Bewerbungsabsage Die 5 größten Fehler im Absageschreiben

Stachelige Angelegenheit: Eine Bewerbungsabsage fällt niemandem leicht. Aber es lohnt sich, ein bisschen Zeit in das Absageschreiben zu investieren.

Stachelige Angelegenheit: Eine Bewerbungsabsage fällt niemandem leicht. Aber es lohnt sich, ein bisschen Zeit in das Absageschreiben zu investieren.© Carola Vahldiek / Fotolia.com

Viele Unternehmen geben sich in Absageschreiben wenig Mühe. Das kann dem Ruf der Firma schaden. Die größten Fehler bei der Bewerbungsabsage.

Niemand überbringt gerne schlechte Nachrichten. Bei der Bewerbersuche geht es allerdings nicht ohne. Doch während sich Unternehmen meist intensiv um neue Mitarbeiter kümmern, schenken sie den abgelehnten Kandidaten nur wenig Aufmerksamkeit. Nach einer aktuellen Analyse des Personaldienstleisters Hay Group vernachlässigt knapp die Hälfte der befragten Unternehmen den richtigen Umgang mit Bewerbungsabsagen.

Dabei können unprofessionelle Absageschreiben dem Ruf eines Unternehmens schaden und ein Risiko für die Arbeitgebermarke werden. Besonders in sozialen Netzwerken und Online-Portalen verbreitet sich Kritik schnell. Umgekehrt funktioniert es genauso: Haben Bewerber das Bewerbungsverfahren trotz Absage positiv in Erinnerung, ist es wahrscheinlicher, dass sie sich vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt erneut bewerben.

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Die fünf größten Fehler bei der Bewerbungsabsage

1. Gar nicht oder zu langsam melden
Eigentlich so einfach – und trotzdem fällt die richtige Kommunikation vielen Unternehmen schwer. Häufig kommt es vor, dass Bewerber im Bewerbungsprozess kaum Informationen über den aktuellen Stand bekommen.

Schicken Sie eine Eingangsbestätigung, wenn Sie eine Bewerbung bekommen. Verzögert sich der Bewerbungsprozess, schreiben Sie schnell eine Nachricht an die Kandidaten. Und ist die Entscheidung gefallen, melden Sie sich möglichst zeitnah.

2. „Bitte betrachten Sie diese Entscheidung nicht als Wertung Ihrer fachlichen Qualifikation.“
Auch wenn diese Formulierung oft benutzt wird, um die Aussage abzumildern, wird sich der Bewerber fragen, woran es sonst lag: am Geschlecht? Der Hautfarbe? Dem Alter? Bei der Personalauswahl ist die fachliche Qualifikation das einzige unverfängliche Kriterium.

Sagen Sie dem Bewerber also deutlich, dass die fachliche Qualifikation für die Stelle nicht passend war. Denn laut „Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz“ ist das der einzig sichere Weg abzusagen: aufgrund der Diskrepanz zwischen Anforderungsprofil und fachlicher Eignung.

3. Gedankenlose Phrasen
In Absageschreiben wimmelt es häufig vor Floskeln. Die Formulierung „Wir senden Ihnen Ihre Bewerbungsunterlagen zu unserer Entlastung zurück“ findet sich beispielsweise häufig in Bewerberabsagen. Ursprünglich wurde dieser Satz verwendet, um sich von dem Vorwurf zu entlasten die Bewerbung unberechtigterweise behalten zu haben. Das weiß aber heute aber kaum noch jemand. Diese Phrase kann daher als taktlos und deprimierend empfunden werden.

4. Negative Formulierungen
Auch wenn Sie eine negative Nachricht überbringen, sollte der Tenor des Textes positiv sein. Vermeiden Sie verneinende Satzkonstruktionen und negative Signalwörter wie „leider“, „unglücklicherweise“ oder „bedauerlicherweise“. Negative Formulierungen können Unmut über negative Mitteilungen weiter verstärken.

Sie können im Absageschreiben auch eine kleine Aufmunterung einbauen. Joviale Späße und Humor sind allerdings tabu.

5. Standardschreiben
Der Bewerber hat sich viel Mühe mit seiner Bewerbung gegeben und kein standardisiertes Anschreiben an Sie geschickt – das kann er auch vom Unternehmen erwarten. Ein personalisiertes Absageschreiben zeigt Ihre Wertschätzung den Bewerbern gegenüber.

Und auch wenn es schwer fällt: Ein persönlicher Anruf ist immer am besten.

