Abwesenheitsnotiz „Ich bin dann mal weg“ – wie sag‘ ich das per E-Mail?

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Nicht die perfekte Formulierung für eine Abwesenheitsnotiz - ein bisschen mehr sollten Sie schon schreiben.

Nicht die perfekte Formulierung für eine Abwesenheitsnotiz - ein bisschen mehr sollten Sie schon schreiben.© knallgrün / photocase.de

Nur noch die Abwesenheitsnotiz formulieren - und dann endlich Urlaub! Bloß: Was schreibt man da rein? Welche Fehler Sie in der automatischen E-Mail-Antwort vermeiden sollten - und welche Abwesenheitsnotizen wir richtig gut finden.

Endlich Urlaub. Jetzt nur noch kurz die Abwesenheitsnotiz in das E-Mail-Programm eintragen  – und los geht’s in die wohlverdiente Freizeit. Die Abwesenheitsnotiz ist Pflicht. Aber nicht selten wird sie auf den letzten Drücker erledigt, ohne Ideen, was denn eigentlich darin stehen sollte. Da geht es Unternehmern genauso wie ihren Mitarbeitern.

Dabei ist eine Abwesenheitsnotiz wie eine Visitenkarte für das Unternehmen. Ist sie gut geschrieben, fühlen sich Kunden und Dienstleister gut aufgehoben, obwohl sie ihr Anliegen nicht sofort und wie gewohnt erledigen lassen können. Ist sie kurz angebunden, unvollständig oder übermäßig ironisch formuliert, sodass es niemand versteht, kann der Empfänger die Nachricht durchaus als unpersönlich und unfreundlich interpretieren.

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Fehler bei der Abwesenheitsnotiz

So eine misslungene Abwesenheitsnotiz ist zum Beispiel der Satz: „Ich bin vom 20. Juli bis zum 4. August nicht im Büro“. Denn er ist nicht nur viel zu kurz gehalten, sondern wirft auch viele Fragen auf. „Wen interessiert denn, seit wann ich nicht im Büro bin? Und wen könnte der Kunde stattdessen um Hilfe bitten?“, sagt die Kommunikationstrainerin Nandine Meyden. Eine Abwesenheitsnotiz müsse Optionen aufzeigen. „Wann ist der Ansprechpartner wieder erreichbar, wer hilft mir in der Zwischenzeit und wie erreiche ich diese Person?“

Weniger geglückt sind auch diese Nachrichten: „Ab sofort bin ich im Urlaub und lese keine Mails mehr“ oder „Ich bin dann mal weg“ oder „Sorry, ich bin im Urlaub. Alle Mails, die bis dahin auflaufen, werden gelöscht. Wenn Sie eine wichtige Nachricht haben, schicken Sie sie ab dem 21. August noch mal“. Vor allem Letzteres sei ein absolutes No-Go, sagt Meyden. „Es zeigt nicht nur mangelnde Motivation, die Mails zu lesen, sondern macht mir als Kunde oder Partner klar, dass ich mit dieser Person lieber nicht zusammenarbeiten möchte. Das kann sich eigentlich kein Unternehmer leisten.“

Nicht zu vernachlässigen sei auch der Sicherheitsaspekt. „Wenn man angibt, von 3. Juli bis 1. August im Urlaub zu sein, können das auch potenzielle Einbrecher schnell erfahren“, warnt Meyden. Man wisse ja nie, wer die Abwesenheitsnotiz erhalte. Deswegen gelte generell: „Es geht niemanden etwas an, ob ich auf Dienstreise, im Urlaub oder im Krankenhaus bin.“ Besser als ein Grund für die Abwesenheit seien deshalb folgende Sätze: „Das Büro ist am 22. August wieder besetzt“ oder „Ich bin am 22. August wieder für Sie erreichbar“.

