Personalmanagement professionalisieren In 4 Schritten zur professionellen Personalarbeit

Irgendwann kommt jedes Unternehmen an den Punkt, an dem es nicht mehr nur Freunde von Freunden einstellen kann. Ein professionelles Recruiting muss her. Doch wie stellen Sie das am besten an?

Irgendwann kommt jedes Unternehmen an den Punkt, an dem es nicht mehr nur Freunde von Freunden einstellen kann. Ein professionelles Recruiting muss her. Doch wie stellen Sie das am besten an?© Africa Studio / Fotolia.com

Viele Unternehmer machen Recruiting und Personalarbeit nebenbei. Doch wenn das Team wächst, wird das zum Problem. Vier Tipps, wie Sie ein kluges Personalmanagement aufbauen.

Viele Unternehmer fangen zunächst allein oder zu zweit an. Doch wer erfolgreich ist, braucht schnell Verstärkung. Neue Leute findet man dann oft nach dem Motto: „Wir brauchen jemanden für den Job XY. Kennt jemand jemanden, der jemanden kennt, der das kann?“

Erfahrungsgemäß besteht die erste Welle von Einstellungen aus Menschen, die aus dem sozialen Umfeld der Unternehmer kommen. Freunde, Freunde von Freunden, kennengelernt beim letzten Job, auf Netzwerktreffen. Einstellungen erfolgen aus dem Bauch heraus: mag ich, finde ich sympathisch und hat unseren Drive. Oder: mag ich nicht, ist irgendwie merkwürdig.

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Wann Unternehmer die Personalarbeit nicht mehr nebenbei machen sollten

Doch je größer das Unternehmen wird, desto mehr müssen professionelle Strukturen etabliert werden. Das gilt beispielsweise für die Finanzen, den IT-Support oder auch für den Vertrieb. In diesen Feldern werden Aufgaben, Prozesse, Ziele und Tools eingeführt.

Und was ist mit Personal? Hier scheinen viele zu denken: „Personal kann jeder!“ Also machen der Unternehmer oder die ersten Kollegen einen Teil der Personalaufgaben mit. Zwar mit viel Engagement, aber wenig Zeit – und meist ohne oder mit wenig Kompetenz. „Personal“ bleibt in der Regel ein „Anhängsel“. Bis es vielleicht irgendwann kritisch wird.

Einige Beispiele:

  • Ein Großauftrag geht ein. Der Chef ist ausgelastet, jemand Neues muss also die Verantwortung übernehmen und ein kleines Team an den Start bringen. Eine große Chance, aber gleichzeitig eine teure Investition. Spätestens dann ist im Unternehmen strategische Personalplanung gefragt.
  • Know-how-Träger, die eine Schlüsselrolle eingenommen hatten, verlassen das Team. Welches Personalprofil ist in Zukunft gefordert? Die Freundin der Freundin würde gerne, passt aber wirklich nicht. Plötzlich geht es um Positionsbeschreibungen, Anforderungsprofile und sorgfältige Personalauswahl.
  • Ein Mitarbeiter arbeitet nicht wie gehofft. Wie wird man die Empfehlung aus dem Netzwerk der Mitarbeiter oder gar des Inhabers schnell und unkompliziert wieder los? Plötzlich ist von Trennungskultur, Abfindung und künftigen „objektiveren“ Einstellungskriterien die Rede.
  • Und wenn über eine professionelle Personalpolitik diskutiert wird, fragen sich alle in der Kaffeeküche, wie das eingeschworene „Gründerfeeling“ mit der Einstellung eines kompetenten Personalverantwortlichen („gerne auch halbtags“) zu vereinbaren ist.

In solchen Augenblicken reicht der Bauch alleine – so wichtig er nach wie vor bei allen Entscheidungen sein wird – für ein professionelles Recruiting nicht mehr aus. Und das Gründerfeeling? Das geht nicht dadurch verloren, dass pünktlich ein Gehalt gezahlt und beim Recruiting systematisch, transparent und rechtlich korrekt vorgegangen wird.

Diese Fragen sollten Sie sich stellen

Nun sollten Sie selbstkritisch überlegen: Was machen wir eigentlich, wenn es um neue Mitarbeiter geht? Wie sieht unser Recruiting heute aus? Wo sind wir gut, wo sollten wir uns professionalisieren? Wie sehen Externe – beispielsweise die erfahrene Personalchefin eines befreundeten Unternehmens – unser Recruiting? Welche internen Kompetenzen und Prozesse benötigen wir, um die passenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den passenden Fähigkeiten und „schlüsselfertigen Leidenschaften“ zur passenden Zeit zu finden und lange zu halten?

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Natürlich gilt: Jedes Unternehmen muss die Form von Professionalität wählen, die im aktuellen Entwicklungsstadium hilfreich und – mit Blick auf den Aufwand – leistbar ist.

Erste Schritte zur Professionalisierung

Ausgewählte Mitarbeiter könnten definierte Personalaufgaben übernehmen, dezentral Kompetenzen aufbauen und sich über ihre Erfahrungen austauschen. Helfen können auch erste Kompetenzschulungen, beispielsweise für das Lesen von Bewerbungsunterlagen oder das Führen von Bewerbungsgesprächen.