Abschlusstipp: Der Bewerber war toll, passte aber nicht auf die gerade ausgeschriebene Stelle? Bewerber wollen wissen, ob Sie sich ein zweites Mal bewerben sollen. Geben Sie einen Hinweis, ob eine spätere Bewerbung erwünscht ist.

13 Kommentare
  • Claudia Ersfeld 22. Mai 2016 09:00

    Es heißt, jemanden zweitklassig zu behandeln kann nicht zu erstklassigen Ergebnissen führen. Unverzeihlich, dass so genannte Experten für sie uninteressante Bewerber häufig als Ausschuss betrachten.

  • W.A. 28. Januar 2016 12:25

    den vorangegangen Kommentaren schließe ich mich an. Doch das, was ich hier anschließend schildere, ist einfach die Krönung an Frechheit.

    Mir ist folgendes vor 1,5 Jahren passiert.
    Nach mehrmaligen Bewerbungsversuchen an einem Unternehmen, in welchen ich 3,5 Jahre zuvor meinen Arbeitsplatz nach vieljähriger Tätigkeit wegen Auslagerung verlor, bekam ich nach Monaten unverhofft eine Einladung für ein sogenanntes „Einstellungsgespräch“.
    Es war in dem Unternehmen bislang üblich, abgegangene Mitarbeiter nach Jahren wieder einzugliedern. Das war kein Einzelfall.
    Nach mündlicher Zusage und Terminisierung des weiteren Ablaufes bekam ich überraschenderweise nach einer Woche eine schriftliche Absage auf unbestimmte Zeit.

    Da fragte ich mich schon – die Personalchefin war nicht „Herr“ (Gender!! „Frau“) Ihrer Machenschaften und berücksichtigte nicht die Folgen für den Bewerber. Zuerst anrufen, einladen, persönlich zusagen und dann schriftlich absagen. Man sollte schon vorher überlegen, was man tut.
    Mit dieser Aktion zerstörte dieses Unternehmen alle meine Lobeshymnen bzw. weitere aussichtsreiche Bewerbungen an andere Unternehmen, wo ich schon in der engeren Wahl war. Bei diesen Firmen konnte ich danach meine Absagen (wo ich schon in einer engeren Auswahl war) nicht widerrufen.

    Ich hatte lange Zeit daran zu nagen – doch jetzt bin ich darüber hinweg.

    Mein Résumé – solange man keine schriftliche Vereinbarung in der Hand hat, ist die mündliche wertlos.

  • Kurt Jelinek 4. November 2015 11:20

    Ein Unternehmen hat eine Ausschreibung ein zweites mal ausgeschrieben, wo ich nachweislich alle SKILLS habe und am Gehalt konnte es nicht scheitern, das gebe ich im Vorfeld nicht an.

    Dazu bekam ich folgende Antwort.
    Leider müssen wir Ihnen heute erneut mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung für eine engere Wahl nicht berücksichtigen konnten. Bitte beachten sie: … wir Ihnen heute erneut mitteilen…

    Mein Gluck ist, dass ich genug arbeit habe. Wie geht es jemanden der die Arbeit zum Überleben braucht. VG KJe

  • U.P. 10. Oktober 2015 09:22

    Spannend sind Firmen, die einen in einer expliziten Form dazu ermuntern sich auf neue Stellenangebote neu zu bewerben. Wenn dann der Ton in einer weiteren Ablehnung einige Zeit später dann etwas rauher wird, wundert man sich als Bewerber schon etwas und streicht dieses Unternehmen aus der „Möglicher Arbeitgeber“ Liste.

  • Heidi 9. Oktober 2015 11:57

    „Feedback ist ein Geschenk“ war unsere Motivation als Personaler, den Bewerbern höflich und professionell abzusagen, bis wir selber abgebaut wurden. Seit 6 Monaten bin ich nun im Bewerbungsprozess und es regnet genau diese Art von Absagen, wie oben beschrieben oder noch unverschämter überhaupt keine Nachricht. Ich überlege, ob ich diesen Unternehmen für ihre Lernkurve diesen Artikel FYI sende. Die einzige Lernkurve ist, dass 80% der Ausschreibungen „erste Berufserfahrung“ (heißt Mindestgehalt) wünschen und ich mit ü48 auf den Stapel Absagen komme, auch wenn es keiner sagen darf. Ich halte einfach durch und gebe nicht auf. Viel Erfolg an den Kommentator oben, die Absagen veröffentlichen zu wollen. Das finde ich sehr gut.

    • André 10. Oktober 2015 10:59

      @Heidi: wenn Sie im Bereich Personal tätig sind, wäre es evtl. auch eine Option sich als Interim Managerin für den Bereich HR selbständig zu machen wie der erste Kommentator? Es gibt außerdem genug Provider, die Sie vermitteln würden und Kandidaten für den HR Bereich suchen. Vielleicht ist das ja eine Option?