Und noch ein häufiger Fehler: Der Kreis der Empfänger der Abwesenheitsnotiz wurde nicht bedacht. „Allgemein gilt, je größer der Kreis der Leser, desto allgemeiner sollte die Nachricht formuliert werden“, sagt die Knigge-Expertin. Sind es Mitarbeiter, die an diese E-Mail-Adresse schreiben oder Neukunden und wichtigste Geschäftspartner? Hier sollte besser genau unterschieden werden, um den richtigen Ton zu treffen und nicht am Ende ungewollt unseriös zu wirken. In einigen E-Mail-Programmen ist es auch möglich, für die interne Kommunikation eine andere Abwesenheitsnotiz einzustellen als für externen Mail-Verkehr.

Eine gelungene Abwesenheitsnotiz

Sie selbst habe einen großen Empfängerkreis. Ihre Abwesenheitsnotiz sei deswegen etwas formeller. Als Erstes die Anrede, gefolgt von einem Dank für die Nachricht, der Information, dass sie nicht im Büro sei, dann werden dem Absender Alternativen geboten. Zum Schluss noch eine Grußformel. Das Ganze natürlich ohne Rechtschreibfehler. Fertig. Ein Beispiel:

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Wie Sie bemerkt haben, ist das eine automatische Nachricht. Das Büro ist am 14. August wieder besetzt. Ihre E-Mail wird in der Zwischenzeit nicht gelesen. In dringenden Fällen können Sie sich an meine Mitarbeiterin …. wenden.

Mit freundlichen Grüßen

In eine gelungene Abwesenheitsnotiz gehören also folgende Elemente:

  • Betreff: Klassisch wird in den Betreff „Abwesenheitsnotiz“ geschrieben. Aber Vorsicht, diese E-Mail landet auch schnell mal im Spam. Das sollte besser vorher getestet werden. Alternativ kann auch „Vielen Dank“ oder „Ich bitte um etwas Geduld“ im Betreff stehen.
  • Anrede: Je nach Leserkreis formell oder etwas persönlicher
  • Dank: Sprechen Sie den Absender persönlich an, damit er sich wertgeschätzt fühlt
  • Abwesenheit: Kommunizieren Sie klar, wann Sie wieder erreichbar sind. Das ist positiver formuliert als der Satz „Ich bin bis zum 12. August nicht im Hause“.
  • Alternativen: Werden die E-Mails automatisch weitergeleitet oder gelesen? Wenn nicht, wen kann der Absender in dringenden Fällen erreichen. Geben Sie Ihrem Kontakt neue Optionen.
  • Internationalität: Wenn Sie häufig mit Geschäftspartner und Kunden aus dem Ausland zu tun haben, sollten Sie nicht vergessen, Ihre Abwesenheitsnotiz auch in anderen Sprachen zu verfassen.

Gute Abwesenheitsnotizen zeichnen sich durch einige weitere Kleinigkeiten aus: „Sie sollten nicht so bürokratisch, sondern eher persönlich sein“, sagt Knigge-Experte Rainer Wälde. Den Satz „Hiermit bestätige ich Ihnen den Eingang Ihrer E-Mail“ glaube ja ohnehin niemand. „Deswegen ist es besser, emotionaler zu schreiben“, so Wälde. „Vielen Dank für Ihre Nachricht“ oder „Ich habe mich über Ihre Nachricht gefreut“.

Wichtig sei es auch, Standardisierungen zu vermeiden. „Ich habe Kontakte, die sich immer wieder etwas Neues für Ihre Notiz überlegen, das freut mich sehr“, sagt Wälde. „Es ist eine schöne Geste, Stammkunden so zu überraschen. Es ist nur eine Kleinigkeit, aber sie bleibt im Gedächtnis.“

Drei Beispiele, die Sie als Vorlage nutzen können

Lieber Mailschreiber,
bis zum 28.04.2016 habe ich den Mut, meinen Laptop und mein Handy auszuschalten, damit die Schönheit des Lebens groß und der schnelle Alltag klein werden kann. Gerne beantworte ich Ihre Mail nach dieser Zeit und wünsche Ihnen bis dahin Leichtigkeit und Lebensfreude.

bis zum 14.6. arbeite ich in einem kleinen Ort in Niedersachsen, in dem noch kein Internet zur Verfügung steht. Mobilfunk funktioniert teilweise. Kaum zu glauben, oder? Wenn Sie mich erreichen möchten, schreiben Sie mir bitte eine SMS  (0170) oder gedulden sich bitte bis zum 14.6.2016. Dann antworte ich Ihnen sehr gerne.

