Management Schlachtfeld Schreibtisch: Aufräumen, bitte!

Ordnung auf dem Schreibtisch: für viele eine beinah unmögliche Herausforderung

Ordnung auf dem Schreibtisch: für viele eine beinah unmögliche Herausforderung© Okssi/Fotolia

Ordnung ist das halbe Leben. Nur leider scheint sich meist die falsche Hälfte mit in unseren Büroalltag zu schleichen. impulse-Chefassistentin Anna Bicker ist überzeugt: Alles reine Erziehungssache!

„Schreib doch mal was zum Thema Aufräumen!“, sprach der riesige Karton zu mir. Ja gut, eigentlich war es nicht der Karton, sondern unsere stellvertretende Chefredakteurin, die kopfüber in selbigem steckte. Ihre Mission – Sie vermuten richtig: Ordnung in ihr Büro bringen. Eine Aufgabe, die trotz fortschreitender Digitalisierung irgendwie heute noch genauso schwierig ist, wie zu dem Zeitpunkt, als die Mutter noch mit hoch erhobenem Zeigefinger vor unserem Kinderzimmer stand.

Statt Bauklötzchen stapeln sich die Visitenkarten zu bunten, und auch meist recht schrägen, Türmen. Anstelle des Indianerhäuptlings von Playmobil steht nun ein „Kopie“-Stempel vor mir und meine Wachsmalstifte und Malbücher wurden von Kugelschreibern, Textmarkern und Post-its abgelöst. Doch so erwachsen wie Tesa-Abroller, Taschenrechner und Tacker auch aussehen mögen: Sie verschwinden ständig von ihren Plätzen, liegen im Weg rum und finden selten denselben zurück in die Spielzeugkist…äh, den Materialschrank.

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Und spätestens wenn man mal wieder den fünften Kollegen wegen einer Schere, die in unseren Büros übrigens an spontanen Anfällen von Unsichtbarkeititis leiden, angehauen hat, versteht man: Irgendwie hatte Mutti damals doch recht. Und was haben wir daraus gelernt? Richtig: Ab heute hefte ich alles ordentlich ab! Sobald ich meinen Locher gefunden habe…

3 kleine Tipps wie man trotz Hang zum Chaos-Schreibtisch ein wenig Ordnung hält:

1. So nah und gar nicht fern!
Alltägliche Gebrauchsgegenstände wie Tacker oder Locher sollten möglichst so stehen, dass sie mit einem Griff in der Hand sind – und sie sich auch in einer Handbewegung zurückstellen lassen. Muss man erst eine Schublade oder Schranktüre öffnen, neigt man doch schnell zum „irgendwo Abstellen“.

2. Ständig einzeln oder einmal komplett?
Korrespondenz, Rechnungen, Verträge, alles will ordentlich abgeheftet werden. Aber jedes Mal wegen einem oder zwei Blatt Papier aufstehen und zum Schrank gehen ist auch mühsam. Besser ist es da, einmal die Woche, zum Beispiel am Freitagnachmittag, alles gesammelt zu lochen und wegzuheften. Das macht den Kopf frei und bringt etwas Bewegung. Funktioniert natürlich nur, wenn die Menge der wöchentlichen Unterlagen nicht zu groß ist.

3. Einfach logisch!
Wenn wir schon beim Abheften sind: Ein System ist natürlich unabdingbar. Aber wie? Nach Alphabet? Nach Datum? Oder nach Alphabet und Datum? Oder doch lieber nach Datum und Alphabet? Oder der Ordner nach Alphabet und der andere nach Datum?

Meine Empfehlung: Wählen Sie das Kriterium, mit dem Sie am besten zurechtkommen und nutzen Sie es in all Ihren Ordnern. Dann müssen Sie nicht jedes Mal überlegen, ob Sie jetzt nach Buchstaben, Zahlen oder sogar nach Farbschattierungen und Haptikunterschiede im Papier schauen müssen.

1 Kommentar
  • Hilmar Bunjes 15. Dezember 2014 13:45

    Ich bin ganz persönlich ein großer Freund von Stellmappen wie Classei oder Mappei geworden. Es muss nichts mehr abgeheftet werden, was enorm Zeit einspart und dadurch die Motivation erhöht, tatsächlich die Unterlagen wegzusortieren.

    Auf die Idee gebracht wurde ich durch GTD von David Allen, der bei sich 3-Tab-Folder empfiehlt, die in Deutschland leider schlecht erhältlich sind.

    Ich habe neben den Foldern ein Beschriftungsgerät liegen, um die Tabs sauber zu beschreiben. Eine neue Mappe dauert insgesamt unter 2 Minuten und Unterlagen in die Mappe zu sortieren unter 15 Sekunden.

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