Absagen schreiben Wie Unternehmen ihre Bewerber frustrieren

Nicht nur Bewerber, sondern auch die Personaler sind beim Absageschreiben gestresst.

Nicht nur Bewerber, sondern auch die Personaler sind beim Absageschreiben gestresst.© John Dow / photocase.de

Wenn es darum geht, Absagen zu schreiben, könnte die Kluft zwischen Personalverantwortlichen und Bewerbern kaum größer sein. Was sich beide Seiten wünschen, zeigt eine neue Umfrage.

Endlich ist der neue Mitarbeiter gefunden, der gut auf die ausgeschriebene Stelle passt, und der Vertrag unterschrieben. Blöd, dass nun noch die unangenehme Seite des Bewerbungsverfahrens auf dem Schreibtisch wartet: die Absageschreiben an die abgelehnten Bewerber.

Schlechte Nachrichten zu überbringen, ist unangenehm – und wird deshalb oft vernachlässigt. So wird nicht selten noch kurz vor dem Feierabend eine E-Mail geschrieben wie „Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir uns nicht für Sie entschieden haben. Wir danken für Ihr Interesse und wünschen Ihnen für die Zukunft alles Gute“ oder „Vielen Dank für Ihr Interesse an der Zusammenarbeit. Wir haben zwischenzeitlich schon jemandem gefunden“. Schnell abschicken und fertig, die Absage-Liste ist schließlich lang und hoffentlich ruft die Person nicht noch an. Was der Empfänger dabei denkt, wird oft verdrängt.

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Eine Absage ist wie eine Ohrfeige

Beim Bewerber sind dagegen viele Emotionen im Spiel: Mit der kurzen E-Mail ist die Hoffnung auf eine Einladung zum Jobinterview geplatzt. Die ganze Arbeit für das Bewerbungsschreiben, das Warten – alles umsonst. Nun heißt es für ihn wieder, ganz von vorne anzufangen und nach neuen Stellenausschreibungen zu suchen.

Für manche Bewerber fühlt sich eine Absage an wie eine „Ohrfeige“, für andere ist sie gar so schlimm wie „Schluss machen per SMS“. Das berichteten Teilnehmer einer aktuelle Umfrage der Bewerbungsplattform Softgarden und dem Haufe Personalmagazin unter 1130 Bewerbern und 123 Personalentscheidern für das Sonderheft „Trends im Recruiting“.

Welche Sätze in Absageschreiben nicht gut ankommen

Fast 80 Prozent der befragten Bewerber bemängelten, dass sie nur ein Standardschreiben erhielten. Mehr als 20 Prozent hatten beim Lesen einer Absage den Eindruck, dass die Firma sie als Person nicht besonders wertschätzt. Die folgenden Punkte kritisierten Bewerber besonders häufig häufig:

„Undeutliche Schachtelsätze, versetzt mit Höflichkeitsfloskeln, keine klare Sprache und nicht nachvollziehbar.“

„Die Absage kam ein Jahr nach meiner Bewerbung per Post bei mir an.“

„In der Absage war mein Name falsch geschrieben.“

„In der Absage hieß es, andere Bewerber hätten das Anforderungsprofil noch besser erfüllt – zwei Wochen später war die Anzeige erneut geschaltet.“

Was sich Bewerber in Absagen wünschen

So gut wie alle Bewerber wünschen sich vor allem eine „Angabe von nachvollziehbaren Gründen“. Von den Personalern hielten das gerade einmal 16 Prozent für „sehr wichtig“. Lediglich drei Personalverantwortliche gaben an, in Absagen persönlich auf die Bewerber einzugehen: „Wir schreiben einem Menschen, den wir zurückgewiesen und verletzt haben. Das Schreiben hat also menschliche Züge zu tragen“, sagte einer von ihnen.

Wie sich Klagen vermeiden lassen

Viele Firmen scheuen sich davor, Gründe für Absagen zu nennen, vor allem aus Angst vor Klagen wegen des Antidiskriminierungsgesetzes (AGG) und Schadens­ersatzansprüchen. Aber wie kann man sich als Unternehmen vor Klagen von abgelehnten Bewerbern schützen? „Indem das fachliche Anforderungsprofil im Vorfeld klar festgelegt wird und nur mit Leistungskritierien wie Zeugnissen argumentiert wird, kann man Diskriminierungsklagen wegen Alter, Geschlecht, Rasse, sexueller Orientierung oder Behinderung umgehen“, rät Anwalt Jan-Marcus Rossa im Haufe Personalmagazin.

Arbeitgeber sollten jedoch aufpassen, dass sie es sich mit abgelehnten Bewerbern nicht verscherzen. Schließlich sprechen 91 Prozent der Bewerber mit ihrer Familie und Freunden über ihre Erlebnisse mit der Firma – und schlechte Erlebnisse können sich auch schnell über soziale Medien herumsprechen und hohe Wellen schlagen. Mit ein bisschen Achtsamkeit kann unnötiger Ärger bei der Bewerbungsabsage vermieden werden.

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