  • PeMe 7. Oktober 2015 10:24

    Alles gut und schön. Was macht man mit den zahlreichen unverlangten Bewerbungen?

  • B. Feldschild 6. Oktober 2015 16:46

    Fakt bleibt, dass Personaler tun und lassen koennen, was sie wollen.

    • Ana 29. Oktober 2015 10:54

      Fakt ist aber auch. Bewerber können genauso tun und lassen was sie wollen. Heutzutage wählen nicht mehr nur Firmen beim Bewerbungsprozess aus.

  • Kerstin von der Heiden 6. Oktober 2015 09:11

    Hallo….

    endlich wird hier mal ein Thema aufgegriffen, welches meiner Meinung nach längst mal erwähnt sein sollte.
    Da wird soviel darüber diskutiert, wie eine professionelle Bewerbung auszusehen hat, damit man überhaupt eine Chance hat. Dabei könnten zig Unternehmen einen Kurs besuchen, wie man Bewerbungen professionell handhaben sollte.
    Für mich gehört eine Zwischenmeldung und eine freundliche Absage auch zu einer positiven Vistenkarte eines Unternehmens.

    Liebe Grüße
    K. von der Heiden

  • Hödl-Bernhardt 6. Oktober 2015 08:27

    Ein sehr guter Artikel, nur eine kleine Schwachstelle gibt es.
    Viele große Unternehmen, aber auch professionelle Recruitingfirmen (Michael Page zBs.) finden es nicht einmal der Mühe wert ein Absageschreiben zu formulieren und zum Bewerber zu senden.
    So gesehen wäre dieser Artikel noch vor 10 Jahren und mehr passend gewesen in einem Geschäftsbereich der zunehmend zu einem „hard“ Diskontähnlichen Zweig sich entwickelt hat, wo die schnelle Kohle im Vordergrund steht.

  • MD 5. Oktober 2015 21:05

    Guten Tag, ich kann allen Punkten nur zustimmen. Ich finde den Umgang von Personalabteilungen mit nicht geeignete Bewerbern recht hochnäsig, arrogant und wenig kompetent. Fakt ist das diese Leute einen Kanditaten suchen der am Besten 100% den Anforderungen entspricht und die Bewerber sich echt Mühe geben und die Personaler es nicht mal schaffen eine persönliche und kompetente Absage geben. Selbst auf Nachfrage kommt nix (zB Fa Isringhausen). Oft kommt eine Absage (und dann noch Standard) auch nur auf Nachfrage nachdem lange keine Rückmeldung kommt. Selbst nach einem Vorstellungsgespräch habe ich schonmal eine Standard Absage bekommen… unglaublich… da fehlt mir einfach die „Augenhöhe“. Da werden Bewerber wie Massenartikel behandelt. Und auf der anderen Seite jammern die Firmen aufgrund von Fachkräftemangel. Der Mangel ist in den Personalabteilungen.
    Zum Glück gibt es die Netzwerke wo so ein Verhalten erwähnt werden kann.
    Beste Grüße
    MD

  • Wohlgemeinte Absage mit negativer Aussage 5. Oktober 2015 13:17

    Guten Tag als Interims-Manager bin ich standing auf der Suche nach neuen Aufgaben, denn der JOB ist auf Zeit ausgeschrieben und wird nicht immer verlängert. Aktuell sammle ich die Anfragen an das Unternehmen und deren Absagen. Interessant ist, dass die wenigsten das Projekt und die Projektnummer angeben, welches die Firma absagt. Jetzt muss man sich vorstellen, dass ich mich persönlich nur auf Stellen bewerbe, welche ich zu 100% erfüllen kann. Und dann gibt es eine ganz tolle Formulierung(en). Eine davon ist, „Leider kann ich Ihr Profil hier nicht weiter berücksichtigen, da wir Kandidaten haben, die dem Anforderungsprofil des Kunden noch etwas näher kommen.“ Was heißt das im Klartext, nun es besagt, dass man zu teuer ist. Eine klare Aussage wäre, Ihre Bewerbung entspricht nicht den Budget Vorstellungen des Kunden. Jedoch auch das stimmt nicht, den richtiger wäre, an Ihren Preisvorstellungen verdienen wir nicht genug.

    Die heißeste Absage habe ich von Capgemini. Ich drucke die besten davon in meinem Buch was in der ersten Jahreshälfte 2016 hoffentlich fertig ist und aufgelegt wird.

    Viele Grüße
    Kurt Jelinek

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