Alternativ könnte eine Personalstelle geschaffen werden: mit einer kompetenten Person, die in enger Abstimmung mit den Gründern und dem Team sämtliche Personalprozesse aufbaut und weiterentwickelt, die die Fäden in der Hand hält und dafür sorgt, dass beim Recruiting alles rechtlich korrekt verläuft, von der Personalverwaltung bis hin zur Personalentwicklung.

Der Weg zum professionellen Recruiting

1. Personalplanung aufstellen
Ausgehend von der aktuellen und künftigen Ausrichtung des Unternehmens wird eine Personalplanung aufgestellt: Welche fachlichen und fachübergreifende Kompetenzen brauchen wir, welche Positionen, welche Rollen? Welche Entwicklungsmöglichkeiten wollen wir bieten? Und natürlich: Wie viel Geld können wir dafür zur Verfügung stellen? Ein oder mehrere moderierte Workshops reichen möglicherweise aus, um diese Fragen zu klären.

2. Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil definieren
Nachdem entschieden wurde, dass jemand eingestellt werden soll, müssen Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil erstellt werden.

  • Stellenbeschreibung: Sie beschreibt, welcher Mehrwert mit der Stelle erzielt werden soll, und klärt folgende Fragen: Wie ist die Stelle organisatorisch und gehaltlich im Unternehmen eingeordnet? Wie wird der Job bezeichnet? Wo „hängt“ er im Organigramm? Wer ist der Vorgesetzte? Soll der neue Mitarbeiter selbst Führungsverantwortung tragen? Inhaltlich werden die Aufgaben und Arbeitsziele umrissen. Das kann kurz sein und sich flexibel immer wieder ändern, sollte aber möglichst schriftlich festgehalten werden. Eine Seite kann reichen.
  • Anforderungsprofil: Was soll der künftige Mitarbeiter mindestens mitbringen, um die Aufgabe erfolgreich auszuführen? Qualifikationen wie Ausbildung/Studium, Berufserfahrung, Weiterbildungen stehen an erster Stelle. Wichtig sind aber auch die Softskills: Wen wünschen wir uns denn, der in unser Team passt, unseren Spirit mitträgt, mit den Spezialitäten des Teams auskommen wird und neue Impulse gibt? Bevor in der Anzeige dann doch wieder nur „teamfähig, lernbereit, offen, neugierig und engagiert“ steht, lohnen die Mühen des Teamworkshops: Dort wird genau um diese „Andockfähigkeit an unsere ganz besondere Unternehmenskultur“ gerungen, damit die alten inhaltsleeren Formulierungen endgültig aus den Köpfen der Beteiligten verschwinden.

3. Vorauswahl von Bewerbern treffen
Die ersten Bewerbungen trudeln ein. Alle stürzen sich auf die Fotos der Kandidaten. Es regiert der Bauch: „So wie der aussieht!“ „Schau mal, die ist doch …“. Leider gängige Praxis: In manchem Unternehmen herrscht völlige Unsicherheit und Unfähigkeit, wenn es darum geht, ein (mehr oder weniger kreatives) Anschreiben und einen (mehr oder weniger kreativen) Lebenslauf professionell zu „screenen“. Heißt: Im Anschreiben zwischen den Zeilen zu lesen und es bezogen auf Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil und die Unternehmensvision zu bewerten. Das lässt sich aber lernen – und spart langfristig Geld, Zeit und Ressourcen. Nach zügiger und sorgfältiger Prüfung und so manchem bauchgetriebenen Hin und Her werden einige wenige Kandidaten zum Gespräch geladen. Allen anderen wird zügig, wertschätzend und juristisch korrekt abgesagt.

4. Das Gespräch mit den Bewerbern führen
Es gilt grundsätzlich zu klären, wie viele Interviews geführt werden sollen und wer diese führt. Ein Beispiel: Ein sehr ausführliches Interview führt der zukünftige fachliche „Chef“, ein weiteres ein junger Kollege, der selbst erst ein Jahr dabei ist und sich gut in die Rolle des Bewerbers hineinversetzen kann. Sollten die beiden Eindrücke positiv sein, gibt es ein drittes Gespräch mit einem Gründungsmitglied.

Vorher sollte geklärt werden: Wer erfragt welche Informationen, prüft welche Kompetenzen und wie? Wie wird der Informationsübergang zwischen den Gesprächen sichergestellt? Wie wird sichergestellt, dass bei der abschließenden Bewertung zwischen den unterschiedlichen Interviewern dieselben oder zumindest ähnliche Kriterien angelegt werden? Wie kann eine Interviewer-Schulung aussehen, in der rechtliche und kommunikative Aspekte vermittelt, aber auch praktisch geübt wird? Wer entscheidet schlussendlich über Einstellung oder Ablehnung? Wer gibt dem Bewerber eine Rückmeldung zur positiven oder negativen Entscheidung?

Das ist aber nur die eine Seite. Nicht minder wichtig: Wie wollen wir uns als Unternehmen den Bewerbenden gegenüber präsentieren? So: „Unsere betriebliche Altersversorgung, unser Weiterbildungsangebot, unsere Karrierewege“? Oder doch vielleicht etwas ganz Eigenes?

Was dann folgt, geht schon über das Recruiting hinaus und zeigt, dass professionelle Personalarbeit eine „never-ending Story“ ist: Der Arbeitsvertrag wird unterschrieben, ein sorgfältig vorbereiteter Onboarding-Prozess startet, vielleicht in Verbindung mit einem Mentoren- oder Coaching-Programm und jeder Menge Weiterbildung.

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