch ist nie einfach. Deshalb ist die Art und Weise, wie die Botschaft kommuniziert wird, umso wichtiger.

Ein Trennungsgespräch ist nie einfach. Deshalb ist die Art und Weise, wie die Botschaft kommuniziert wird, umso wichtiger.© gerhard64 / photocase.de

Ein Trennungsgespräch ist purer Stress - auch für den Chef. Die Botschaft ist hart, aber sie kann auf viele Arten überbracht werden. Mit diesen Tipps meistern Sie die Situation.

Warum ist es nicht leicht, als Chef zu kündigen?

Das Trennungsgespräch ist, egal ob es aus betrieblichen Gründen oder wegen schlechter Leistungen stattfindet, eine unangenehme Aufgabe, die kein Chef gerne übernimmt. „Vorgesetzte sind schließlich auch nur Menschen, auch sie sprechen lieber über Positives“, sagt Laurenz Andrzejewski, Coach für Trennungsprozesse.

Fünf Ängste haben Unternehmer und Vorgesetzte vor Trennungsgesprächen besonders häufig, erläutert Andrzejewski. Dazu gehöre die Angst, die eigene Glaubwürdigkeit zu verlieren: „Vielleicht weil der Chef noch kurz zuvor ein Lob ausgesprochen oder einen Bonus an den Mitarbeiter gezahlt hat – und jetzt die schlechte Nachricht überbringt.“ Auch der Zweifel an den eigenen Personalentscheidungen beschäftige die Chefs stark, vor allem wenn aus Kostengründen Stellen gestrichen werden. Die Frage „Habe ich den Richtigen ausgewählt?“ sei immer präsent. Seine Klienten berichten außerdem häufig von der Angst vor den Argumenten des Mitarbeiters und seinen emotionalen Reaktionen, sagt Andrzejewski. Dazu komme noch der Imageverlust bei den bleibenden Mitarbeitern. „Einige Chefs haben mir erzählt, dass sie sich nach dem Gespräch am liebsten geduscht hätten“, erzählt der Experte. „Weil sie sich so schuldig fühlten.“

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Warum ist das Trennungsgespräch so wichtig?

Die Trennungsbotschaft ist hart für den Betroffenen. Fehlt es dabei jedoch bei der Kommunikation von Kündigungen an Respekt und Kommunikation, können durchaus wirtschaftliche Risiken für das Unternehmen entstehen: hohe Ausgaben für Juristen und Abfindungen, Angst der anderen Mitarbeiter um die eigene Stelle, sinkende Leistungen der Mitarbeiter wegen Verunsicherung, weniger Loyalität und Motivation, Mitarbeiterverlust an die Konkurrenz, Imageverlust als Arbeitgeber. „Es geht um den Schutz der Arbeitgebermarke“, sagt Andrzejewski. „Wenn ich im Unternehmen die Stimmung und damit die Motivation versaue, spricht sich das schnell in der ganzen Region herum und macht es langfristig schwerer und teurer, neue Azubis oder Fachkräfte zu finden.“ Auch die sogenannten „Folgekosten der Kündigung“ sollen niedrig bleiben: „Einigt man sich respektvoll mit dem gehenden Mitarbeiter, fallen teure juristische Beratung und überhöhte Abfindungen weg, bleiben Leistungsträger eher im Betrieb und müssen nicht für viel Geld neu eingestellt werden“, sagt Andrzejewski.

Wer sollte das Trennungsgespräch führen?

Das Trennungsgespräch sollte immer der Chef führen, gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen, findet Andrzejewski. „Meist empfehle ich aber ein Tandem, zum Beispiel aus Inhaber und dem direkten Vorgesetzen wie dem Teamleiter“ , sagt er. Das verteile den Druck und verbessere die Argumentationsgrundlage bei der Diskussion mit dem Mitarbeiter, weil der direkte Vorgesetzte einen besseren Einblick in die Arbeit der Person habe, die gekündigt werden soll. Der Inhaber wäre damit schnell überfordert, da er nur die Berichte kenne.

Wo sollte das Trennungsgespräch stattfinden?

