Produktivität steigern So schaffen Sie mehr!

Die muss schlucken, wer seine Produktivität steigern will: Unangenehme Aufgaben am besten als Erstes erledigen!

Die muss schlucken, wer seine Produktivität steigern will: Unangenehme Aufgaben am besten als Erstes erledigen!© mmilliman / Fotolia.com

Nie mehr Zeit verschwenden! Mit diesen 17 einfachen Tipps steigern Sie Ihre Produktivität. Was Kröten damit zu tun haben? Lesen Sie selbst.

1. Schreiben Sie eine To-Do-Liste

Kennen Sie das Gefühl, mit mehr Bällen zu jonglieren, als Sie auffangen können? Dann haben Sie zu viele Dinge im Kopf, die erledigt werden müssen.

Eine To-Do-Liste hilft, die Aufgaben zu strukturieren und den Überblick zu behalten. Und wenn man eine Aufgabe als erledigt durchstreichen kann, beschert das jedes Mal ein kleines Erfolgserlebnis. Wie To-Do-Listen am besten funktionieren, erfahren Sie in unserem Artikel: „Mit einfachen Tipps zur effektiven To-do-Liste“.

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2. Priorisieren Sie

Eine To-Do-Liste ist nur der erste Schritt. Damit die schiere Vielzahl der offenen Punkte auf Ihrer Liste Sie nicht blockiert, priorisieren sie sie als Nächstes mit Hilfe folgender Fragen: Was ist WICHTIG? Und was ist EILIG?

Bringen Sie die To-Dos in eine Reihenfolge und arbeiten Sie sie nacheinander ab. Besonders hilfreich, wenn’s ums Priorisieren von Aufgaben geht: die ABC-Analyse.

3. Tun Sie nur, was getan werden muss

Die wohl wichtigste Grundregel für alle, die Ihre Produktivität steigern wollen: Verschwenden Sie keine Zeit mit „Nice to have“, sondern tun Sie die Dinge, die getan werden müssen. Alle anderen Punkte streichen Sie rigoros von Ihrer Liste.

Es gibt wenig Wohltuenderes als den Gedanken: „Darum muss ich mich (heute) nicht kümmern.“

4. Delegieren Sie

Kann das kein anderer machen? Stellen Sie sich diese Frage nicht nur, sondern ziehen Sie die Konsequenzen daraus: Alles, worum Sie sich nicht unbedingt selbst kümmern müssen, sollten Sie an Mitarbeiter delegieren.

5. Timeboxen Sie

Keine Sorge, wir wollen Sie hier nicht zu einem Boxkampf auffordern. Als Timeboxing bezeichnet man die Methode, jeder Aufgabe ein Zeitfenster („Timebox“) zuzuweisen. Wer vorher einschätzt, wie lange er für eine Aufgabe braucht, verzettelt sich weniger und bleibt konzentriert bei der Sache.

6. Bündeln Sie Aufgaben

An manchen Tagen kommt man von der Arbeit mit dem Gefühl, nichts Rechtes geschafft zu haben. Daran ist oft der Kleinkram schuld: Dokumente abheften, Anrufe erledigen, E-Mails beantworten. Statt diese Dinge immer mal wieder nebenher zu erledigen, reservieren Sie ihnen eine eigene Timebox – und arbeiten Sie konzentriert und en bloc ab.

7. Kennen Sie Ihre produktivsten Zeiten

Sicher haben Sie schon mal von den „Lerchen“ und den „Eulen“ gehört – so bezeichnet die Chronobiologie Frühaufsteher und Langschläfer. Unsere Gene bestimmen, ob wir morgens oder abends am produktivsten sind. Welcher Typ sind Sie?

Organisieren Sie Ihre Arbeitszeit so, dass Sie die herausfordendsten Aufgaben in Ihrer produktivsten Zeit erledigen. Weniger produktive Zeiten, beispielsweise das Mittagstief, reservieren Sie für Routinetätigkeiten, die Ihnen ohne viel Nachdenken von der Hand gehen.

8. Schlucken Sie die Kröte

Die wichtigen und eiligen Dinge sind erledigt – was nun? Nun widmen Sie sich der unangenehmsten, komplexesten Aufgabe auf ihrer Liste. Aufschieben bringt nichts – der Gedanke an sie würde sich nur in Ihrem Hinterkopf breit machen und ihr Denken blockieren.

Haben Sie sie erst erledigt, haben Sie den Kopf frei für die weiteren Aufgaben – und können ein ganz klein wenig stolz auf sich sein.

9. Haben Sie einen Plan B

Die schönste To-Do-Liste nützt nichts, wenn mal wieder das Leben dazwischen kommt: Ein Geschäftspartner verspätet sich, ein wichtiger Mitarbeiter ist krank, der Computer stürzt ab, kurz: Ihr Plan geht nicht auf.