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Zum Jahreswechsel gönnen wir uns eine kurze Auszeit. Am 5. Januar sind wir wieder voller Elan für Sie da. Gerne beantworten wir dann Ihre E-Mail. Einen guten Start ins neue Jahr wünscht Ihnen

Lustige Abwesenheitsnotizen

Humorvolle, ironisch oder lustig gemeinte Abwesenheitsnotizen sind mit Vorsicht zu genießen, warnt Nandine Meyden. „Sie müssen zum Image des Unternehmens und zur eigenen Rolle passen.“ Bei einer Kreativagentur komme eine originelle Nachricht bestimmt gut an, bei einem Arbeitsrechtler wirke es eher unseriös, im Stil von Meister Yoda zu schreiben.

Zwei Beispiele:

Ein Kunde er wirklich sein mag. Aber trotzdem … große Arbeit ich befürchte durch seine E-Mail. Deshalb in Urlaub fahren ich werde von … bis …. Denn Vorsicht du walten lassen musst. Stress ein Pfad zur Dunklen Seite er ist. Ehre das Leben, indem du lebst, Padawan

Ich bin derzeit nicht im Büro. In Notfällen twittern Sie mir Ihr Anliegen mit dem Hashtag #IchStöreIhrenUrlaubNurUngernAber

Die englische Abwesenheitsnotiz

Wenn in der Eile nicht nur eine deutsche Abwesenheitsnotiz, sondern auch noch eine auf Englisch oder einer anderen Sprache ansteht, wird es nicht selten stressig. Wie um Himmels willen, sagt man nochmal dieses oder jenes auf Englisch? Für die englische Abwesenheitsnotiz gilt generell der gleiche Aufbau wie bei den deutschen Nachrichten.

Zur Orientierung ein Beispiel:

Thank you for your message. Please note that I am currently out of office with no access to my e-mails. I’m back on TT.MM.JJJJ and will answer your mail as quickly as possible. In urgent cases or if you need immediate assistance, please contact my colleague … (phone: 0123-4566789; e-mail: s.mustermann@firma.de). Please notice that your message will not be forwarded automatically. Thank you very much.

Abwesenheitsnotiz einstellen

Sie wissen jetzt, was Sie schreiben wollen – aber wie ließ sich die Abwesenheitsnotiz noch mal einstellen? Die meisten Unternehmen nutzen Microsoft Outlook für den Mail-Verkehr. Wie Sie die Abwesenheitsnotiz in Outlook  2010 einstellen, erklären die Kollegen von Chip.de.

Tipp zur Rückkehr

Keine Frage, es ist stressig, aus dem Urlaub zurückzukehren und neben dem überfüllten E-Mail-Postfach auch noch Konferenzen und Telefonate zu händeln. Als Geheimtipp geistert deswegen der Ratschlag durchs Internet, in der Abwesenheitsnotiz das Rückkehrdatum um gut zwei Tage nach  hinten zu verschieben. Dann habe man genug Zeit, in Ruhe die E-Mails vor dem großen Sturm abzuarbeiten.

Von diesem Trick rät Kommunikationscoach Nandine Meyden jedoch entschieden ab. „Das kann schnell schiefgehen. Es klingelt das Telefon, man geht wie immer dran und der zuvor fehlinformierte Kunde zweifelt dann an der Vertrauenswürdigkeit des Gegenübers“, sagt sie. Ein anderes Problem sei, dass auch die Mitarbeiter durch die falsche Abwesenenheitsnotiz verwirrt würden. „Am Ende wird der Chef zu wichtigen Besprechungen gar nicht eingeladen, weil man gar nicht weiß, dass er schon wieder da ist.“

Deshalb lieber das richtige Datum angeben und die ersten Tage der Rückkehr aus dem Urlaub klar strukturieren, Aufgaben priorisieren und so die eigene Produktivität steigern, um langsam, aber sicher den Berg an liegen gebliebener Arbeit aufzuholen, empfiehlt Meyden. Und nicht vergessen: die Abwesenheitsnotiz ausschalten!

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