Die Ortswahl für das Trennungsgespräch ist ein wichtiges Detail. Der Raum sollte Ruhe, Diskretion und Vertraulichkeit gewährleisten. „Auf keinen Fall mittags den Raum am Flur auswählen, über den alle in die Kantine gehen“, sagt Andrzejewski. Auch sollte niemand während dem Gespräch hineinplatzen und kein Telefon klingeln. Gerade in kleinen Betrieben gebe es häufig ein Platzproblem; der Lagerraum sei aber auch kein passender Rahmen. Zudem sollte sich der Chef diese Fragen stellen: Lege ich das Gespräch vor oder nach Geschäftsschluss? Wenn nicht, was mache ich, wenn ein Kunde reinkommt?

Was steht auf dem Tisch?

Kaum etwas. Am besten nur eine Flasche Wasser und ein paar Gläser am Rand. Schließlich seien manche Mitarbeiter von der Nachricht so aufgebracht, dass sie aus Wut schnell mal den Tisch abräumen, berichtet Andrzejewski. Für den Fall der Fälle sollte der Chef eine Packung Taschentücher parat haben, die er dem Mitarbeiter bei Bedarf diskret reichen kann. „Nichts ist peinlicher, als in so einer Situation nur ein benutztes Tempo in der Tasche zu finden“, sagt Andrzejewski.

Wann ist der beste Zeitpunkt für ein Trennungsgespräch?

Weil eine Kündigung eine unangenehme Aufgabe ist, schieben Chefs sie gerne vor sich her. „Dann legt er das Gespräch plötzlich auf Freitagnachmittag, vor einen Feiertag oder kurz vor die Fahrt zu einem Kundentermin“, weiß Andrzejewski. Beides sei ungeeignet. Denn der Mitarbeiter kann an den nächsten Tagen weder Steuerberater noch den Betriebsrat oder eine andere Hilfe kontaktieren. Im schlimmsten Fall ist am Wochenende die Taufe des Kindes oder der Geburtstag. „Aus Respekt sollte sich der Chef über die persönlichen Umstände des Mitarbeiters informieren. Wer will schon jemandem versehentlich am Tag des 20. Firmenjubiläums kündigen?“

Wie teilt man dem Mitarbeiter den Termin mit?

Die Einladung ist kniffelig, aber es gibt eine goldene Regel: niemals per E-Mail oder am Telefon! „Geht der Mitarbeiter im Auto ans Handy, baut er am Ende noch einen Unfall“, warnt Andrzejewski. „Auch ein offener Mailverteiler an alle Beteiligten des Gesprächs ist ein No-go.“ Besser sei ein Telefonat oder eine private Nachricht mit den folgenden Informationen: „Es geht um ein Personalgespräch, es geht um Sie, es ist mir wichtig, bitte kommen Sie pünktlich, dann reden wir.“ Der Termin sollte recht kurzfristig sein – am nächsten Tag, spätestens zwei Tage danach. Eine andere Möglichkeit ist die spontane „Einladung“ des Chefs an den Mitarbeiter: „Können Sie bitte mal eben mit mir in mein Büro kommen?“ Da sei der Schreckmoment zwar größer, aber man erspare dem Mitarbeiter eine schlaflose Nacht, sagt Andrzejewski. Und es habe noch einen Vorteil: Der Mitarbeiter kann sich nicht krankmelden. „Denn wenn sich das Treffen verschiebt, wird der Chef seine Botschaft nicht los und wichtige Fristen verstreichen.“

Wie lange sollte das Gespräch dauern?

Kurz und bündig sollte der Chef seinem Mitarbeiter die Trennung mitteilen: „Das dauert vielleicht 90 Sekunden“, so Andrzejewski. Nach einer Pause, in der der Mitarbeiter die Nachricht realisiert, sollte es 7 bis 15 Minuten Zeit für dessen Reaktionen geben. „Planen Sie auf jeden Fall einen Puffer für Überraschungen, Fragen und Emotionen ein“, empfiehlt der Coach. Insgesamt also eine gute Stunde, um zusätzlichen Stress zu vermeiden.

Wie wird die Trennungsbotschaft übermittelt?