Planen Sie daher von vornherein Zeitpuffer ein und legen Sie sich Alternativen zurecht, wenn nötig. Dann können unvorhergesehene Ereignisse Sie nicht aus der Bahn werfen. Und wenn nichts dazwischen kommt? Können Sie früher nach Hause gehen als geplant. Auch nicht schlecht, oder?

10. Machen Sie Pausen

Nichts tun, um mehr zu schaffen? Das klingt erst einmal absurd, ist es aber nicht. Arbeit ist anstrengend und von Zeit zu Zeit braucht der Körper eine Pause. Gönnen Sie sie ihm, bevor Sie müde und unproduktiv werden!

Wer beispielsweise überwiegend am Schreibtisch sitzt, steht kurz auf und geht umher, schaut aus dem Fenster und entspannt die Augen. Wer in der Firma viel stehen oder umherlaufen muss, setzt sich hin und kommt zur Ruhe.

11. Schalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen ab

E-Mails gehören zu den größten Produktivitätskillern im Büro. Während man am Computer arbeitet, ploppen ständig unten rechts auf dem Bildschirm neue Nachrichten auf, neben der Uhr prangt das Brief-Symbol und schreit „lies mich!“ Widerstehen Sie dieser Versuchung. Jedes Mal, wenn Sie Ihre Arbeit unterbrechen, um Mails zu lesen, müssen Sie sich gedanklich auf den Inhalt der Mails einlassen. Und verlieren wertvolle Zeit, weil Sie sich erst wieder in Ihre eigentliche Arbeit hineindenken müssen.

Deaktivieren Sie also die automatischen Desktopbenachrichtigungen für neue E-Mails, damit Sie sich besser auf Ihre Arbeit konzentrieren können. So funktioniert das im weitverbreiteten E-Mail-Client Microsoft Outlook. Ein- bis zweimal pro Stunde die E-Mails zu checken, reicht in den meisten Branchen völlig aus, oft ist sogar seltener kein Problem. Und wenn es wirklich eilig ist, wird sich der Mailschreiber auch noch auf anderem Wege melden.

12. Machen Sie die Tür zu

Manchmal kann man an der Arbeit keinen klaren Gedanken fassen: Ständig klingelt das Telefon, Mitarbeiter oder die Sekretärin stehen im Zimmer, Kunden platzen herein, in der Teeküche klappert das Geschirr.

„Bitte nicht stören“ ist in solchen Fällen die beste Lösung: Schließen Sie die Tür hinter sich und sperren Sie den alltäglichen Wahnsinn aus. Die meisten Aufgaben erledigen Sie ungestört wesentlich effizienter.

13. Begnügen Sie sich mit „gut genug“

Niemand verlangt von Ihnen, dass Sie anfangen zu schludern. Doch manch einer legt im Berufsleben einen ungesunden Perfektionismus an den Tag. Wer produktiv arbeiten will, sollte diese Eigenart lieber ganz schnell ablegen.

Hinterfragen Sie sich daher immer: Lohnt sich der Aufwand wirklich?

14. Verzichten Sie auf unnötige Meetings

Meetings lassen sich oft durch E-Mails, Anrufe oder einige wenige gezielte Rückfragen in Einzelgesprächen ersetzen. Jedes abgesagte unnötige Meeting steigert nicht nur Ihre eigene Produktivität, sondern auch die sämtlicher Mitarbeiter, die nicht daran teilnehmen können.

15. Bereiten Sie Meetings vor

Natürlich sollen Sie nicht alle Meetings absagen. Damit jedoch die, die stattfinden, Ihre Produktivität nicht behindern, sollten Sie sie gut vorbereiten. Fokussieren Sie sich auf das Ziel, das Sie mit dem Meeting erreichen wollen. Hier finden Sie noch mehr Tipps, wie Sie ein Meeting effizient vorbereiten.

16. Fordern Sie Pünktlichkeit ein

Wie viel Zeit im Geschäftsleben vergeudet wird, weil Chefs, Geschäftspartner oder Mitarbeiter zu spät kommen, weiß niemand. Sicher ist jedoch: Da dürfte eine beträchtliche Menge zusammenkommen.

Niemand verschwendet gern seine Zeit mit Warten. Doch wer von seinen Mitarbeitern Pünktlichkeit fordern will, muss sie auch selbst vorleben. Der erste Schritt ist also, selbst nicht mehr zu spät zu Terminen zu kommen.

17. Seien Sie gut zu sich selbst

Es mag banal klingen, aber produktiv arbeiten kann nur, wer sich ausgeruht und fit fühlt. Gehen Sie abends also lieber pünktlich nach Hause, als bis in die Puppen in der Firma zu hocken, machen Sie Sport, sorgen Sie dafür, dass Sie genug Schlaf bekommen – damit Sie sich am nächsten Tag mit voller Energie in die Arbeit stürzen können.

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