Die Trennungsbotschaft muss klar und deutlich übermittelt werden: „Nicht dass der Mitarbeiter am Ende denkt, er sei befördert worden, weil der Chef mit ihm über ‚Alternativen‘ und ‚Perspektiven‘ spricht“, betont Andrzejewski. In den ersten 90 Sekunden müssen die Wörter „Trennung“ oder „Kündigung“ vorkommen, das Datum des letzten Arbeitstages und eine Begründung. Diese muss auch juristisch haltbar sein, damit der Vorgesetzte nicht beim ersten Gegenargument einknickt. Die Argumentation deshalb am besten schon vorher darauf überprüfen, ob sie juristisch, finanziell und imagemäßig tragbar ist, auch wenn die Presse vor der Tür steht. Und noch ein Tipp: „Die Argumente aufschreiben und mit einem Kollegen laut einüben, da merkt man, ob die einzelnen Punkte schlüssig und die Formulierungen klar verständlich sind.“

Was geht gar nicht im Trennungsgespräch?

Hier sollte man sich einfach selbst fragen, wie man seine eigene Kündigung gerne haben würde, empfiehlt Andrzejewski. „Wahrscheinlich wird hier jeder antworten: mit Respekt, Achtung, Fairness, Wertschätzung und ohne falsche Versprechungen.“ Als Vorbereitung sollten Chefs sich selbst deshalb selbst reflektieren. „Sich die eigenen Emotionen beim Thema Trennung einzugestehen, erfordert Mut. Später beim Gespräch gibt es Sicherheit.“

Ein absolutes No-Go ist es, das Selbstwertgefühl des Mitarbeiters zu verletzen. Vorsicht deswegen vor unbedarften Formulierungen wie „Sie können den Laptop ja eh nicht in der Hand halten“ oder „Sie sind ja eh eine Pflaume“. Es ist hart genug, dass ein Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz verliert, aber ein Mensch darf nicht sein Gesicht verlieren“, betont Andrzejewski.  Diskriminierende Formulierungen wie „Sie sind auch nicht mehr der Jüngste“ können wegen des Gleichbehandlungsgrundsatzes zudem schnell vor dem Arbeitsgericht enden.

Tabu ist ebenso die ständige Wiederholung von Fehlern im Trennungsgespräch. „Ein Blick in die Zukunft ist viel konstruktiver“, sagt Andrzejewski. Konkret heißt das: Statt einem Mitarbeiter immer wieder seine Defizite bei der Computerarbeit vorzuwerfen, erklären Sie ihm besser, dass die Digitalisierung im Gange ist: „Die Anforderungen und Geschwindigkeiten nehmen zu, ich kann Sie nicht mehr schützen, wollen Sie sich das wirklich antun – oder lieber eine einvernehmliche Lösung mit Abfindung?“

Welche Reaktionen sind häufig bei Kündigungen?

Eine Kündigung zu erhalten, ist für viele Menschen ein Schock. Plötzlich sind Existenzangst und Angst vor dem eigenen Imageverlust präsent. „Sie fragen sich: ‚Wie sage ich das meiner Frau, meinen Eltern, meinen Nachbarn‘ oder ‚Hätte ich doch nicht das neue Auto bestellt‘“, so beschreibt Laurenz Andrzejewski den „inneren Dialog“ des Mitarbeiters.

Die Reaktionen des Mitarbeiter können sehr unterschiedlich ausfallen. Generell unterscheidet man vier Typen: traurig/weinend, aufbrausend/aggressiv, konstruktiv/verhandelnd und stumm/ohne Reaktionen. „Für manche Vorgesetzte ist es schwierig, wenn der Mitarbeiter gar nicht mehr ansprechbar ist, nicht reagiert, sondern eine halbe Stunde am Fenster steht und den Kopf schüttelt“, sagt Andrzejewski. „Für andere Chefs ist es schwierig, wenn der Mitarbeiter laut wird oder gleich zu verhandeln beginnt. Jeder Chef hat Angst vor Überraschungen.“ Auf jeden Fall sollte der Unternehmer aber mit einer Überraschung rechnen. „Jemand, der im Alltag als sehr ruhig bekannt war, kann plötzlich sehr laut werden, ein gestandener Mann plötzlich weinend zusammenbrechen.“

Wie geht man mit diesen Reaktionen als Chef um?

So unterschiedlich die Reaktionen auch sein mögen, Sie sollten sich geduldig zeigen und ruhig bleiben. Ist der Mitarbeiter ganz in sich versunken und weint leise, warten Sie ab. „Erst nach einer längeren Pause fragen sie nach, welche Informationen bei dem Mitarbeiter angekommen sind und ob er noch Fragen hat“, rät Andrzejewski. Ähnliches gelte bei einer Schockstarre: Auch dann muss man lange Pausen aushalten. Zwischendurch sollte man den Mitarbeiter behutsam ansprechen, worauf wahrscheinlich weitere längere Pausen folgen werden.

„Wird eine Person aufbrausend, steigen Sie auf keinen Fall mit in den Ring“, sagt Andrzejewski. Viel besser sei es nachzufragen, was die heftige Reaktion ausgelöst hat. „Oft kommt dann heraus, dass gerade die pflegebedürftige Schwiegermutter eingezogen ist, das Kind einen Fahrradunfall hatte, er in Scheidung lebt oder auch die Frau gerade ihren Job verloren hat.“ Sollte etwas Unvorhergesehenes zur Sprache kommen wie der Schlaganfall eines Familienmitglieds, kann das Trennungsgespräch auch verschoben werden. „Möchte ein Mitarbeiter hingegen direkt die Konditionen für seine Abfindung verhandeln, sollte der Chef alle Konditionen und Spielräume gut vorbereitet haben.“

Wie wird das Trennungsgespräch abgeschlossen?

Genau wie die ersten Sätze des Gesprächs sollten auch die letzten vorbereitet sein. Das Trennungsgespräch ist ja nur der erste von durchschnittlich vier bis fünf weiteren Verhandlungsterminen. „Den Schluss sollte man deshalb so wählen, dass man gut ins nächste Gespräch hineinkommt“, sagt Andrzejewski. Am besten: einen Ausblick auf nächste Gespräch geben, einen konkreten Termin nennen und Aufgaben verteilen. Zum Beispiel: „Ich kläre für Sie den Punkt mit der Pensionskasse und Sie reden mit Ihrer Frau und Ihrem Steuerberater.“

Des Weiteren sind folgende Punkte zu diskutieren: Was macht der Mitarbeiter bis dahin? Wird er freigestellt oder bereitet er die Übergabe an einen Kollegen vor? Wann wird die Kündigung dem restlichen Team mitgeteilt? Bis wann kann der Chef Stillschweigen bewahren, wenn sich der Mitarbeiter dies wünscht? „Hier müssen Sie auf jeden Fall eine einvernehmliche Vereinbarung treffen – oder klar formulieren, warum Stillschweigen auf keinen Fall möglich ist“, so Andrzejewski.

Wie verabschieden sich Chef und Mitarbeiter voneinander?

Zum Abschied reichen Sie dem Mitarbeiter die Hand mit den Worten „Dann bis Dienstag“, wenn an diesem Tag der nächste Termin stattfinden wird. Kurz und knapp. Auf keinen Fall sollten sich Chefs zu Floskeln („Nehmen Sie es nicht so schwer“), Entschuldigungen oder mutmachenden Worten („Ich schaue mal, was ich für Sie tun kann“) verleiten lassen, weil sie sich selbst schlecht in ihrer Haut fühlen, rät Andrzejewski. Nach dem Gespräch sollten sich die Beteiligten am besten direkt ein Protokoll anfertigen: Was wurde besprochen, wie waren die Reaktionen, was wurde vergessen und was für das nächste Treffen vereinbart?

Wie sollte der Chef die anderen Mitarbeiter informieren?

Die Bleibenden werden häufig übersehen, dabei sollten sie so schnell wie möglich informiert werden, am besten am gleichen Tag. Es geht darum, wilde Gerüchte zu vermeiden und dem Team die Angst vor dem Verlust des eigenen Arbeitsplatzes zu nehmen. Dafür sollte der Chef zwei Dinge vorbereiten: „Eine sachliche Erklärung ohne abfällige Kommentare über den gekündigten Mitarbeiter und viele Antworten auf die vielen Fragen der Bleibenden“, sagt Andrzejewski. Zum Beispiel, wer nun welche Arbeit übernimmt und wie die neuen Ziele erreicht werden können. Außerdem sollte der Chef Zuversicht ausstrahlen und sein Team überzeugen, dass er einen guten Plan für die Zukunft des Betriebs hat: „Ich brauche Euch. Bitte bleibt. Sprecht mich bei Fragen und Problemen bitte sofort an.“ Ein No-Go ist es, den gekündigten Mitarbeiter vor der bleibenden Belegschaft zu verunglimpfen. Statt Probleme auszubreiten, sagen Sie lieber sachlich und neutral: „Die Chemie passte nicht mehr.“

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